24. juni 2020

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 24. juni 2020
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger.

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Resume

Godkendelse af referater fra møderne, den 9. december 2019 og den 5. maj 2020.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referaterne fra møderne, den 9. december 2019 og den 5. maj 2020.

Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Referaterne godkendt.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Driftsområderne
  • JobCentret
  • Driftsområderne
  • Sundhed og Velfærd
  • Sekretariatet for Børn og Kultur og TKT
  • Børne og Familieområdet
  • Visitationen
  • Børne og Familieområdet
  • Sundhed og Velfærd
  • Visitationen
  • Børne og Familieområdet
  • JobCentet
  • Plan og Miljø
  • JobCentret
  • Sundhed og Velfærd
  • Sekretariat for Børn og Kultur og TKT
  • JobCentret
  • Plan og Miljø
Beslutning

Af sagsfremstillingen fremgår det, at der er indkommet 4 referater fra JobCentret til orientering til Fag MED. Reelt er det tre referater fra JobCentret og et referat fra UngeCentret.

I forhold til referaterne blev det fra medarbejdersiden udtrykt en generel bekymring omkring sygefraværet og arbejdsmiljø på arbejdspladserne.

Bilag

Til toppen


4. Oplæg til Budgetproces og tidsplan for Budget 2021


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Til orientering for Fag MED.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2021.

Set i forhold til måltallet "overskud på driften" på 50 mio. kr., jf. Brønderslev Kommunes økonomiske politik, er der en udfordring på ca. 11. mio. kr. i budget 2021.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktionen af prisfremskrivningen. Puljen udgør 2,6 mio. kr. mellem 2020 og 2021 baseret på KL's skøn for september 2019. Hermed reduceres det resterende krav til besparelser til ca. 8,6 mio. kr. eller ca. 0,5 % af serviceudgifterne. Jf. budgetprocessen foreslås det, at hvert udvalg i de respektive møder i august skal fremsætte forsalg til råderum på 0,5 %.

Der er som de tidligere år mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2021.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 22. januar 2020, pkt. 3:

Jf. budgetaftale pålægges udvalgene at igangsætte en proces for at finde råderum for budget 2021, dette kan være via nye metoder, omlægninger, investeringer, effektiviseringer, besparelser o.l., med henblik på at fremlægge forslag/overvejelser på Byrådets temamøde i april.

Udgangspunktet er, at udvalgene vil blive godskrevet, såfremt der iværksættes initiativer i perioden.

Økonomiudvalgets overordnede målsætning er, at alle 4 ”trafiklys” skal være grønne, samt at nye ønsker skal være finansieret indenfor denne ramme

Poul Erik Andreasen var fraværende.

Byrådet, 29. januar 2020, pkt. 7:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Fraværende:

Martin Bech (Kim Østergaard mødt)

Bettina Bøcker Kjeldsen (Ole Andersen mødt)

Niels Vestergaard Salling

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2020


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2020.

Direktionen deltager under dette punkt.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2020.

Budgetopfølgningen pr. 31. marts 2020 viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 16,8 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 43,8 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgninger til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet.

Sammendrag af forventede budgetafvigelser:

Forventede budgetafvigelser - serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen pr. 31. marts 2020 viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 16,8 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 43,8 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

Denne budgetopfølgning er på alle udvalgsområder, i mere eller mindre grad, præget af usikkerheden i forhold til Covid-19 situationen. På det enkelte udvalg er der på de efterfølgende sider nævnt de væsentligste områder, der er direkte påvirket af Covid-19. I budgetopfølgningen pr. 31. marts 2020 er det dog stadig få udgifter, der er afholdt pga. Covid-19 - udgifterne viser sig de kommende måneder.

Der forventes en kompensation til dækning af nettomerudgifter vedrørende Covid-19. Kompensationen forventes som en generel kompensation til kommunerne under ét.

På finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 18,3 mio. kr. Der er budgetteret med en forventet udgift på efterregulering/midtvejsregulering af beskæftigelsestilskud m.v. på ca. 9 mio. kr., men der forventes ved seneste prognose en positiv regulering af området på ca. 9,0 mio. kr.

