22. maj 2014

Intet.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Godkendelse af referater fra møder den:

• 7. februar 2014

• 13. februar 2014

• 19. marts 2014

• 23. april 2014

Referaterne er tidligere udsendt.

Godkendt.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Til orientering for Fag MED Børn og Kultur foreligger der referater fra følgende:

• Hedegårdsskolen

• Hedegårdsskolen

• Dronninglund Skole

• Flauenskjold Skole

• Asaa Skole

• Børnehuset Himmelblå

• Børnehaven i Øster Brønderslev

• Dronninglund Børnehave

• Hjallerup Børnehave

• Klokkerholm Skole

• PPR

• Klokkerholm Skole

• Børnehuset Himmelblå

• Jerslev Børnehaver

• Klokkerholm Børnehave

• Toftegårdsskolen

• Toftegårdsskolen

• Søndergades Skole

• Dronninglund Skole

• Støtteteamet

• Ungdomsskolen

• Hjallerup Børnehave

• Dronninglund Skole

• Møllegården

• Agersted Skole

• Agerstd Skole

• Agersted Skole

• Agersted Skole

• Flauenskjold Skole

• Vuggestuen Himmelblå

• Søndergades Skole

• Dagplejen

• Dronninglund Skole

• Asaa Skjole

• Dronninglund Skole

• Asaa Børnehave

• Børnehaverne i Øster Brønderslev

• Biblioteket

• Børnehaverne i Jerslev

• Hjallerup Skole

• Dronninglund Skole

Der spørges ind til muligheden for afholdelse af 6. ferieuge på skolerne, idet 6. ferieuge er et punkt på flere af de indsendte referater. Henning redegør for reglerne på området.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014.

Budgetopfølgningen udviser forventede nettomerudgifter på i alt4,5 mio. kr. for hele 2014 i Brønderslev Kommune.

Budgetopfølgningen behandles i Økonomiudvalget d. 14. maj og i Byrådet d. 21. maj. Der orienteres på mødet om den politiske behandling herfra.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt status vedr. Ungecenteret samt status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Økonomiafdelingen fremsender hermed Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014. Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Pr. 1. januar 2014 blev Ungecentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen i anbringelsesområdet, ses området i denne budgetopfølgning under ét.

Budgetopfølgning 1 viser, at der er særlige udfordringer på handicap- og psykiatriområdet i forhold til at opnå de forventede budgetreduktioner, der er indarbejdet i Budget 2014 som en del af flerårsaftalen. Med de merudgifter der forventes på området, ser udfordringen aktuelt ud til at udgøre ca. 13,8 mio. kr., der skal hentes i løbet af 2014.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Endvidere er vedlagt et statusnotat vedr. Ungecenteret. Notatet beskriver hvilke budgetomplaceringer, der nu foretages mellem de forskellige politikområder. Derudover forslag til håndtering af en række temaer, der skal afklares i forhold til styringen af området.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2014.

Fagudvalgene har behandlet budgetopfølgningen i møderne i april/maj måned med følgende beslutninger:

Ældreomsorgsudvalget d. 30. april 2014

Tages til efterretning.

Miljø- og Teknikudvalget d. 5. maj 2014

Budgetopfølgningen blev uddelt, gennemgået og taget til efterretning.

Beskæftigelsesudvalget d. 5. maj 2014

Der blev udleveret revideret udgave af budgetopfølgningen.

Taget til efterretning.

Børne- og Skoleudvalget d. 6. maj 2014

Udvalget blev orienteret om den reviderede budgetopfølgning, som Forretningsledelsen foreslår.

Taget til efterretning.

Social- og Sundhedsudvalget d. 7. maj 2014

Udvalget indstiller, at tomgangshusleje vedrørende Tygelsgade ikke afholdes af Social- og Sundhedsudvalget.

Udvalget ønsker i forlængelse af tidligere fremsendte sager at der bliver tilført øgede ressourcer til Visitationen, således at de besparelser, der er indarbejdet i flerårsaftalen, kan udmøntes.

