27. november 2014

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Godkendelse af referat fra møde den 9. september 2014.

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referat fra møde den 9. september 2014. Referatet er tidligere udsendt.

Der blev spurgt til status for hhv. arbejdsgruppen omkring "Åbent Rådhus" og Politik for optagelse af samtaler.

Åbent Rådhus: Arbejdsgruppen med bred repræsentation er udpeget. 1. møde er ikke afholdt endnu. Politik for optagelse af samtaler: Alle MED har givet indstillinger. FL har anmodet HR om at udarbejde et forslag a la Frederikshavn.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

• Borgerservice
• Børne- og Familieafdelingen
• FAS Børn og Kultur
• Staben for Økonomi, Personale og IT samt UP
• Visitationen
• Børne og Familieafdelingen
• Jobcentret
• Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen
• Teknik og Miljø
• FAS Sundhed og Velfærd
• Fas Børn og Kulur

Der blev spurgt nærmere ind til følgende referater:

FAS Sundhed og Velfærd (bilag 1)

FAS Børn og Kultur (bilag 11)

Jobcentret (bilag 4)

Visitationen (bilag 6)

Børne- og Familieafdelingen (bilag 9)

Fra ledelsens side blev det understreget, at referaterne var til orientering og ikke sagsbehandling. Såfremt der er forhold af generel karakter fra disse møder, der skal drøftes på MED, skal de sættes på dagsordenen på normal vis.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Sagsforløb: MED Administrationen

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Budgetopfølgningen udviser et nettomindreforbrug på i alt 7.976.000 kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Budgetopfølgningen fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Ifølge principper for Økonomistyring, udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgning til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

De tre budgetopfølgninger i indeværende år, har vist følgende budgetafgivelser:

Sammenlignet med Halvårsregnskabet pr. 30. juni 2014, er der følgende væsentlige forskydninger ved 3. budgetopfølgning:

• Finansieringssiden, hvor indtægterne er øget med ca. 1,2 mio. kr.
• Børne- og Skoleudvalget, hvor det forventede merforbrug er øget med 1,5 mio. kr.
• Beskæftigelsesudvalget, hvor det forventede merforbrug er reduceret med 1,4 mio. kr.
• Ældreomsorgsudvalget, hvor tidligere opgjort merforbrug på 3,0 mio. kr. nu forventes finansieret fuldt ud indenfor området

På baggrund af kommunernes løbende indberetninger af forventede udgifter i 2014, forventer KL ikke, at servicerammen overskrides på landsplan. Sanktionslovgivningen forventes derfor ikke at træde i kraft.

Pr. 1. januar 2014 blev UngeCentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen på anbringelsesområdet, ses området i budgetopfølgningerne i indeværende år under ét. Det samlede merforbrug på anbringelsesområdet er i denne budgetopfølgning opgjort til 429.000 kr.

3. budgetopfølgning viser også i lighed med de tidligere budgetopfølgninger i år, at der er særlige udfordringer i forhold til at opnå den forventede besparelse med Flerårsaftalen på handicap- og psykiatriområdet. Den aktuelle udfordring ser pr. 30/9 ud til at udgøre ca. 20 mio. kr., der forventes i merforbrug på området i indeværende år. Dette er ikke indregnet i ovennævnte oversigt.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 28. oktober med følgende bemærkninger:

Forretningsledelsen anbefaler at budgetopfølgningen godkendes.

Forretningsledelsen udtrykker samtidig tilfredshed med at budgetopfølgningen udviser et samlet overskud og at det samlede billede er bedre end ved sidste budgetopfølgning, herunder at der en forbedring på området for udsatte Børn og Unge i forhold til sidste opfølgning. Der er dog fortsat et stort pres på serviceudgifterne, hvorfor det fortsat er vigtigt, at der er en generel tilbageholdenhed. Endeligt bliver det afgørende, at der fremadrettet holdes fuld fokus på at nå de mål der er sat indenfor Flerårsaftalens område.

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 12. november. Her blev det besluttet, at udsætte behandlingen af budgetopfølgningen til mødet i december måned. Økonomiudvalget ønskede samtidig en status og handleplan på flerårsaftalen, idet Økonomiudvalget ser med stor bekymring på den manglende opfyldelse.

Orienteringen fra ledelsen taget til efterretning.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Rygekultur har været på dagsordenen under gensidig information, den 9. september 2014, hvor det blev besluttet, at emnet sættes på som et selvstændigt punkt.

På baggrund af en henvendelse om rygegener i forbindelse med rygeskuret ved Brønderslev Rådhus ønskes der en generel drøftelse af rygekulturen.

Eninghed om, at der skal være plads til alle, samtidig med at rygekulturen skal være præget af ordentlighed, d.v.s.

• At ryge giver ikke ret til flere pauser end ikke-rygere, som udgangspunkt sker rygning i pauserne
• Der ryges ikke i telefontiden, hvor der er specifikke telefontider
• Afdelinger/teams må ikke tømmes p.g.a. rygning
• Der drøftes ikke sager, hvis der er andre i rygeskuret/på rygestedet

Såfremt det skønnes nødvendigt tages problemstilling op på personalemøder.

Rygeskuret i Brønderslev vendes, således åbningen vender ud mod p-pladsen p.g.a. gener fra røgen.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Drøftelse i forbindelse med nye medarbejdere.

Drøftelse af hvordan introduktion/kommunikation kan forbedres overfor resten af organisationen, når der starter nye medarbejdere.

Det forventes, at Lync (det nye telefon/kommunikationssystem) bliver det centrale omdrejningspunkt for tilgang til administrative medarbejdere.

Medarbejdergalleriet på Intranettet nedlægges, da det ikke vedligeholdes.

Nye medarbejdere/ledere skal præsenteres der, hvor det er relevant for det daglige samarbejde.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Drøftelse og godkendelse af datoer for årshjul for 2015.

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til nye datoer for MED-organisationen for 2015.

Godkendt.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

• 0 Arbejdsskader
• 7 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet

AT har ikke været på besøg inden for Administrationen og har heller ikke varslet flere risikobaset tilsyn inden for Administrationen siden sidste møde.

Behandles næste gang i forbindelse med, at der skal drøftes status på vold, trusler og anden psykisk påvirkning (selvstændigt punkt).

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.

1. Sundhedsplejen hører under Fag MED Administrationen fra 1. november 2014

Stor tilslutning til julefrokost. Tilmelding holdes åben.

Fraværende: Grete Christensen, Ole Holdt, Ingrid Thompsen mødte for Lisbeth Fruensgaard og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen.