22. marts 2021

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 22. marts 2021
Lokale: Online møde
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsordenen, men en stor velkomst til Hanne og Tom, som er nye i udvalget.

Hanne Geisler er arbejdsmiljørepræsentant i Serviceområde Syd og Tom Muurmand er ny FTR for HK'erne.

Både formandskabet og sekretær vil altid være behjælpelig, hvis der opstår spørgsmål i forbindelse med MED-arbejdet.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 9. december 2020.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 9. december 2020.

Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet godkendt.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • UngeCentret
  • Børne- og Familieområdet
  • Sundhed og Velfærd
  • Plan og Miljø
  • Visitationen
  • UngeCentret
  • JobCentret
  • Plan og Miljø
  • Visitationen
  • Sekretariatet for Børn og Kultur
  • Børne- og Familieområdet
Beslutning

Referatet fra mødet i Lokal MED fra Børne- og Familieområdet blev kommenteret, med en vis bekymring, i forhold til den politiske beslutning om, at der skal iværksættes et ekstern serviceeftersyn.

Søren kunne oplyse om, at Serviceeftersynet først skal ske i det politiske system, hvor det bl.a. skal afklares om man fortsat ønsker samme fokus, som i ”Varige Spor”. Herefter undersøges om der er sammenhæng mellem praksis i Familieafdelingen og det man politisk har besluttet, eller om der er behov for justeringer.

Bilag

Til toppen


4. Oplæg til Budgetproces og tidsplan for Budget 2022


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Til information og drøftelse i Fag MED og Hoved MED.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2022. Forslaget er udarbejdet på baggrund af de tilbagemeldinger, der er blevet givet i forbindelse med evalueringen af sidst års budgetproces.

Tages der udgangspunkt i kommunens økonomiske politik og de dertil udarbejdede ”trafiklys”, vurderes budget 2022 på nuværende tidspunkt at være i balance. Men for at få plads til omprioriteringer og nye opgaver foreslås det, at der etableres et råderum hertil. Dette sker ved udarbejdelse råderumspuljer på de enkelte fagområder. Samtidig lægges der op til, at forslag til råderum skal udarbejdes og sendes i høring inden sommerferien.

Økonomiudvalget skal således beslutte om og i givet fald hvor store forslag til råderum, der skal udarbejdes. I budgetprocessen er der opgjort forslag til råderumspuljer på henholdsvis 0,5 % og 1,0 % for de enkelte udvalg.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktionen af prisfremskrivningen. Puljen udgør 1,9 mio. kr. mellem 2021 og 2022 baseret på KL's skøn fra juni 2020.

Der er, som de tidligere år, mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

For at få sammenhæng i tidsplanen for udarbejdelse af budget 2022, lægges der op til, at Økonomiudvalgsmødet den 22. september 2021 flyttes til den 29. september 2021 og at Byrådsmødet den 29. september sløjfes.

Til Byrådets møde den 27. januar 2021 er Budgetproces og Tidsplan opdateret med de justeringer, som blev besluttet på Økonomiudvalgets møde den 20. januar 2021.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget

  • tager stilling til, om der skal udarbejdes forslag til råderum, og i så fald puljen størrelse
  • tager stilling til, om der skal indarbejdes reduktion af prisfremskrivning på 1,9 mio. kr. samt
  • drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2022
Personale

Ingen.

Indstilling

Beslutning fra Økonomiudvalget, 20. januar 2021, pkt. 3:

Tids- og procesplan indstilles godkendt.

Alle udvalg skal finde omprioriteringsforslag indenfor intervallet 0,8 til 1 % til brug for omprioriteringer og ønsker.

Beslutning fra Byrådet, 27. januar 2021, pkt. 5:

Godkendt.

Eskild Andersen var fraværende. Ole Andersen mødt.

Beslutning

Jens gav en kort orientering i forhold til budget 2022. Budgettet vurderes på nuværende tidspunkt til at være i balance i forhold til "trafiklys".

For at få plads til omprioriteringer og nye opgaver udarbejdes forslag til omprioriteringer på de enkelte fagområder. Samlet skal forslagene svare til intervallet 0,8-1%. Dette sker i perioden indtil maj måned, hvorefter forslagene kommer til høring

MED-systemet har også mulighed for at komme med forslag til omprioriteringer.

Høring i forhold til MED sker før sommerferien. I år er der afsat mere tid til høringsprocessen, så den kommer til at foregå "ordentlig".

