7. december 2021

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 7. december 2021
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Der gives en orientering om Covid-19 under punktet Gensidig information.

Connie Borkhardt var fraværende

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 7. september 2021.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 7. september 2021.

Referatet er tidligere udsendt. Herudover er det tilgængelig på hjemmesiden og e-Dagsorden.

Beslutning

Referatet blev godkendt.

Connie Borkhardt var fraværende

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokal MED samt Personalemøder med MED-status under Fag MED Administrationen og Ejendomsservices område.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Visitationen
  • Driftsområderne
  • Plan og Miljø
  • Børne- og Familieområdet
  • Adm. for Børn og Kultur
  • Adm. for Sundhed og Velfærd
  • JobCentret
  • JobCentret
  • Plan og Miljø
  • Adm. Sundhed og Velfærd
Beslutning

Det konstateres, at der er mange, som har indsendt referater til Fag MEDs møde denne gang. Det er meget positivt. Der skal dog stadig være en opmærksomhed på, at alle får indsendt referater efter Lokal MED/Personalemøder med MED-status.

Referaterne skal indsendet til Gitte Grau i HR, hvorefter de sættes på til orientering i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Generelt er man på arbejdspladserne optaget af hjemmearbejde og opfølgning på trivslen, hvilket er gode fokuspunkter.

Connie Borkhardt var fraværende

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3, pr. 30. september 2021


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30 september 2021.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgninger til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd.

Samlet resultat

I budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2021 på drift og finansiering, forventes der en årsafvigelse på 20,8 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2021. I det oprindelige budget 2021 er der budgetteret med et overskud på 66,5 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

Covid-19 restriktioner er udfaset i samfundet, dog har Covid-19 fortsat en effekt på udvalgsområdernes økonomi - særligt test på kommunens skoler driver udgifterne.

I tabellen nedenfor er udgifterne til Covid-19 opgjort for alle politikområder. Det samlede forventede regnskab 2021 er 12,6 mio. kr. Brønderslev Kommune er ved Midtvejsreguleringen kompenseret med 5,5 mio. kr. til dækning af Covid-19 udgifter. De væsentligste årsager til merudgifter afledt af Covid-19 kan kategoriseres i tre udgiftsposter personale, rengøring og øvrige udgifter (værnemidler, test og vaccination m.v.)

For Børne- og Skoleudvalgets ansvarsområde er det primært merudgifter til ekstra personale, rengøring og test i alt 2,8 mio. kr. Der fordeler sig med 1,9 mio. kr. på dagtilbud og 0,9 på skoler og SFO.

Fritids- og Kulturudvalget, her varetager Den Kommunale Ungdomsskole opgaven med at kvikteste på kommunens skoler i alt 5,6 mio. kr. samt 0,1 mio. kr. på Brønderslev Biblioteket

Ældreomsorgsudvalget har samlet 3,7 mio. kr. i merudgifter til Covid-19. Der fordeler sig med 0,9 mio. kr. til Hjemmeplejen, 2,2 mio. kr. til Plejecentrene og 0,6 mio. kr. til Hjemmesygeplejen.

Sammendrag af forventede budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser - serviceudgifter og øvrig drift:

* Justeres der for pulje til overførsler mellem årene på 25 mio. kr., vil der i stedet for en forventet årsafvigelse på 12,2 mio. kr. i merforbrug, være en forventet afvigelse på 12,8 mio. kr. i mindre forbrug. Dette er forudsat, at overførsler på serviceområderne mellem årene er på samme niveau som i 2020.

Drift

Driftsområderne under ét forventer mindreudgifter på 24,2 mio. kr. De væsentligste årsager til afvigelse pr. politikområde er:

Økonomiudvalget forventer samlet mindreudgifter på 1,1 mio. kr., der primært skyldes ny opgørelse på tjenestemandspensioner i alt 2,3 mio. kr., dog er puljerne til barsel og langtidssygdom fortsat under pres, der forventes merudgifter på 1,2 mio. kr.

Beskæftigelsesudvalgets områder har samlet mindreudgifter på 35,6 mio. kr. Området bliver midtvejsreguleret med 17,3 mio. kr. De beskæftigelsesrettede udgifter forventer samlet mindreudgifter på 36,0 mio. kr., som fordeler sig med 20,9 mio. kr. på dagpenge til forsikrede ledige, 8,5 mio. kr. øvrige ydelser, 6,6 mio. kr. aktiveringsudgifter, 1,0 på integrationsområdet samt 1,0 mio. kr. i merudgifter på FGU. Derudover forventes der 1,9 mio. kr. merudgifter på Unge familie, der primært er på forebyggende foranstaltninger og opholdssteder.