Johannes Trudslev var fraværende.

Fritids- og Kulturudvalget d. 8. maj 2014

Til efterretning.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 6. maj 2014 med følgende bemærkninger:

Da der er vanskeligheder med at nå de udmeldte mål i Flerårsaftalen i 2014 anbefales det, at der hurtigst muligt iværksættes en opnormering i Visitationen/Ungecentret som skal målrettes udmøntning af Flerårsaftalen og at der løbende afrapporteres på effekten af indsatsen.

En stor del af budgetproblemerne kan henføres til udgifter på flere dyre enkeltsager, hvorfor det fortsat er vigtigt at arbejde med at reducere udgifterne på de dyre enkeltsager, som det også blev understreget på byrådet strategiseminar i foråret.

Det anbefales at den igangværende niveautilpasning på BPA-området gennemføres i lyset af de høje udgifter på området og at der arbejdes på at tilpasse til landsgennemsnittet. Samtidig anbefales det, at det undersøges hvilke serviceændringer der skal eller kan foretages på ældreområdet hvis området selv skal dække merudgifterne på området.

Endvidere bemærkes det, at der kun resterer 685.000 i anbringelsespuljen til resten af året, hvorfor det er vigtigt nøje at følge og styre området i resten af året. Endvidere gøres opmærksom på at analysen på det specialiserede børneområde på længere sigt bør kunne påvirke udgiftsudviklingen på dette område.

Endeligt tyder det på en betydelig overskridelse af servicerammen, hvilken kan medføre sanktioner hvis kommunerne under et ikke overholder servicerammen. Der anbefales derfor at landstendensen følges meget tæt og såfremt det tyder på at servicerammen på landsplan kommer under pres må der hurtigt laves tiltag som reducerer serviceudgifterne. Det skal understreges at 5 mio. af overskridelsen på servicerammen skyldes at mentorordningen på beskæftigelsesområdet som følge af krav fra revision skal konteres på serviceudgifter frem for i dag på overførselsudgifter.

Henning orienterer om, at Økonomiudvalget ser med stor alvor på forventet overskridelse af servicerammen, derfor forventes det, at alle fagudvalg udviser tilbageholdenhed.

Punktet taget til efterretning.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

I henhold til budgetproceduren for arbejdet med Budget 2015, arbejdes der både med forslag til strukturændringer og udarbejdes afdækningsforslag, der skal afhjælpe de økonomiske udfordringer i budget 2015, herunder også for overførselsudgifterne og de specialiserede områder.

Status på arbejdet gives.

I henhold til den budgetprocedure, som Økonomiudvalget godkendte d. 12. marts, blev det besluttet at der bl.a. med udgangspunkt i de udarbejdede masterplaner igangsættes en proces for afklaring og politisk stillingtagen til hvilken udvikling og struktur, der ønskes på en række af kommunes serviceområder. Denne proces skal være afsluttet inden de egentlige forhandlinger om Budget 2015 starter op.

De økonomiske resultater af denne proces indregnes efterfølgende i budgetoplægget for Budget 2015 og vil påvirke behovet for yderligere afdækningsforslag på område.

Der blev samtidig fastlagt følgende tidsplan for arbejdet med strukturændringer m.v.

Udover de nævnte strukturændringer er processen omkring udarbejdelse af afdækningsforslag ligeledes igangsat på fagudvalgenes møder i maj måned. Arbejdet med forslag til strukturændringer og afdækningsforslag hænger tæt sammen. Det betyder, at såfremt der indenfor fagudvalgets område ikke arbejdes med større forslag til strukturændringer, betyder det, at de vedtagne sparekrav i stedet skal findes via afdækningskataloger som kendt fra tidligere budgetår.