På driftsområderne under ét er der stort set balance. Der forventes et merforbrug på 1,5 mio. kr.

Nedenfor nævnes de væsentligste årsager til afvigelsen på driftsområderne.

På Økonomiudvalgets område forventes der et mindreforbrug på 0,8 mio. kr., som vedrører et forventet mindreforbrug på administrationsbidraget til Udbetaling Danmark.

På Børne- og Skoleudvalgets område forventes et merforbrug på 2,9 mio. kr., som hovedsageligt skyldes et forventet merforbrug på Børne- og Familieområdet på 4,2 mio.kr. Derudover forventes der et mindreforbrug på 1,3 mio. kr. som følge af færre klasser i skoleåret 2020/2021.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalgets område forventes der balance, men der er dog stor opmærksomhed påudgifterne til forsikrede ledige som følge af Covid-19.

På Ældreomsorgsudvalgets område forventes der et mindreforbrug på 3,6 mio. kr. Beløbet blev fejlagtigt indarbejdet i Budget 2020, da kommunen samtidig modtager midlerne via finansloven i 2020 og 2021.

På Social- og Sundhedsudvalgets område forventes der et merforbrug på 3 mio. kr., som primært skyldes tilgang af dyrere sager.

Direktionen den 28. april 2020, pkt. 5:

Direktionen bemærker med tilfredshed, at der ved udgangen af 1. kvartal er et driftsoverskud på ca. 17. mio. kr. Dette specielt i lyset af de store økonomiske udfordringer kommunen kan forvente i den kommende tid pga. ”Corona-/Coved-19-stituationen”.

Selv om overskuddet primært skyldes ændringer på finansieringssiden er der tilfredshed med, at der ved udgangen af 1. kvartal forventes balance i driftsudgifterne. Denne balance vil blive meget kraftigt udfordret af de økonomiske udfordringer, som ”Corona-/Coved-19-stituationen” forventes at give kommunen de næste kvartaler. Dette især på beskæftigelsesområdet, ældre- og sundhedsområdet, rengørings- og ejendomsserviceområdet, og dagtilbuds- og skoleområdet

Den positive situation på finansieringssiden kan bidrage i forhold til håndtering af de kommende økonomiske udfordringer.

Da kompensationen fra statslig side er udmeldt som blivende fordelt efter bloktilskudsnøglen, betyder dette, at der ikke skal forventes en 1:1 kompensation på de ekstraudgifter Brønderslev Kommune afholder, men at kompensationen gives til kommunerne under et.

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes samt at der foretages omplaceringer af følgende tilpasningspuljer:

  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 3,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget
  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 5,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Ældreomsorgsudvalget, samt
  • At anlægsbevillingen til ”Organisering af fremtidens socialpsykiatri” på 0,2 mio. kr. flyttes til driften vedr. Rusmiddelcenteret, jf. ØK den 31. marts 2020; pkt.14.
Indstilling

Ældreomsorgsudvalget, 6. maj 2020, pkt. 5:

Til efterretning.

Udvalget ønsker forelagt en sag om en mere hensigtsmæssig sammensætning af medarbejderressourcer på plejecentrene.

Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalget, 7. maj 2020, pkt. 3:

Indstilles til godkendelse.

Fritids- og Kulturudvalget, 7. maj 2020, pkt. 3:

Budgetopfølgningen taget til efterretning.

Jens Andersen var fraværende.

Social- og Sundhedsudvalget, 7. maj 2020, pkt. 5:

Til efterretning.

Teknik- og Miljøudvalget, 11. maj 2020, pkt. 9:

Orienteringen blev taget til efterretning.

Børne- og Skoleudvalget, 12. maj 2020, pkt. 3:

Budgetopfølgningen taget til efterretning.

Økonomiudvalget, 20. maj 2020, pkt. 3:

Indstilles godkendt.

Byrådet, 27. maj 2020, pkt. 5:

Godkendt.

Peter H. S. Kristensen var fraværende (Ole Andersen mødt).

Beslutning

Søren gav en orientering om budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2020.

Økonomien ser god ud og det er et godt udgangspunkt inden den økonomiske del skal gøres op i forhold til COVID-19.