Ældreomsorgsudvalget forventer samlet merudgifter på 2,5 mio. kr., der primært skyldes handicapbiler -5,0 mio. kr., merudgifter vedr. Covid-19 i alt 3,7 mio. kr. samt erstatning til Blæksprutten ApS.

Social- og Sundhedsudvalgets områder forventer samlet set et netto mindreforbrug på 0,6 mio. kr. Mindreforbruget skyldes øvrige udgifter 0,7 mio. kr. samt 0,1 mio. kr. i merudgifter afledt af Covid-19. Det specialiserede voksenområde forventes i balance, hvilket skyldes en uventet afgang af borgere.

Refusionsordningen for særligt dyre enkeltsager blev ændret sidste år. I forhold til budgetopfølgning 1, hvor forventningen var samlede mindreindtægter, er forventningen nu balance i forhold til budgettet. Det skyldes, at der er foretaget en genberegning af alle områder omfattet af den centrale refusionsordning ud fra de kendte forudsætninger på nye borgere samt ændringer i kendte borgeres funktionsniveau.

Status på aftalepunkter vedr. budget 2021 er vedhæftet som bilag.

Staben foreslår, at budgetopfølgningen godkendes samt,

  • at der gives de anbefalede bevillinger,
  • at puljen til overførsel mellem årene på 25 mio. kr. 0-stilles,
  • at der laves en budgetomplacering mellem Sundhedsområdet og Hjemmesygeplejen på 0,2 mio. kr. vedr. palliativ indsats for kræftpatienter. Svarende til det, der er indarbejdet i budget 2022,
  • at der gives en indtægtsbevilling på 20 mio. kr. til grundsalgsindtægter i 2021.
Indstilling

Beslutning fra Direktionen, 23. november 2021, pkt. 5:

Direktionen konstaterer, at denne budgetopfølgning udviser forventet forbedring af resultatet på i alt 20,8 mio. kr. i forhold til det oprindeligt budgetterede. Dette på trods af ekstra Covid-19 udgifter på 12,6 mio. kr., samt at indtægterne er blevet midtvejsreguleret med i alt 8,6 mio. kr.

I forhold til sidste budgetopfølgning skyldes ændringerne i driftsudgifterne primært mindre overførselsudgifter pga. den markante forbedring af beskæftigelsen. Der er også en forbedring på handicap- og psykiatriområdet, og endelig har der været store indtægter på grundsalg.

På UngeCentrets område for udsatte unge er der fortsat en økonomisk udfordring, hvilket bl.a. også har sammenhæng med Covid-19 situationen for de udsatte unge og deres familier.

Beslutning

Jens gav en orientering på budgetopfølgning 3, pr. 30 september 2021.

Generelt ser budgettet fint ud. Det samlet overskud er på godt 20 mio. kr. på trods af udgifter til Covid-19 og midtvejsregulering.

På UngeCentret er der fortsat en økonomisk udfordring, som hænger sammen med udsatte unge og deres familier i forhold til Covid-19.

Connie Borkhardt var fraværende

Bilag

Til toppen


5. Elever i Administrationen


Resume

Der ønskes en drøftelse om ansættelse af elever i Administrationen, herunder hvilke muligheder og potentiale der kan være i elever.

Hoved MED har tidligere drøftet emnet i bred forstand for hele kommunen (25. juni 2020).
Derfor blev emnet efterfølgende henvist til drøftelse på Fag MED (3. september 2020), da det er den enkelte leder, der har kompetencen til at beslutte om man skal ansætte en elev.

Denne drøftelse ønsker Tom Muurmand FTR for HK genoptaget med henblik på dialog om fortsat manglende ansættelser af elever på det administrative område.

Sagsfremstilling

Mange kommuner har en positiv tilgang til at ville have elever også indenfor det administrative område. Det manglende fokus i Brønderslev Kommune på dette område medvirker til, at der gennem flere år og til dato derfor ikke er elever på det administrative område. Dette vækker undren, både hos HK og i andre kommuner. Det virker som om, man ikke har en bevidst negativ tilgang, men ej heller et bevidst fokus, hvilket ligeledes fører til manglende interesse for elever.

Motivationen for at tage elever kan bunde både i behov, interesse og naturligvis også økonomi. Der ydes praktikplads-bonus til kommunen, såfremt man opfylder måltal (samlet set på alle elever i kommunen) i forhold til aftale mellem regeringen og arbejdsmarkedets parter med virkning fra 01.01.18. (kommunen får allerede bonus – den kunne selvfølgelig være større).

