15. marts 2022

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 15. marts 2022
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes vælge næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen i Brønderslev Kommune pr. 1. januar 2022, skal der vælges næstformand til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Beslutning

Rita Nielsen blev genvalgt som næstformand til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


2. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 7. december 2021.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 7. december 2021.

Referatet er tidligere udsendt. Herudover er det tilgængeligt på hjemmesiden og e-Dagsordenen.

Beslutning

Det tidligere udsendte referat blev godkendt.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


4. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokal MED samt Personalemøder med MED-status under Fag MED Administrationen og Ejendomsservices område.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Sundhed og Velfærd
  • Plan og Miljø
  • Adm. for Børn og Kultur
  • Familieafdelingen
  • Visitationen
  • JobCentret
  • Visitationen
  • UngeCentret
  • UngeCentret
  • Sekretariat for Børn og Kultur
  • JobCentret
  • Familieafdelingen
Beslutning

Ud fra de indkomne referater konstateres det, at der er sat fokus på sociale arrangementer efter tilbagevenden på arbejdspladserne med en tid hjemme i forhold til Corona. Det er meget positivt i forhold til arbejdsmiljøet.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


5. Oplæg til budgetproces og tidsplan for Budget 2023


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2023.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2023. Forslaget er udarbejdet på baggrund af de tilbagemeldinger, der er blevet givet i forbindelse med evalueringen af sidst års budgetproces.

For at få plads til omprioriteringer og nye opgaver samt for at opnå måltallet på 50 mio. kr. i overskud på driften, foreslås det, at der udarbejdes omprioriteringsforslaghertil. Dette sker ved udarbejdelse af omprioriteringsforslagpå de enkelte fagområder. Samtidig lægges der op til, at forslag til omprioritering skal udarbejdes og sendes i høring inden sommerferien.

Økonomiudvalget skal således beslutte om og i givet fald hvor store omprioriteringsforslag der skal udarbejdes. I bilag er der givet eksempler på konsekvenserne ved henholdsvis 0,5 % og 1,0 % for de enkelte udvalg.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktion af prisfremskrivningen. Puljen udgør 4,3 mio. kr. mellem 2022 og 2023 baseret på KL's skøn fra juni 2021. Puljen udgjorde til budget 2022 1,9 mio. kr. Stigningen skyldes højere PL-skøn fra 2022 til 2023. Denne stigning gør, at det kan være svært at indfri denne reduktion alene via indkøbsaftaler.

Der er, som de tidligere år, mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget

  • tager stilling til, om der skal udarbejdes omprioriteringsforslag, og i så fald puljens størrelse
  • tager stilling til, om der skal indarbejdes reduktion af prisfremskrivning på 4,3 mio. kr.
  • drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2023
Indstilling

Beslutning fra Økonomiudvalget, 19. januar 2022, pkt. 4:

Tids- og procesplan indstilles godkendt.

Det indstilles, at der igangsættes en proces med at finde omprioriteringsforslag svarende til 0,8% i alle udvalg.

Provenuet fra forslagene kan anvendes til prioritering i budgetforhandlingerne til finansiering af evt. ønsker og omprioriteringer på tværs i hele organisationen.

Der tages stilling til prisfremskrivning senere

Beslutning fra Byrådet, 26. januar 2022, pkt. 8:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Beslutning

Byrådet har godkendt budgetproces og overordnet tidsplan for 2023.

Det er den samme skabelon som sidste år, så derfor er der ikke store ændringer i processen. Forskellen er primært, at reduktion af prisfremskrivning først indregnes senere. I tidsplanen fremgår tidspunkterne for høring af de udarbejdede omprioriteringsforslag samt tidspunkt for høring af budgetforslag til 1. behandling bl.a. for MED-udvalgene.

I referatet fra Økonomiudvalgets møde, den 16. februar 2022 kan man se, hvilke overordnede emner, der undersøges i forhold til omprioriterinsforslag.

Medarbejdersiden vil gerne være med til at kvalificere forslagene på bedst mulig måde og er i tvivl om, hvornår rette tidspunkt er - er det i forbindelse med udarbejdelse eller ved høring som budgetprocessen ligger op til?

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


6. Gode råd til borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger


Resume

Til drøftelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Udvalget skal tage stilling til, hvorvidt Husrådene fortsatte er aktuelle med de påtænkte opgaver.

Sagsfremstilling

Den 24. juni 2020 godkendte Fag MED Administrationen og Ejendomsservice et forslag fra arbejdsgruppen om "Gode råd til borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger". Arbejdsgruppen var nedsat på baggrund af besøg fra Arbejdstilsynet, som udløst vejledning om psykisk arbejdsmiljø, forebyggelse af vold.