Med udgangspunkt i de økonomiske udfordringer for kommunen, er der i budgetproceduren lagt op til, at der i 2015 skal spares 4% på serviceudgifterne. I forhold til årene 2016-2018 er det foreslået, at der opereres med yderligere årlige sparepuljer på 2%. Hermed kan der for hvert udvalgsområde udmeldes et samlet sparekrav for hvert år i de kommende 4 år.

I de enkelte fagudvalgs spareramme, tages højde for de områder som allerede har indarbejdet planer for langsigtet udmøntning af besparelser, det gælder følgende:

• Flerårsaftalen på Handicap- og Psykiatriområdet

• Aftale om digitalisering og velfærdsteknologi

• Energibesparelser som følge af ESCO-projektet.

Samlet set betyder det følgende sparekrav pr. udvalgsområde:

* Der skal korrigeres for fordeling af flerårsaftalen mellem handicap- og psykiatriområdet og Ungecenteret.

Der vil på MED-udvalgsmødet blive givet en nærmere orientering om status indenfor udvalgets områder.

Henning gennemgår plancherne "servicefælden klapper".

Plancherne virker som en øjenåbner og flere giver udtryk for, at det kunne give god mening, at de udbredes i organisationen, således flere får kendskab til de "facts", som plancerne viser.

Der kan ikke fremlægges noget i forhold til afdækning på mødet. Derfor beslutter udvalget, at der skal indkaldes til et ekstraordinært møde, når der foreligger yderligere. Mødet skal være afholdet inden den 6. juni 2014 i henhold til tidsplanen.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Sagsforløb: BS

Fag MED for Børn og Kultur anmodes om at drøfte proces- og tidsplan for forslag om etablering af af samdrift mellem skole/SFO og børnehave i Asaa.

Det faldende børnetal i Asaa medfører, at der ikke fremover er børn nok til at kunne opretholde den nuværende struktur og drift i Asaa Børnehave og SFO-Rusen.

Indførelse af den nye skolereform i august 2014 og de deraf følgende ændrede åbningstider i SFO samt et forventet fald i antal SFO-børn, gør det muligt at ændre Rusen og dens faciliteter til SFO-børnene.

Fagenheden for Børn og Kultur foreslår, at der arbejdes frem mod en placering af børnehavebørnene i nuværende SFO-Rusen, og at SFO-børnene fremover placeres i lokaler på skolen og i nuværende SFO-Rusen.

Der vil ved etablering af samdrift mellem børnehave og skole/SFO i Asaa være et overordnet formålat skabe en bedre og mere fleksibel udnyttelse af de tildelte ressourcer og dermed et bedre pædagogisk tilbud til børnene i Asaa.

Samdriften forventes bl.a. at bidrage til:

• En mere sammenhængende pædagogisk indsats.

• At skabe mere attraktive stillinger i børnehave- og SFO-delen.

• At forbedre sammenhængskraften i lokalsamfundet.

• At minimere ulemper ved svingninger i børnetal i årgange.

Der er udarbejdet en proces- / tidsplan (vedlagt som bilag) for indførelse af samdrift i Asaa med henblik på start af samdrift den 1. januar 2015.

Fagenheden for Børn og Kulturforeslår, at proces-/tidsplan for indførelse af samdrift igangsættes således, at MED-udvalg og forældrebestyrelser inddrages i arbejdet.

Den endelige stillingtagen til samdrift forventes jf. tidsplan fremlagt for Børne- og Skoleudvalget på ordinært møde i august.

Kendes ikke pt.

Børne- og Skoleudvalget, 6. maj 2014, pkt. 9:

Fagenhedens forslag godkendt.

Jørn orienterer om processen, hvor der er lagt vægt på en kvalitetsforbedring.

Fag MED for Børn og Kultur anbefaler forslaget.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Sagsforløb: BS

På baggrund af Børne- og Skoleudvalget beslutning den 6. maj 2014 har medarbejderne på Toftegårdsskolen indsendt en skrivelse til Fag MED for Børn og Kultur. Denne skrivelse bedes drøftet.