FTR for HK har en oplevelse af, at interessen fra ledelsesmæssige side for at tage initiativ/indgå i elevsamarbejde er forskellig og at en drøftelse også efterfølgende i lederforum, kan bidrage til det nødvendige fokus.

Der er positive tilkendegivelser fra flere ledere, men grundet begrænsede muligheder for en fuldtidselev, er interessen for et samarbejde med andre afdelinger meget lille. For at sikre vi fremadrettet kan have fokus på mulighederne med elever, er det nødvendigt med en løbende dialog.

Elever/voksenelever kan bidrage med input til andre måder at løse opgaver på. Kommunen har selv mulighed for at præge eleverne og ligeledes ansætte disse efterfølgende som en rekrutteringskanal.

Det er vigtigt, at forholde sig til;

Om der i afdelinger er arbejdsopgaver nok til selv at have en elev. Der er mulighed for flere afdelinger kan gå sammen om en elev, der så kan rotere mellem afdelingerne. Dette kan skabe større fleksibilitet.

Er der opbakning blandt medarbejderne til at have en elev, da denne naturligt nok ikke fungerer som en fuldtids og uddannet medarbejder?

At der findes en elevkoordinator.

Medarbejderrepræsentanterne er bevidste om, at der findes ledige administrative medarbejdere. Dette er ikke en hindring ift. at det kan være relevant at ansætte administrative elever, da gennemsnitsalderen i administrationen er relativ høj og der vil være generationsskifte lige om hjørnet. Derfor er det relevant at sikre at nyttig viden fastholdes i kommunen, samtidig med at der via elever tilføres ny viden og større fleksibilitet og dynamik.

Derfor ønskes en drøftelse af potentiale ved og muligheder for ansættelse af administrative elever I Brønderslev Kommune. F.eks.:

  • Er der afdelinger der evt. kan dele en elev, hvis de ikke alene har opgaver nok? Fleksibilitet.
  • Overveje mulighed for elevkoordinator?
  • Kollegers opbakning til at oplære en elev?
  • Hvad kan elever bidrage med?
  • Kunne lederforum tage en drøftelse af muligheder og potentiale for administrative elever?
Beslutning

Der var en god og konstruktiv drøftelse af punktet, hvor mange argumenter blev fremført, både for flere administrative elever, mulighed for at lave en central ordning/pulje, forberedelse af generationsskifte, og at det er vigtigt, kompetencesammensætningen passer til den øgede kompleksitet i opgaverne.

Medarbejderrepræsentanterne efterlyste fokus fra ledelsens side, og det blev aftalt, at emnet tages med på et kommende møde i Lederforum med henblik på at drøfte muligheden/interessen for elever i Administrationen. Efterfølgende gives der en tilbagemelding til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Connie Borkhardt var fraværende

Til toppen


6. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over arbejdsskader, der er indberettet til EASY for august 2021 og til og med oktober måned 2021. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdsskadestatistik:

HR har udarbejdet statistik for området, som går 12 måneder tilbage. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet ikke besøgt arbejdspladser inden for Fag MEDs område.

Arbejdstilsynet har ikke meldt nye Risikobaseret tilsyn, siden sidste møde, inden for Fag MEDs område. Arbejdstilsynet mangler fortsat at besøge Ejendomsservice, som er varslet.

Arbejdstilsynet klar med ny vejledning om stort arbejdsmængde og tidspres - se vejledningen HER

Andet - herunder inspirationsmateriale:

Contea har skiftet navn

Contea nu blevet til North. Det er stadig samme virksomhed, med de samme medarbejdere og med det samme CVR nr., nu bare med nyt navn og nye mailadresser

Traumatiserede hændelser

BFA har udviklet et dialogværktøj, som kan bruges til at komme i gang med at forebygge og håndtere traumatiserende hændelser - Se værktøjet HER

Konsekvenser af støj - og hvad kan vi gøre

Få overblik over temaet her. Hvorfor og hvordan forstyrrer støj? Hvem er mest generet af støj og hvad er konsekvenserne? Hvilke tre grundlæggende ting kan man gøre ved forstyrrende støj? Læs mere HER

Gode rutiner - Genvejsøvelser på kontoret

Sådan kan I bruge genvejstasterne til at mindske antallet af museklik - og dermed mindske spændingerne i håndled, skulder og nakke. Se en kort inspirationsfilm og hent plakat med de vigtigste genveje i Windows og Word. Læs mere HER