Bilag

Til toppen


5. Analyse af beskæftigelsesgraden på rengøringsområdet


Resume

Der ønskes en drøftelse af de forklaringer som notatet angiver på udfordringerne samt forslag til handlinger. Endvidere ønskes en drøftelse af, om Fag MED Administrationen og Ejendomsservice evt. har supplerende forslag til handlinger.

Sagsfremstilling

Som første del af budgetaftalen for 2020, gennemførte HR en analyse af beskæftigelsesgrader og anvendelse af vikarer på de forskellige områder, herunder på rengøringsområdet. Denne analyse blev forelagt Økonomiudvalget i juni 2020. Analysen for rengøringsområdet er vedlagt som bilag.

På baggrund heraf blev det besluttet, at Rengøringsområdet skal analysere forklaringerne på, at vi har relativt færre fuldtidsansatte og flere timelønnede samt give forklaring for niveauet for brug af vikarer. I forlængelse heraf skal forslag til mulige handlinger beskrives.

Rengøringsområdet har derfor udarbejdet vedlagte notat, som giver forklaringer på, hvorfor området har relativt færre fuldtidsansatte, flere timelønnede samt niveauet for brug af vikarer. Samtidig er der angivet nogle forslag til mulige handlinger.

Der ønskes en drøftelse af de forklaringer som notatet angiver på udfordringerne samt forslag til handlinger. Endvidere ønskes en drøftelse af, om fagudvalget evt. har supplerende forslag til handlinger.

Beslutning

Som en del af budgetaftalen for 2020 har HR gennemført en analyse af beskæftigelsesgraden og anvendelse af vikarer på bl.a. Rengøringsområdet.

Mads gennemgik nogle af forklaringerne på, hvorfor området har færre fuldtidsansatte, her var bl.a.:

  • Rengøringspersonale på skoleområdet arbejder i 40 uger om året
  • synlig rengøring - dermed rengøring i åbningstiden 06.00-17.00
  • rengøringspersonalet skal tilpasse sin rengøring efter, hvor der er mulighed for at gøre rent - eksempelvis i klasselokaler
  • delt tjeneste skrevet ud af forhåndsaftalen

I forhold til vikarforbruget er det forskelligt fra område til området.

Mads efterspørger forslag til minimering af vikarforbrug. Der kom følgende forslag:

  • Lave et vikarkorps
  • lave flere tidsbegrænset ansættelser i stedet for vikartimer
  • Ændre arbejdstiden for Rengøringspersonale på skoleområdet til at arbejde i 42 uger om året ligesom lærerne
  • Rengøringspersonale på skoleområdet vikarierer på andre områder
  • gå i dialog ved hver ledig stilling

Under alle omstændigheder skal det tages højde for, at ikke alle rengøringsassistenter ønsker en fuldtidsstilling og derfor er den tætte dialog mellem leder og den enkelte medarbejder vigtigt.

Bilag

Til toppen


6. Status COVID-19


Resume

Opfølgning og status på COVID-19.

Sagsfremstilling

På Fag MED Administrationen og Ejendomsservice give der en opfølgning og status på situationen omkring COVID-19. Herunder bl.a.:

  • Teststrategi
Beslutning

Søren fortsætter med at sende korte statusmails ud til MED-systemet, som omhandler medarbejderne.

I øjeblikket er smittetallet lavt i Brønderslev Kommune, hvilket er rigtig positivt. Det forventes, at der er yderligere genåbninger efter påske.

Nogle medarbejderne har været usikre på reglerne i forhold til tests. Hvem kan testes i arbejdstiden og hvem kan ikke? Søren orienterede om, at de centrale anbefalinger følges. Det kan føles uretfærdigt for nogen.

Der gøres opmærksom på, at arbejdsmiljøet er udfordret flere steder på baggrund af Corona. Dette er et opmærksomhedspunkt, som alle TRIO'er skal have et fokus på. Det støttes op af den psykiske APV, som netop er sat i gang i hele organisationen.

Der vil fortsat være fokus på muligheden for at arbejde hjemme også efter Corona og det kan derfor være en mulighed, at etablere en bruttolønsordning i forhold til kontorarbejdspladser på samme måde som telefoni. Ole opretter en sag til Direktionen, som drøfter punktet.