I forhold til COVID-19 tildeles kommunerne et beløb i forhold til størrelse. De godtgøres ikke "1:1" i forhold til de udgifter, der er brugt. Brønderslev Kommune har fået 8-9 mio. kr. i godtgørelse.

Medarbejderrepræsentanterne udtrykte bekymring for, at der gentagne år er budgetteret med besparelser for området for udsatte børn, unge og vokse, der alligevel resulterer i et merforbrug/overskridelser på budgettet – hvilket belaster det psykiske arbejdsmiljø.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Bilag

Til toppen


5. Status budget 2021


Resume

Til orientering.

Sagsfremstilling

Der gives en status på budget 2021.

Beslutning

Søren gav en orientering om status på budget 2021.

Jfr. aftale om budgetproces skal fagudvalgene op til sommerferien drøfte, hvilke råderumsforslag der skal bringes i spil på møderne til august. Der skal findes forslag svarende til 0,5 pct. Udgangspunktet for drøftelserne er gode. Forslagene kan både indeholde beløb, men også procesbeskrivelser. som f.eks.:

  • nye metoder
  • investeringer
  • effektivisering
  • digitalisering
  • omlægninger

Tidsplanen som tidligere er udabejdet holder.

Til toppen


6. Status COVID-19


Resume

Opfølgning og status på COVID-19.

Sagsfremstilling

På Fag MED Administrationen og Ejendomsservice gives der en opfølgning og status på COVID-19.

Beslutning

Søren gav en generel status på COVID-19:

  • "Bølge 1" er ved at være ovre
  • Er i gang med at trappe fuldt op i hele organisationen
  • I Borgerservice fastholdes hen over sommerferien, at borgerne fortsat skal booke tid til pas, kørekort m.v.
  • Der skal evalueres på: "hvad har vi lært af/i processen" - er der noget vi skal gøre mere af. Ledelsen er i gang med proces blandt medarbejderne
  • Fleksible arbejdspladser skal udvikles

Der blev taget en runde i udvalget i forhold til status/oplevelser på COVID-19. Ud fra runden kom der følgende udsagn:

  • Tilbagevende til arbejdspladsen er generelt gået godt
  • Gode dialoger med lederrne i forhold til tilbagevenden
  • Har manglet tydelighed i nogle henseender - hvad må man og hvad må man ikke
  • Forskelligt fra afdeling til afdeling om alle er mødt ind fra start eller om man er mødt ind efter et par dage
  • Det har været godt at møde ind på arbejde igen - se sine kollegaer og være social
  • Har fortsat med at holde nogle møder på TEAMS - fungerer godt
  • Har oplevet at møder på TEAMS giver større deltagelse– nogle der normalt ikke deltager aktivt i drøftelse, er kommet på banen
  • Serviceområdet har været på arbejdet i hele perioden - bedre sammenhold på tværs af fag
  • Bedre forståelse for hinandens arbejdet
  • Nogle har haft et ønske om, at blive hjemme i længere tid - utryg ved at møde ind – er mødt ind og det går fint
  • Større tillid ved hjemmearbejde fra ledelsen - også blandt kollegaer
  • Ikke så mange forstyrrelse efter vi er mødt ind - der holdes afstand og man går ikke bare ind på hinandens kontorer - giver mere struktureret arbejdsdag
  • Nogle har haft svært ved at være hjemme - specielt for nye medarbejdere har det været svært ift. sparring
  • Borgerne er blevet mere digitale
  • Svært at lave udmeldingen om COVID-19, som var tidssvarende, da retningslinjerne hele tiden ændrede sig

Til toppen


7. Gode råd til borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger


Resume

Til godkendelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsgruppen under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har udarbejdet "Gode råd til borgeres planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger". Arbejdsgruppen blev nedsat i forbindelse med Arbejdstilsynets vejledning om psykisk arbejdsmiljø, forebyggelse af vold.

Fag MED bedes godkende "Gode råd til borgeres planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger".