Covid-19 lige nu - tag temperaturen på kontoret

Virus er her stadig – og selv om vi måske ikke orker at snakke mere om det, er medarbejdere, ledere og arbejdsmiljøgrupper nødt til at forholde sig til pandemien. Få hjælp i et enkelt APV-skema med fire spørgsmål, som I kan bruge til at tage temperaturen på arbejdspladsen lige nu: Hvilke udfordringer og risici ser vi? Hvad lykkes vi godt med? Hvad er der brug for, at vi gør nu? Hent skemaet HER

Covid-19: Hold fokus på arbejdsmiljøet

Øget fokus på hygiejne må ikke belaste arbejdsmiljøet – fx i form af hudgener eller allergier. Vælg de rigtige produkter til rengøring og desinfektion og se også på jeres arbejdsrutiner og organisering af arbejdet - Læs mere HER

Arbejdsulykker skal anmeldes: Kampagne vil gøre op med mørketal

Mange arbejdsulykker bliver ikke anmeldt. Men ulykkerne skal anmeldes - både for medarbejderens skyld og for at forebygge ulykker i fremtiden. Det sætter Arbejdstilsynet fokus på med kampagnen ”Gør det nu – anmeld arbejdsulykker”. Læs mere HER

Anbefalinger til at forebygge og håndtere mistrivsel

VÆRKTØJ: Hvordan forebygger og håndterer man psykisk mistrivsel på arbejdspladsen? Det er der hjælp til i et nyt værktøj fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. Værktøjet består af 16 anbefalinger til arbejdspladser og ledere fordelt på fire temaer samt en informationspjece og forslag til pejlemærker til arbejdspladsen. Læs mere HER

Hvor kommer stressen fra?

Vi sætter med et nyt site spot på lederens arbejde med stress: Hvorfor det er vigtigt, at særligt lederen både har øje for eget og medarbejderes arbejdsmiljø, har overblik, hjælper med at prioritere og får støtte hos medarbejderne. Du kan som leder få inspiration og tips via stresseksperter, andre ledere og medarbejderrepræsentanter. Se mere HER

Skab en ordblindevenlig arbejdsplads

Som leder eller tillidsvalgt kan du være med til at skabe en ordblindevenlig arbejdsplads. Referater skal for eksempel ud i god tid, og tekster skal være korte og præcise. Hent ny inspiration i "Vejledning om ordblindhed til ledere og tillidsvalgte" fra FOA, 3F og KL. Læs mere HER

Beslutning

Opmærksomhed på vigtigheden af, at indberettet alle arbejdsskader. Alt med fravær skal indberettes i EASY og uden fravær skal indberettes i TeamEffect.

Connie Borkhardt var fraværende

Bilag

Til toppen


7. Årshjul for MED-organisationen 2022


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2022 til godkendelse.

Sagsfremstilling

HR har som tidligere udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen. Denne gang gældende for 2022.

HR indkalder til møderne via Outlook, når alle MED-udvalg har godkendt datoerne.

Beslutning

Datoer for møder i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice blev godkendt.

HR indkalder til møderne via Outlook, når alle MED-udvalg har godkendt datoerne for møderne i MED-organisationen.

Connie Borkhardt var fraværende

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

1)

Søren gav en orientering om status på Covid-19.

Brønderslev Kommune følger de centrale anbefalinger, hverken mere eller mindre.

Der er sendt brev ud til alle om, at der er indført krav om Coronapas, når de er på arbejdspladsen. Dette er gældende for alle medarbejder i hele Brønderslev Kommune.

Det forventes, at smittetallet snart overstiger 400, hvorefter der vil komme yderligere tiltag på institutionerne.

Flere fra medarbejdersiden fortæller, at der er medarbejdere i organisationen, som er utryg ved at gå på arbejde i denne tid. Det er der flere årsager til. Udvalget er enige om, at det er vigtigt, at den psykologiske tryghed er til stede, så medarbejdere får talt om bekymringerne.

2)

Der bliver spurgt ind til parkeringspladserne foran Rådhuset. Der er observeret, at der er flere der bruger parkeringspladserne, men som ikke nødvendigvis arbejder eller har anden tilknytning til Rådhuset. Der spørges om, der kan sættes et skilt op, hvor der står, at parkeringspladsen er forbeholdt ansatte på Rådhuset. Søren orienterer, at det er en offentlig parkeringsplads, så det er ikke muligt. Det aftales, at der tages kontakt til Vejafdelingen under Teknik og Miljø for at høre, hvad der evt. kan gøres.

3)

Der ønskes glædelig jul og godt nytår til udvalget.

Connie Borkhardt var fraværende

Til toppen

Opdateret 13. december 2021