7. september 2021

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 7. september 2021
Lokale: Byrådssalen, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsorden.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 23. juni 2021.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 22. marts 2021.

Referatet er tidligere udsendt samt tilgængelig på hjemmesiden og e-Dagsorden.

Beslutning

Referatet fra sidste møde blev godkendt.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokal MED samt Personalemøder med MED-status under Fag MED Administrationen og Ejendomsservices område.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • JobCentret
  • Serviceområdet
Beslutning

Ingen bemærkninger til de indsendte referater.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 2 pr. 30 juni 2021


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 2 pr. 30 juni 2021.

Til orientering.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgninger til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd.

Samlet resultat

I budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2021 på drift og finansiering forventes der en årsafvigelse på 5,1 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2021. I det oprindelige budget 2021 er der budgetteret med et overskud på 66,5 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

Covid-19 restriktioner er under udfasning i samfundet, dog har Covid-19 fortsat en effekt på udvalgsområdernes økonomi. Et samlet skøn for forventede Covid-19 udgifter i 2021 vil være forbundet med stor usikkerhed. Derfor vil der i denne budgetopfølgning kun indgå udgifter til Covid-19 pr. 30. juni 2021.

I tabellen nedenfor er udgifterne til Covid-19 pr. 30. juni 2021 opgjort for alle politikområder til i alt 7,4 mio. kr. Brønderslev Kommune er ved Midtvejsreguleringen kompenseret med 5,5 mio. kr. til dækning af Covid-19 udgifter. De væsentligste årsager til merudgifter afledt af Covid-19 kan kategoriseres i tre udgiftsposter: personale, rengøring og øvrige udgifter (værnemidler, test og vaccination m.v.)

For Børne- og Skoleudvalgets ansvarsområde er det primært merudgifter til ekstra personale, rengøring og test i alt 2,6 mio. kr., der fordeler sig med 1,7 mio. kr. på dagtilbud og 0,9 mio. kr. på skoler og SFO.

Fritids- og Kulturudvalget - her varetager Den Kommunale Ungdomsskole opgaven med kviktest på kommunens skoler i alt 3,0 mio. kr. Opgaven koster ca. 0,6 mio. kr. pr. måned med det nuværende setup.

Ældreomsorgsudvalget har samlet 1,9 mio. kr. i merudgifter til Covid-19.

Sammendrag af forventede budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser - serviceudgifter og øvrig drift:

* Justeres der for pulje til overførsler mellem årene på 25 mio. kr., vil der i stedet for en forventet årsafvigelse på 13,1 mio. kr. i merforbrug, være en forventet afvigelse på 11,9 mio. kr. i mindre forbrug. Dette er forudsat, at overførsler på serviceområderne mellem årene er på samme niveau som i 2020.

Drift

Driftsområderne under ét forventer mindreudgifter på 7,0 mio. kr. De væsentligste årsager til afvigelse pr. politikområde er:

Økonomiudvalget forventer samlet mindreudgifter, der skyldes ny opgørelse på tjenestemandspensioner i alt 2,3 mio. kr., dog er puljerne til barsel og langtidssygdom fortsat under pres, der forventes merudgifter på 1,0 mio. kr.

Beskæftigelsesudvalgets områder har samlet mindreudgifter på 18,0 mio. kr., området bliver midtvejsreguleret med 17,3 mio. kr. De beskæftigelsesrettede udgifter forventer samlet mindreudgifter på 21,5 mio. kr., som fordeler sig med 12 mio. kr. på dagpenge til forsikrede ledige, 4,0 mio. kr. øvrige ydelser, 5,3 mio. kr. vedr. aktiveringsudgifter, 0,5 på integrationsområdet samt 0,5 mio. kr. i merudgifter på FGU. Derudover forventes der 2,8 mio. kr. i merudgifter på Unge og Familie, der primært er på forebyggende foranstaltninger og opholdssteder.

Social- og Sundhedsudvalgets områder forventer samlet set et netto merforbrug på 3,5 mio. kr. Merforbruget kan henføres til et netto merforbrug på 3,4 mio. kr. på Handicap- og Psykiatriområdets Myndighed, der vedrører nye sager på borgere, der kommer udefra samt ændringer i kendte borgeres funktionsniveau.