Forslaget indeholdt også oprettelse af husråd. På mødet i Fag MED blev det besluttet, at på grund af COVID-19 ville arbejdet med husrådene først iværksættes efter sommeren 2020. Søren og Lene skulle herefter sætte husrådene i gang. Husrådene skulle efter planen evalueres på sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice i 2021.

Husrådene er ikke iværksat og Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes drøfte om det stadig er aktuelt, at de iværksættes og i givet fald om det er efter samme koncept, som de blev godkendt i "Gode råd til borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhuse og andre administrationsbygninger" i 2020.

Beslutning

Blandt andet på grund af konkret hændelse finder medarbejdersiden det stadig aktuelt, at husrådene iværksættes. Kolleger udtrykker utryghed ved, at borgerne pludselig kan stå ved skrivebordet uden varsel. Det er ligeledes god service, at borgerne ikke bare går rundt på Rådhuset, hvis de ikke ved, hvor de skal hen.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice besluttede derfor, at husrådene på henholdsvis Dronninglund og Brønderslev Rådhuse igangsættes. Første skridt er at udpege repræsentanter til husrådene.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


7. Afbureaukratisering


Resume

Til orientering og drøftelse.

Sagsfremstilling

Afbureaukratiseringen i den offentlige sektor er på dagsordenen både nationalt og lokalt. I den forbindelse er der udsendt brev til alle formænd af Lokal MED og Personalemøder med MED-status under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice samt medlemmer af Fag MED Administrationen og Ejendomsservice og Hoved MED, som opfordres til at drøfte afbureaukratisering i udvalgene og indsende forslag.

Der lægges op til, at der skal kigges på dagligdagen og overvejes om der er dokumentationskrav, retningslinjer, bøvlede regler, unødvendige arbejdsgange eller lignende der kan fjernes, således det letter arbejdsdagen, og giver mere tid til kerneydelsen.

Der er udarbejdet et skema, som skal udfyldes og sendes til Mona Jensen i Sekretariatet inden 31. marts 2022.

Der skal efterfølgende være en drøftelse i de politiske udvalg i forhold til de områder, der meldes ind.

Brev samt skema er med som bilag til punktet.

Beslutning

At sætte fokus på afbureaukratisering er et ønske fra regeringens side, men også et ønske fra fagudvalgene og derfor er der sendt besked ud til alle Lokal MED.

Grunden til, at det er med den korte tidsfrist er, at det tænkes ind som en del af budgetprocessen.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice drøftede punktet og medarbejdersiden italesatte, at der allerede nu, i hverdagen, overvejes om der er dokumentationskrav, retningslinjer, bøvlede regler, unødvendige arbejdsgange eller lignende der kan fjernes, således det letter arbejdsdagen, og giver mere tid til kerneydelsen. Det er en løbende proces.


Fag MED opfordrer til at Lokal MED og Personalemøder med MED-status indsender forslag. Tidsfristen er den 31. marts 2022.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


8. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over arbejdsskader, der er indberettet til EASY for november 2021 og til og med januar måned 2022. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdsskadestatistik:

HR har udarbejdet statistik for området, som går 12 måneder tilbage. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet været på besøg følgende steder:

  • Ejendomsservice - grøn smiley
  • Borgerservice - Tilbud om aftaleforløb i forhold til krænkende handlinger

Arbejdstilsynet har ikke meldt nye Risikobaseret tilsyn, siden sidste møde, inden for Fag MEDs område. Arbejdstilsynet mangler fortsat at besøge Ejendomsservice, som er varslet.

Arbejdsmiljødagene 26. og 27. april 2022

Der er sendt program og tilmelding ud til alle ledere, TR og AMR i forhold til Arbejdsmiljødage i Vrå Idrætscenter den 26. og 27. april 2022. Er der spørgsmål i forhold til dagene kontakt Mia Pilgaard eller Gitte Grau i HR.

Nyt materiale om fysisk APV

I 2022 skal der gennemføres fysisk APV i organisationen. HR har udarbejdet nyt materiale:

  • Information omkring den Fysiske APV, herunder beskrivelse af de forskellige delelementer af den Fysiske APV
  • Kortlægningsskema inddelt i de 4 Fagområder, for at gøre spørgsmålene i kortlægningen mere relevante
  • En dialogbaseret APV, hvis man ønsker at gennemføre kortlægningen dialogbaseret gruppevis

Materialet er sendt ud pr. mail til alle ledere, AMR og TR i organisationen.