I forhold til genåbningen er der flere ting at være opmærksom på:

  • læring fra sidste genåbning
  • fleksibilitet - nogle ønsker at komme hurtig i gang andre trives med at være hjemme
  • udmeldingen - retningslinjer i forhold til adfærd
  • medarbejderne har været hjemme længe og dermed lavet nye rutiner og vaner - ekstra opmærksom på konflikter
  • TRIO'en har fokus på trivsel

Til toppen


7. Rygning og rygepolitik


Resume

Sagsforløb: DIR/Hoved MED/ØK/BY

Til information og drøftelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Under behandling af punkt 3 Sundhedspolitik på Social- og Sundhedsudvalgets møde den 8. oktober 2020 blev nedenstående ført til protokol:

”Udvalget opfordrer Byrådet til at beslutte, om der skal være røgfri miljøer og røgfri arbejdstid i Brønderslev Kommune, eller om spørgsmålet herom kan afgøres på den enkelte arbejdsplads. Det betyder samtidig, at denne formulering tages ud af høringsversionen.

Såfremt Byrådet ikke ønsker at træffe beslutning om røgfri miljøer og røgfri arbejdstid, ønsker Carsten Ullmann, at spørgsmålet herom besluttes på den enkelte arbejdsplads.”

Beslutningen i Social- og Sundhedsudvalget betyder, at rygning i arbejdstiden tages ud af sundhedspolitikken, og i stedet fastlægges separat af Byrådet.

En ny rygepolitik i Brønderslev Kommune kan bygge på flere forskellige modeller, som i varierende omfang begrænser medarbejdernes mulighed for at ryge i arbejdstiden.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd har opstillet følgende modeller som udgangspunkt for drøftelserne:

  • A – røgfri arbejdstid
  • B – røgfri arbejdsplads
  • C – røgfri udearealer
  • D – Forsætter med gældende rygepolitik
  • E – opfordring til drøftelse på den enkelte arbejdsplads

Økonomiudvalget har tidligere i forbindelse med 1. høring af sundhedspolitikken den 20. november 2019 bedt Hoved MED om at drøfte rygning i Brønderslev Kommune.

Hoved MED havde en foreløbig drøftelse af Økonomiudvalgets anmodning den 13. december 2019 under punktet "gensidig information". Signalerne fra medarbejderrepræsentanterne var blandt andet, at de ikke havde en generel holdning til emnet, at der er mange dilemmaer forbundet med emnet, og endelig at man afventede, at det blev en del af den samlede sundhedspolitik.

HR har udarbejdet et notat, som kort beskriver indholdet af rygepolitikkerne i omkringliggende kommuner.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår, at Byrådet tager stilling til/drøfter, om rygepolitikken i Brønderslev Kommune skal bygge på model A, B, C, D eller E.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår endvidere, at sagen sendes til drøftelse i Hoved MED forud for den endelige politiske stillingtagen.

Indstilling

Beslutning fra Direktionen, 24. november 2020, pkt. 6:

Direktionen anbefaler at sagen sendes til Hoved MED inden endelig politisk behandling.

Beslutning fra Hoved MED, 11. december 2020, pkt. 5:

Mange forskellige synspunkter blev fremført under drøftelserne

Hoved MED ønsker ikke at komme med indstilling til punktet om rygning og rygepolitik, da udvalget ikke er enige.

Fraværende: Dorthea Jensen

Beslutning fra Økonomiudvalget, 21. januar 2021, pkt. 13:

Det indstilles, at gældende rygepolitik fortsættes, dog opfordres der generelt til ikke at ryge i arbejdstiden pga. de skadelige virkninger af rygning.

Beslutning fra Byrådet, 27. januar 2021, pkt. 11:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt efter følgende afstemning:

Forslag om indførelse af røgfri arbejdstid:

  • For: 10 (Carsten Ullmann Andersen, Lene Hansen, Erik Sørensen, Christen Bager, Lars Bisgaard, Lone Lex, Poul Erik Andreasen, Johannes Trudslev, Jan Thaibert og Bettina Bøcker Kjeldsen )
  • Imod: 13
  • Hverken for eller imod: 4 (Arne M. Jensen, Hildo Rasmussen, Klaus Klæstrup og Ole Andersen)

Forslag om at røgfri arbejdstid kan besluttes lokalt på den enkelte arbejdsplads:

  • For: 10 (Lene Hansen, Carsten Ullmann Andersen, Erik Sørensen, Christen Bager, Ole Andersen, Johannes Trudslev, Poul Erik Andreasen, Lars Bisgaard, Bettina Bøcker Kjeldsen og Arne M. Jensen)
  • Imod: 17

Økonomiudvalgets indstilling

  • For: 27

Eskild Andersen var fraværende. Ole Andersen mødt.

Beslutning

På baggrund af Byrådets beslutning om, at fastholde den nuværende rygepolitik havde Fag MED en drøftelse af, hvad der forstås med "enheder/afdelinger", jfr. den nuværende rygepolitik.