Indbetalinger til Lønmodtagernes Feriemidler ændres fra at blive registreret som en driftsudgift til at blive registreres som en kapitalpost jf. nye konteringsregler fra Indenrigs- og Boligministeriet.

Status på aftalepunkter vedr. budget 2021 er vedhæftet som bilag.

Staben foreslår, at budgetopfølgningen godkendes samt,

  • at der gives en tillægsbevilling vedr. modtaget tilskud til styrkelse af rehabilitering mv. til sårbare ældre på 576.000 kr. - som fordeles med 432.000 kr. på Ældreomsorgsudvalget og 144.000 kr. på Social- og Sundhedsudvalget.
Indstilling

Beslutning fra Direktionen, 17. august 2021, pkt. 5:

Direktionen konstaterer, at denne budgetopfølgning udviser forventet forbedring af resultatet på i alt 5,1 mio. kr. i forhold til det oprindeligt budgetterede.

Dette på trods af ekstra Covid-19 udgifter på 7,4 mio. kr., samt at indtægterne er blevet midtvejsreguleret med i alt 8,6 mio. kr.

I forhold til sidste budgetopfølgning skyldes ændringerne i driftsudgifterne primært engangsudgiften til retssagen på ældreområdet.

Den forventede udfordring på manglende refusionsindtægter til særligt dyre enkeltsager vurderes samlet set at være væsentligt mindre end først antaget, men påvirkningen på de enkelte områder er uens, jf. oversigten i sammenfatningen.

På UngeCentrets område for udsatte unge er der fortsat en økonomisk udfordring, hvilket bl.a. også har sammenhæng med Covid-19 situationen for de udsatte unge og deres familier.

Beslutning

Søren gav en kort orientering om budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2021.

Budgetopfølgningen viser samme niveau som sidste opfølgning. Udgifterne til Covid-19 er tilsvarende steget.

Der skal fortsat testes på folkeskoleområdet ind i efteråret og derfor vil udgifterne til Covid-19 stadig være til stede.

Der var ikke uddybende spørgssmål.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Bilag

Til toppen


5. Budget 2022 – 2. høring – høring af budgetforslag til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservice

Jf. tidsplan for budget 2022 fremsendes budgetforslag til 1. behandling til høring i MED-systemet.

MED for Administrationen og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område.

Sagsfremstilling

Budgetforslag som fremsendes til 1. behandling fremsendes hermed til høring i MED-systemet.

Budgetforslaget til 1. behandling indeholder pris- og lønfremskrivning samt lov- og cirkulæreprogram.

I henhold til budgetprocessen for budget 2022 sker der en politisk stillingtagen i forhandlingsudvalget på deres møde den 25. august 2021 til opmærksomhedslisten, således denne indarbejdes i budgettet til 1. behandling. Hvis der er punkter fra opmærksomhedslisten som ikke indarbejdes på mødet den 25. august 2021, går de videre til budgetseminaret den 16. og 17. september 2021.

Materialet fremsendes inden mødet

Frist for høringssvar er 09. september 2021, kl. 12.00.

Beslutning

Jens henviste til den uddybende gennemgang af budget 2022 for Fag - og Hoved MED, den 2.september 2021.

Medarbejderrepræsentanterne har følgende høringssvar til budget 2022:

Når vi ser budgetopfølgning 2. pr. 30.06.21, en kassebeholdning der stiger kraftigt og opmærksomhedslisten, der for Økonomiudvalgets område er indarbejdet i basisbudget 2022 til 1. behandling, kan vi konstatere at Brønderslev kommune´s budgetsituation ser fornuftig ud. Samtidig ved vi at kommunen generelt har lave omkostninger til administrativt personale, sammenlignet med andre kommuner.

Vi kan stille spørgsmålene:

  • Er det relevant at omprioritere og presse personalet endnu mere?
  • Kunne det være en mulighed at investere – investere i forebyggende indsatser til borgerne, den sociale kapital, medarbejdernes arbejdsmiljø, kompetenceløft, m.m. for at fastholde og tiltrække kompetente medarbejdere der kan udføre de mere og mere komplekse opgaver. Alt sammen til gavn for borgerne og kommunens økonomi.