./. A

Andet - herunder inspirationsmateriale:

Stor arbejdsmænge og tidspres

Stor arbejdsmængde og tidspres på jobbet kan indebære en risiko for de ansattes helbred. Arbejdstilsynet har udarbejdet en ny AT-vejledning, som kan hjælpe jer med at understøtte et godt psykisk arbejdsmiljø og forebygge stress og andre konsekvenser for helbredet. I øjeblikket kører AT en kampagne ”Forebyg stress”. Læs mere HER

Særlig vejledningsindsats

Arbejdstilsynet udvider nu sin særlige vejledningsindsats, så den kommer til at omfatte flere brancher, der skal vejledes om og motiveres til at forebygge seksuel chikane og andre krænkende handlinger på arbejdspladsen. Vejledningsindsatsen gennemføres på bygge- og anlægsområdet, i branchen energi og råstoffer, i døgninstitutioner og hjemmepleje, på hospitaler, i rengøringsbranchen samt i kriminalforsorgen. Læs mere HER

Er hjernen på overarbejde eller trænger I til en frokostbus?

Fik du hørt podcasten ”Restitution og pausekultur” i året der gik (2021)? Podcasten er højaktuel med AT's nye vejledning om stor arbejdsmængde og tidspres. Vi har både talt med arbejdspladser og eksperter.
Lyt til podcasten HER

Hold (stadig) fokus på et godt arbejdsmiljø

Efter pandemien vil der være et øget fokus på hygiejne. Men hensynet til god hygiejne må ikke belaste arbejdsmiljøet fx i form af hudgener eller allergier. Vælg de rigtige produkter til rengøring og desinfektion og se også på jeres arbejdsrutiner og organisering af arbejdet. Læs mere HER

Nyt besøgsteam er klar til at rykke ud

BFA Velfærd og Offentlig administration har taget initiativ til et nyt besøgsteam. Det skal hjælpe virksomheder i udvalgte brancher med at forebygge og håndtere en række særligt prioriterede arbejdsmiljøproblemer. De prioriterede arbejdsmiljøproblemer er ergonomiske udfordringer, krænkende handlinger samt ubalance mellem opgaver, indflydelse og udviklingsmuligheder.Læs mere om besøgsteamet HER

Brug nudging til at skabe mere bevægelse i hverdagen

Nudging er en metode til at påvirke menneskers adfærd i hverdagen. Det handler ikke om at manipulere folk - men om at give os det lille skub, som gør, at vi husker at gøre "det rigtige". Hent tre materialer, som kan hjælpe jer til at "nudge" til mere bevægelse. Læs mere HER

Tag snakken om krænkende adfærd

Krænkende adfærd på baggrund af etnicitet er et arbejdsmiljøproblem, der kan have store konsekvenser både for den udsatte og for hele arbejdspladsen. Læs mere HER

Arbejdsgivere har pligt til at forebygge og håndtere krænkende handlinger. Få hjælp på ny temaside til at håndtere og forebygge problemet.

Hvor går grænsen?

WEBINAR: ”Hvor går grænsen?” er titlen på et webinar den 4. april kl. 9.30 om seksuel chikane. Her vil I kunne høre om reglerne og få konkrete råd til, hvordan I kan skabe en kultur og en omgangstone på arbejdspladsen, der forebygger og håndterer seksuel chikane. Rådgiver og forsker Eva Gemzøe Mikkelsen og arbejdspsykolog Patricia Pihl holder oplæg. Webinaret er arrangeret af arbejdsmarkedets parter og Arbejdstilsynet. Læs mere og tilmeld dig HER

Skab mere variation - hver især og i fællesskab

Variation i arbejdet handler om gode rutiner i hverdagen. Find ideer til, hvad du selv kan gøre, og hvad I kan gøre i fællesskab på kontoret. Læs mere HER

Skab variation i arbejdsdagen: Hæv sænkebordet!

Hæve-sænke bordet giver masser af mulighed for at variere arbejdsstillingen. Det har en mærkbar effekt, hvis du står op i bare 10 minutter nogle gange i løbet af arbejdsdagen. Læs mere HER

Beslutning

Mads orienterede om, at Borgerservice har indgået aftaleforløb med Arbejdstilsynet.

HR fremhævende punkterne:

  • Arbejdsmiljødagene 26. og 27. april 2022 - der er allerede nu kæmpe tilslutning til dagene
  • Nyt materiale udsendt om fysisk APV - HR har noteret, at der er et ønske om, at materialet også gøres elektronisk

Der spørges ind til, om der ved næste arbejdsskadestatistik kan fremgå, hvormange arbejdsskader der skyldes Covid-19. HR undersøger.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Lene gav en status i forhold til situationen med borgere fra Ukraine.

P.t. er der ankommet 40 fra Ukraine til Brønderslev Kommune. Alle er hentet via private borgere og også indlogeret privat. Det handler om kvinder, børn og ældre borgere.

Der er udarbejdet plan for når/hvis der kommer flere ukrainere, som bl.a. omhandler opholdstilladelse, hjælp til oprettelse af NemID m.v.

Brønderslev Kommune ved endnu ikke, hvor mange ukrainere der kommer i alt. Det bliver en opgave, som kommer til at fylde.

Fraværende: Annette Lerche

Til toppen

Opdateret 14. juni 2022