Her blev udvalget enige om, at der er tale om hele "huset" ved fx. Brønderslev eller Dronninglund Rådhus. Ud fra dette blev det aftalt, at der på kommende møde i husrådene på de to Rådhuse, skal et punkt på omkring rygning.

Bilag

Til toppen


8. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for november 2020 til og med januar 2021. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdsskadestatistik for 2020:

HR har udarbejdet en samlet arbejdsskadestatistik for Brønderslev Kommune gældende for 2020. Statistikken er delt op efter Fag MED.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

  • Hegely, hvor de kommer på et supplerende tilsyn, den 26. april 2021

Arbejdstilsynet har meldt nye risikobasset tilsynsbesøg på følgende steder:

  • Ejendomsservice i Grønnegade

Arbejdstilsynet har endnu ikke besøgt Socialcentret i Dronninglund, som er tidligere anmeldt.

Arbejdstilsynets tilsyn er frem til udgangen af april 2021 udvidet med obligatorisk vejledning om forebyggelse af smitte med coronavirus. Formålet er at give de virksomheder, som Arbejdstilsynet alligevel besøger, en grundig vejledning om at forebygge smittespredning og på samme tid bidrage til at begrænse smitte med coronavirus i samfundet.

Opdateret vejledning om skærmarbejde:

Med udgangspunkt i den nyeste faglige viden på området har Arbejdstilsynet opdateret sin At-vejledning om skærmarbejde. Se AT-vejledning HER

Andet - herunder inspirationsmateriale:

Psykisk APV:

Kortlægningen, i den psykiske APV, udsendes via e-Boks i uge 12. Se hele tidsplanen og læs mere om den psykiske APV på http://www.ansatibronderslev.dk

Nedbringelse af sygefravær:

Rejseholdet er et tilbud til alle landets offentlige arbejdspladser, som ønsker hjælp til at arbejde med sygefravær. Rejseholdet kan give jer et skræddersyet forløb, målrettet de udfordringer I har på netop jeres arbejdsplads. Forløbet er gratis og I kan søge efter et først-til-mølle princippet. Læs mere HER

Digitalisering og ergonomi:

Digitalisering er kommet for at blive. De fleste kontorarbejdspladser oplever digitalisering i større eller mindre grad. Digitaliseringen bliver ikke altid tænkt ind som en forandring i arbejdsmiljøet, selvom det ofte påvirker både arbejdets organisering og ergonomien i opgaverne. Læs mere HER

Arbejdsulykker - nej tak:

I dette katalog finder du aktuelle materialer og metoder til at forebygge og håndtere ulykker på jeres arbejdsplads. Se kataloget HER

Viden og redskaber til at styrke trivslen på arbejdspladserne:

Coronakrisen har ændret arbejdslivet for mange medarbejdere og ledere. Et forskningsprojekt har undersøgt, hvad det betyder for trivsel og arbejdsfællesskaber samt udviklet redskaber og gode råd. Læs mere på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljøs temaside HER

Undgå arbejdsulykker:

BFA Velfærd og Offentlig administration har i et nyt katalog samlet materialer og metoder til at forebygge og håndtere ulykker på arbejdspladsen. Kataloget handler bl.a. om ansvar og roller i forebyggelse af arbejdsulykker, om værktøjer til at forebygge arbejdsulykker samt om metode, analyse og prioriteringsværktøjer til arbejdsmiljøorganisationen. Se kataloget HER

Forebyg konflikter i kølevandet på Covid-19:

Vi reagerer meget forskelligt på det følelsesmæssige pres de mange regler og restriktioner under covid-19 epidemien. Det kan give gnidninger og egentlige konflikter, både i mødet mellem borgere og ansatte og internt på arbejdspladserne. Læs HER, hvad I kan gøre for at forebygge og håndtere konflikterne

Podcast: Kom i gang med at arbejde med psykisk arbejdsmiljø:

Hvordan arbejder man med at udvikle og vedligeholde det psykiske arbejdsmiljø? Det bliver du klogere på i første episode i podcasten Samarbejde om psykisk arbejdsmiljø. Lyt med HER

Inspirationsmateriale til MED og arbejdsmiljøorganisationen:

Hent et kort faktaark, som beskriver MED/AMOs opgaver og roller under covid-19 epidemien - og giver et overblik over de materialer og artikler, som ligger på Arbejdsmiljøweb. Brug faktaarket som en hjælp og inspiration til MED udvalg og arbejdsmiljøgrupper. Se mere HER

Digitalisering og hjemmearbejde:

Mange kontorarbejdspladser er rykket hjem i stuen under covid-19-epidemien. Fuld tid i nogle perioder, men også som en større del af arbejdslivet generelt. Så hvordan ser ergonomien ud, når virtuelle møder og arbejdsopgaver ved computeren er dagligdag? Læs mere HER

Nu er der kommet flere ord på høje følelsesmæssige krav:

Kravene til det psykiske arbejdsmiljø er de samme, men ny bekendtgørelse sætter som noget nyt ord på reglerne for bl.a. høje følelsesmæssige krav i arbejdet. Vi har talt med to psykologer fra Arbejdstilsynet om, hvad det betyder for arbejdspladserne. Læs mere HER

Nye værktøjer til et velfungerende arbejdsfællesskab:

Et arbejdsfællesskab er en gruppe mennesker, der er afhængige af hinanden for at lykkes med en fælles kerneopgave. På dette hjemmeside-tema finder du introduktion til arbejdsfællesskaberne og dialogværtkøjer til at arbejde med dem. Hjemmeside-temaet udfolder materialet ’Stærkere sammen – brikker til et velfungerende arbejdsfællesskab’ og giver supplerende dialogværktøjer. Se mere HER

Beskyt huden: Den skal holde hele arbejdslivet:

Hudlidelser er den hyppigst anerkendte erhvervssygdom i Danmark. Mange unge, får hvert år anerkendt hudsygdom som en erhvervssygdom. 90% af de anerkendte arbejdsrelaterede hudsygdomme drejer sig om håndeksem. Det kan derfor have store konsekvenser for dit arbejdsliv, hvis du rammes af en hudsygdom. Læs mere HER

Hold din hud sund:

Håndeksem og andre hudproblemer hænger tæt sammen med arbejde, hvor 'vådt arbejde' er særligt udbredt. Derfor har bl.a. sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter og rengøringsassistenter større risiko for at udvikle håndeksem. Under Covid-19 pandemien har mange andre faggrupper oplevet øgede hudproblemer som følge af hyppig afspritning og håndvask. Læs om sund hud og få gode råd HER

Den gode tone skal fastholdes - også digitalt:

Covid-19 nedlukningen er hård for os alle: Men for jer, som arbejder med mennesker, kan denne periode være særligt udfordrende. I kan opleve, at borgere eller pårørende bliver frustrerede eller pressede. Samtidig foregår mere kommunikation digitalt. Fire faktakort om digital chikane kan hjælpe jer med at sætte gang i dialogen om digital chikane på jeres arbejdsplads. Se mere HER

Sæt gang i dialogen om digital chikane:

Covid-19 nedlukningen er hård for os alle: Men for jer, som arbejder med mennesker, kan denne periode være særligt udfordrende. I kan opleve, at borgere eller pårørende bliver frustrerede eller pressede. Samtidig foregår mere kommunikation digitalt. Men det er vigtigt, at den gode tone holdes – også digitalt!
Læs mere HER

Hygiejne, rengøring og smitterisiko:

Covid-19 stiller krav til rengøring og hygiejne på arbejdspladsen. Her kan du læse om hvad ledelsen og MED/arbejdsmiljø-organisationen skal gøre. Find også inspirationen i andre arbejdspladsers erfaringer og få gode råd. Læse mere HER

Beslutning

Ud over de nuværende statistikker over indberettede arbejdsskader, med og uden fravær, ønsker udvalget en statistik, der evt. går 12 måneder tilbage, så man kan sammenligne, om der er fald eller stigning i antallet af arbejdsskaderne.

Der opleves nogle steder i organisationen et stigende psykisk pres på medarbejderne i øjeblikket bl.a. grundet stor sagsmængde, høje følelsesmæssige krav og Coronasituationen, men også andre forhold. Den psykiske APV, som igangsættes i denne uge, kan helt konkret kortlægge arbejdsmiljøet på arbejdspladserne og dermed danne et godt udgangspunkt for gode dialoger og igangsættelse af handleplaner.

Arbejdsmiljøgrupperne har altid mulighed for at kontakte HR for hjælp og sparring i forhold til konkrete udfordringer indenfor arbejdsmiljøet. Det gælder både i forbindelse med den psykiske APV, men også generelt.

HR arbejder på et løsning i forhold til hændelsesregistrering. HR udsender yderligere information inden det implementeres.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Lene orienterede om:

  • UngeCentret flytter fra Maltvej til Kornumgårdsvej
  • Chefstillingen på UngeCentrete forventes besat pr. 1. juni

Det forventes, at det snarest offentliggøres, hvem der er ansat som ny Fritids- og Kulturchef

Til toppen

Opdateret 28. marts 2021