Ved høringen af omprioriteringsforslagene i juni måned, forsøgte vi at kvalificere forslagene (gengivet nederst i dokumentet). Vi er bevidste om, at et budget i balance er jer - politikernes ansvar. Det er os medarbejdere, der står i ”skudlinjen”, når serviceforringelserne rammer borgerne. Det påvirker vores arbejdsmiljø og mulighed for at udføre arbejdet fagligt tilfredsstillende indenfor lovgivningens rammer. En investering i fastholdelse af medarbejderne vil have positiv effekt på arbejdsmiljøet, der vil gavne kommunens borger – specielt de udsatte borgere, der ikke har brug for unødigt personale-flow.

Vi håber og tror på, at I ”står på mål” for vores arbejdsmiljø og eventuelle serviceforringelser borgerne vil opleve.

Udklip fra 1. høring - omprioriteringsforslag:

Det er positivt, at der blandt omprioriteringsforslagene er tænkt klogt – f.eks. ift. udbud af bankforretning, som allerede er gennemført, bevidst indfrielse af lån, samt at der kigges på attraktivt brug af digitale løsninger.

På Økonomiudvalgets område har medarbejderrepræsentanterne bemærkninger/bekymringer til forslag:

  • Nr. 1: Coronaerfaringer med tidsbestilling i borgerservice.

Det er positivt at borgerne har taget de digitale løsninger i brug og der arbejdes med hvordan opgaver udføres mere smidigt - f.eks. tidsbestilling. Det er rettidig omhu at kigge på, om der er overensstemmelse mellem opgaver og ressourcer. Når der er personalereducering i spil, er det yderst relevant at være opmærksom på den usikkerhed, der kan fremkomme hos medarbejderne. Naturlig afgang – vil nogle føle sig presset til at gå på pension? Er det rigtigt, at vi kan løse opgaverne med en kollega mindre? Hvem bliver det? osv.?

  • Nr. 2: Coronaerfaringer – møder/rejser/repræsentation

Er et mål på at 25 % af møder, kurser og konferencer holdes virtuelt, realistisk? Det er beskrevet at det handler om kursusaktiviteter og befordringsudgifter, alligevel kan vi være bekymret for om en rammebesparelse får utilsigtede konsekvenser – f.eks. nednormering af lønbudgettet på konto 6.

  • Nr. 4: Mere mobilitet for pengene – projektaftale med NT

Allerede nu, er der begrænset mulighed for transport på tværs i kommunen. Såfremt serviceniveauet forringes yderlig, kan det resultere i utilfredse borgere/pårørende. Denne utilfredshed kan påvirke vore kollegers arbejdsmiljø, hvis utilfredsheden ytres overfor os, fordi borger ikke kan komme til møder med forvaltning og lign. Et alternativ kan være hjemmebesøg, hvilket koster på tid og befordringsudgifter for medarbejderen.

Såfremt der bliver tale om organisatoriske ændringer, vil det være forventeligt at tillidsrepræsentanter inddrages ift. drøftelse af påtænkte ændringer.

Ud over disse, er der omprioriteringsforslag der kan få direkte /indirekte indflydelse på det administrative personale:

Social- og Sundhedsudvalget

  • Nr. 2 Oprettelses af ny jobkonsulentstilling.

Umiddelbart er tanken om at investere for at støtte borgere til beskæftigelse - Job med løntilskud for førtidspensionister, positiv. Hvorvidt der er potentiale, udtaler medarbejderne på Springbrættet, Det Blå Hus og Lokal MED psykiatri og rusmiddel sig om. Såfremt omprioriteringen vælges, er det svært at se, hvorledes det undgås at kommunen - Jobcentret og ”ny jobkonsulent”- kommer til at ”løbe” efter de samme virksomheder, og dermed virke useriøse, selvom der er et godt samarbejde. Jobcentret har meget stor viden om de lokale virksomheder og fag-systemer der sikrer koordinering. En Jobkonsulent forankret i Det Blå Hus/Springbrættet vil ikke naturligt have adgang hertil – det vil kræve rigtig stort samarbejde ift. snitflader.

Beskæftigelses- og uddannelsesudvalget

  • Nr. 4: Ungdommens uddannelsesvejledning.

Hvis dette forslag vælges, vil det på den korte bane påvirke medarbejdernes arbejdsmiljø i form af bekymring for hvem afskediges. På den lange bane – påvirker det også arbejdsmiljøet – ift. flere opgaver hos de tilbageværende, og opgaver der måske ikke kan løses eller ikke løses fagligt tilfredsstillende. Risiko for unge der dropper ud af uddannelsessystemet og de konsekvenser det kan have på både kort og lang sigt som følge af nederlag ift. at droppe ud og føle sig utilstrækkelig og risiko for offentlig forsørgelse, der kan følge dem ind i voksenlivet, og øge pres på ungecenter/Jobcenter.

Børne og Skoleudvalget:

  • Nr. 5: Omlægning af to besøg i småbørnssundhedsplejen til konsultation.

Serviceforringelse, der kan resultere i at forældrene ikke møder op, fordi de ikke kan komme frem. Bliver ikke lettere, såfremt der sker serviceforringelse ift. NT. (Vi kan frygte at det er de familier med færrest ressourcer og størst behov). Bliver ikke lettere, såfremt der sker serviceforringelse ift. NT. Dette kan påvirke arbejdsmiljøet og resultere i ikke optimal udnyttelse af arbejdstid og evt. øget pres på Sundhedsplejen i form af telefonopkald fra bekymrede forældre.

Positivt at familier med kendt særligt behov fortsat vil modtage hjemmebesøg.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Til toppen


6. Psykisk APV 2020


Resume

Til drøftelse.

Sagsfremstilling

I perioden fra den 23. marts 2021 og til og med den 16. april 2021 er der gennemført en Psykisk APV i hele Brønderslev Kommune. På baggrund af kortlægningen er der udarbejdet rapporter som er udsendt til lederen i den enkelte afdeling. Lederen skal formidle rapportens indhold til AMR og øvrige medarbejdere på arbejdspladsen.

Besvarelserne er anonyme. Alle kommentarer i kommentarfeltet vil fremgå i rapporten for den enkelte afdeling. Der dannes ikke rapporter for arbejdspladser/afdelinger under 5 personer. Arbejdsmiljøgrupperne kan under hele processen få hjælp og sparring fra HR

.

Rapporten er bygget op omkring de 7 temaer ud fra kortlægningen:

  • Kerneopgaven
  • Det daglige arbejde
  • Arbejdstempo, tidsfrister og følelsesmæssige krav
  • Samarbejde
  • Fysisk og psykisk vold
  • Krænkende handlinger
  • Arbejdsbetinget sygefravær

https://www.ansatibronderslev.dk
er der inspiration til, hvordan man kan arbejde med kerneelementerne i temaerne og der kan hentes hjælp og sparring fra konsulenterne i HR.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes drøfte rammen for den psykiske APV og hvorvidt, der er opfordres til nogle specielle fokuspunkter i arbejdet med den Psykiske APV indenfor udvalgets område.

Da det ikke er muligt at udarbejde en samlet rapport, der dækker specifikt Fag MED Administrationen og Ejendomsservice er den samlet rapport fra hele Brønderslev Kommune med som bilag.

Beslutning

I forhold til Psykisk APV er det svært at udtale sig konkret om specifikke fokusområder indenfor Fag MED's område, når der ikke kan udarbejdes en rapport, som dækker området. Dog har Fag MED Administrationen og Ejendomsservice følgende overordnet opmærksomhedspunkter:

  • vigtigt at fokus er på de enkelte arbejdspladser, hvor dialogen tages
  • gør brug af HR

Evaluering af den Psykisk APV tages senere, men udvalget havde følgende bemærkninger:

  • opmærksomhed på sproget - det skal kunne forstås af alle, også på arbejdspladser med medarbejdere, der har begrænset skolegang eller ikke taler dansk
  • den Psykiske APV kan evt. besvares dialogbaseret med støtte fra HR
  • mange spørgsmål
  • Opfordring til, at TRIO aftaler, hvorledes Psykisk APV kortlægning videreformidles på de enkelte arbejdspladser

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Bilag

Til toppen


7. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over arbejdsskader, der er indberettet til EASY for maj 2021 og til og med juli måned 2021. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdsskadestatistik:

HR har udarbejdet statistik for området, som går 12 måneder tilbage. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet været på tilsyn følgende steder:

  • Visitationen – Grøn smiley
  • Socialcentret – Grøn smiley
  • Varige Spor Øst - Grøn smiley

Der er steder Arbejdstilsynet har meldt risikobaseret tilsyn, men hvor de endnu ikke har været på tilsyn.