Under forudsætning af, at Fag MED godkender "De gode råd" skal der inden næste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice gives en tilbagemelding, til Gitte Grau i HR, på, hvem der sidder i husrådene for henholdsvis:

  • Brønderslev Rådhus
  • Dronninglund Rådhus
  • Øvrige husråd, hvor de oprettes

Som det fremgår vil effekten af husrådene blive evalueret om 1 år i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Beslutning

Udvalget godkendte arbejdsgruppens forslag til "Gode råd til borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger".

På grund af COVID-19 vil arbejdet med husrådene først iværksættes efter sommer. Søren og Lene sørger for dette sker.

Effekten af husrådene skal evalueres på sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice i 2021.

Bilag

Til toppen


8. Evaluering af den lokale MED aftale


Resume

Til drøftelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

På Hoved MED's møde den 3. oktober 2019 blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe til at undersøge, hvad behovet er for en evaluering af den lokale MED-aftale samt hvilken retning, der ønskes.

Arbejdsgruppen afholdte første møde den 10. februar 2020, hvor fordele og ulemper ved evalueringen blev drøftet, herunder i hvilke forskellige retninger evalueringen kunne foretages. For at kvalificere behovet for evalueringen ønsker arbejdsgruppen at inddrage Fag MED.

Fag MED bedes drøfte og udtale sig i forhold til følgende spørgsmål:

  • Er der passager, formuleringer i den nuværende Lokale MED-aftale, der ikke er tidssvarende, eller giver udfordringer i forhold til fortolkningsspørgsmål i dagligdagen. Der ønskes konkrete eksempler med henvisning til aftalen.

Se den lokale MED-aftale HER

Beslutning

I forhold til evaluering af den Lokale MED-aftale har Fag MED Administration og Ejendomsservice følgende kommentarer:

  • Forord er utidssvarende
  • Bilagene er utidssvarende
  • Aftalen mangler generel opdatering (redaktionelle ændringer) i forhold til lovgivning, bl.a. på arbejdsmiljøområdet, begreber som FTF, LO (nu FH) m.v.
  • § 15 stk.3 (omkring ansættelsesudvalg)
  • Konkret giver §19, stk. 5 anledning til forskellige fortolkninger

Til toppen


9. Samfundstjeneste


Resume

Til information og drøftelse.

Sagsfremstilling

Kriminalforsorgen har henvendt sig vedrørende Brønderslev Kommunes interesse for etablering af samarbejde omkring afvikling af samfundstjeneste.

Direktionen indstiller at Brønderslev Kommune indgår i et samarbejde med Kriminalforsorgen omkring samfundstjeneste, samt at det skal aftales på den enkelte arbejdsplads mellem leder og TR, hvorvidt der kan indgås aftale.

Fag MED bedes drøfte punktet

Beslutning

Søren orienterede om, at Kriminalforsorgen gerne kommer ud på de enkelte arbejdspladser og fortælle mere om, hvad aftalen omkring samfundstjeneste indebærer.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice synes godt om initiativet og bakker op om at kommunen viser socialt ansvar og deltager i opgaven med rehabilitering. I forhold til samarbejdet med Kriminalforsorgen er det leder og TR på den enkelte arbejdsplads, der indgår aftale om en evt. samfundstjeneste på baggrund af match med den konkrete borger, arbejdsstedet, forbrug af ressourcer, opgaver mv.

Bilag

Til toppen


10. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistikker over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for november 2019 og til og med januar 2020 samt februar 2020 til og med april 2020. Af statistikkerne fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

Rådhuset, Brønderslev:

  • Grøn Smiley

Familiehuset Hegely:

  • Påbud om at sikre, at følelsesmæssige belastninger i arbejdet ikke - hverken på kort eller lang sigt - forringer de ansattes sundhed i forbindelse med arbejdet som familieplejekonsulenter i Brønderslev kommune - påbuddet skal være efterkomme påbuddet senest den 1. november 2020.

Arbejdstilsynet har meldt nye risikobasseret tilsynsbesøg på følgende steder:

  • Varige Spor Øst

Arbejdstilsynets hjemmeside:

Hjemmesiden amid.dk er siden november 2018 blevet drevet af Arbejdstilsynet og Videncenter for Arbejdsmiljø (VFA)i fællesskab. VFA blev nedlagt ved årsskiftet som følge af den arbejdsmiljøpolitiske aftale fra april 2019. Det har en række konsekvenser for hjemmesiden - bl.a. at den igen bliver til at.dk og er Arbejdstilsynets hjemmeside.