Andet - herunder inspirationsmateriale:

Ny Psykologordning

Brønderslev Kommunes Ny Psykologordning træder i kraft 1. september 2021 og i den forbindelse afholdes der en række opstartsmøder for AMR, Leder og TR. Tilmelding sker HER

Fællesmøde for AMR

I forbindelse med valgåret for AMR og TR, indkaldes alle AMR til et fællesmøde. Mødet afholdes den 4. november og der vil i løbet af efteråret blive sendt indbydelse ud til alle nyvalgte/genvalgte AMR‘er. På mødet vil der blive afholdt valg til MED-udvalgene samt givet en generel status på arbejdsmiljøarbejdet i Brønderslev Kommune.

Udmattelse i arbejdsfællesskabet er helt naturligt efter et år med corona

Over et år med restriktioner, nedlukninger og genåbninger har krævet udpræget omstillingsparathed på alle uddannelsesinstitutioner. Mange arbejdsfællesskaber er udmattede efter mange måneders omskiftelighed, usikkerhed og en ny slags konflikter. Læs mere i en helt ny artikel HER

Podcast: Samarbejde om psykisk arbejdsmiljø

Arbejdspladser, eksperter i psykisk arbejdsmiljø og SPARK-konsulenter giver jer inspiration til, hvordan I kan skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. Læs mere og lyt med HER

Lær om involverende processer

Hvad er en involverende proces, og hvorfor skal vi bruge det? Se SPARK-konsulent Mille Trøst fortælle om en tilgang, der kan forbedre samarbejdet i TRIOer, MED-udvalg og mange andre steder. Se mere HER

Hjælp til at forebygge vold og trusler på jobbet

”Integreret Voldsforebyggelse” er en ny forskningsbaseret metode, som ledere og medarbejdere kan bruge til at styrke det systematiske samarbejde om at forebygge vold og trusler på arbejdspladsen og udvikle konkrete løsninger på udfordringerne. Læs mere HER

Beskyt huden – den skal holde hele arbejdslivet

Ny kampagne fra Arbejdsmiljørådet sætter fokus på erhvervsbetinget hudsygdom blandt unge. Læs mere HER

Hjælp os med at hjælpe!

GRIB IND - overfor krænkende handlinger af seksuel karakter. Det er titlen på et nyt redskab, BFA er på trapperne med. Det giver arbejdspladsen mulighed for at tale om, hvad man som kollega eller leder kan gøre i situationer, som kan være krænkende.

Vi har brug for din hjælp til ideer til, hvad man kan sige eller gøre. Læs mere HER

Beslutning

Stor anerkendelse for de grønne smileyes, som AT har givet indenfor området.

AT mangler at besøge Serviceområdet på det tidligere anmeldte risikobaseret tilsyn.

HR opfordrer til at melde sig på opstartsmøderne til den ny psykologordning.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Sagsfremstilling
  1. AMR på Serviceområdet
  2. Gener i forbindelse med rygning både i forhold til støj og røg
Beslutning

Ad 1)

Medarbejderrepræsentanterne fra Serviceområdet redegjorde for processen i forbindelse med den nye AMR-struktur:

  • Gode dialoger med organisationerne og Ole Lund
  • Alle har haft et ønske om at kunne fortsætte med 4 AMR, men det har ikke været muligt at få valgt AMR'er - derfor god løsning med 2 delvis frikøbte AMR
  • God proces med inddragelse
  • De 2 AMR kommer til at referere til Ole
  • Ordningen skal evaluer efter 1 år

Ad 2)

Dialogen omkring rygning blev taget i udvalget igen, som den også har været tidligere. Der blev foreslået, at askebægerne i kælderskakten flyttes, så der ikke opfordres til, at rygning foregår der.

Søren sender mail ud, hvor link til rygestop vedhæftes.

Fraværende: Mads Hurley, Annette Lerche, Trine Budolfsen mødte for Connie Borkhardt og Janet A. Nielsen mødte for Lærke Nielsen.

Til toppen

Opdateret 10. september 2021