Andet:

På med handsken - Gode råd om at forebygge håndeksem:

Hver tiende dansker får hvert år problemer med håndeksem; blandt rengøringsassistenter er tallet tre gange så stort. Problemer med håndeksem kan imidlertid undgås ved at bruge handsker - og bruge dem rigtigt.

For at styrke forebyggelsen af håndeksem har BFA Service og Turisme samlet materialer om brug af handsker:

  • en instruktionsfilm,
  • en pjece til arbejdsmiljøorganisationen og
  • to plakater med gode råd til medarbejderne.

Materialerne er udarbejdet i samarbejde med professor og overlæge Jeanne Duus fra Videncenter for Allergi. I finder materialerne på temasiden: bfa-service.dk/paa-med-handsken

Gravid med job
TEMASIDE: De fleste gravide kan passe deres arbejde helt frem til, at de går på barselsorlov, hvis den gravide og arbejdsgiveren går sammen om at tilpasse arbejdet og opgaverne. De 5 BFA’er har i fællesskab lavet en ny hjemmeside med viden, inspiration og værktøjer til at sikre gravide et godt og sikkert arbejdsmiljø og forebygge sygefravær.

Restitution, hvile og pauser
PODCASTS: ”Restituhvafornoget” er navnet på en serie af korte podcasts, der sætter fokus på restitution, hvile og pausekultur på arbejdspladsen. Serien er tænkt som inspiration til at sætte emnet til debat. Serien består af 8 episoder og er produceret af BFA Velfærd og Offentlig administration.

Godt at vide om arbejdsfællesskaber
PUBLIKATION: Ny publikation fra BFA Velfærd og Offentlig administration forklarer begrebet arbejdsfællesskaber, og hvorfor det er vigtigt. Publikationen præsenterer også en model for, hvad et stærkt arbejdsfællesskab består af og foreslår, hvordan man kan tilrettelægge dialogen om arbejdsfællesskaber.

Nye forskningsbaserede dialogværktøjer til stressforebyggelse i almindelige hverdagssituationer

Der er nu nye forskningsbaserede dialogværktøjer til, hvordan ledere og medarbejdere sammen kan arbejde med stressforebyggelse i almindelige hverdagssituationer.

Forsker Pernille Pedersen har netop offentliggjort sine dialogværktøjer: www.vpt.dk/nytperspektivpaastress . Dialogværktøjerne kan downloades gratis.

AMG og TRIO’er: Gode relationer og klare rammer er nøglen til resultater

Arbejdsmiljøgrupper og TRIO’er bør bruge tid på at drøfte de gensidige forventninger, rollerne og de praktiske rammer for indsatsen, mener Malene Friis Andersen, der forsker og rådgiver om godt samarbejde i bl.a. arbejdsmiljøgrupper og trioer. Læs mere HER

Godt samarbejde på distancen - hvordan?

Der er både fordele og ulemper ved det virtuelle distance samarbejde med kollegaer og ledelse. Find nogle opmærksomhedspunkter HER

Mental Sundhedsdag:

Der kan søges tilskud på op til 10.000 kr. til foredrag med fokus på øget trivsel og et bedre arbejdsmiljø. Vinklen kan være fx arbejdsglæde, stress, kommunikation eller forandringer. Tilskuddet tildeles i forbindelse med Danmarks Mentale Sundhedsdag, og det overordnede formål er at gøre det lettere at tale om fx stress, angst og depression på arbejdspladsen. Derudover giver foredrag et boost til hverdagen og er en nem og god måde at lære om mental sundhed i arbejdslivet på.

Læs mere og søg om de 10.000 kr. HER

Beslutning

Der orienteres om, at HR i år ikke påtænker at søge puljen til ”mental sundhedsdag” i oktober i forhold til et fælles arrangement.

Punktet taget til efterretning.

Bilag

Til toppen


11. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Intet til punktet.

Til toppen

Opdateret 29. juni 2020