I september 2011 blev det politisk besluttet at sammenlægge daginstitutionerne i Brønderslev, Hjallerup, Jerslev og Øster Brønderslev. Dagtilbudsområdet har siden beslutningen blev truffet arbejdet på at gennemføre følgende sammenlægninger:

I Brønderslev by er børnehaverne Midgård, Hedelundsgade og Jyllandsgade ledelsesmæssigt sammenlagt.

• I Hjallerup er børnehaverne Møllegården og Hegely ledelsesmæssigt og fysisk sammenlagt

• I Jerslev er børnehaverne Smørhullet og Baunehøj ledelsesmæssigt sammenlagt og i ØsterBrønderslev er børnehaverne Grøftekanten og Myretuen ledelsesmæssigt sammenlagt.

Begge sammenlægninger er med henblik på en fysisk sammenlægning.

Det faldende børnetal i Jerslev medfører, at der ikke fremover er børnehavebørn nok til at kunne opretholde den nuværende struktur og drift i både afdeling Baunehøj og afdeling Smørhullet.

Derfor foreslås det, at børnehavebørnene samles ved skolen i afdeling Smørhullet og nuværende SFO Regnbuen.

Indførelse af den nye skolereform august 2014 og deraf mindre åbningstid i SFO og dermed færre børn, gør det muligt at undvære Regnbuen og dens faciliteter. Fremover vil SFO´en således kunne huses i skolens bygninger på følgende måde:

• Børn fra børnehaveklasse til og med 2. klasse samles i eksisterende SFO afdeling Regnbuen på skolen ved at have delelokale med børnehaveklasserne.

• Børn fra 3. klasse huses i nuværende klublokale sammen med børnene fra 4. klasse, idet børnetallet i nuværende klub forventes at falde drastisk. Børn fra 3. klasse passes fortsat på SFO vilkår og til SFO takst.

Placeringen af SFO på skolen øger muligheden for brug af skolens øvrige faciliteter såsom skolekøkken, hal og gymnastiksal.

Forslaget har været sendt til udtalelse i bestyrelser – vedlagt som bilag

Der er udarbejdet overslag over anlægsudgifter på kort og længere sigt – vedlagt som bilag

Fagenheden for Børn og Kulturanbefaler, at børnehavebørnene samles ved skolen i afdeling Smørhullet og nuværende SFO Regnbuen.

Fag MED for Børn og Kultur, 23. april 2014, pkt. 2

Fag MED for Børn og Kultur anerkender behovet for at etablere et børnecenter ved skolen, som giver gode muligheder for at udvikle det samarbejde, som allerede er i gang.

Der vil være behov for tilretninger både i forhold til børn og personale, inden børnecentret vil kunne fungere optimalt.

De nuværende udearealer er til gavn for både SFO og børnehave.

Kendes ikke pt.

Børne- og Skoleudvalget, 6. maj 2014, pkt. 8:

Fagenhedens anbefaling godkendt og processen sættes i gang. Udvalget ønsker at afvente indretningen af ude arealet ved Solstrålen set i relation til evt. frafald i tilmeldingen til SFO.

Udvalget har ikke taget stilling til ønskede ombygningsarbejder efter 1. september 2014.

Line Vanggaard Pedersen ønsker SFO bibeholdt i Regnbuen og ser gerne de øvrige bygninger og lokaler indrettet til børnehave i en overgangsperiode.

Fag MED for Børn og Kultur henviser til beslutningen fra mødet den 23. april 2014.

Formanden for udvalget svarer medarbejderne på Toftegårdsskolen på den konkrete skrivelse.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets risikobaseret tilsyn indenfor Børn og Kulturs område.

Arbejdsskader:

Siden sidste ordinære møde i Fag MED for Børn og Kultur har Personaleafdelingen modtaget følgende:

• 13 anmeldelser om arbejdsskader

• 9 intern registrering af vold, trusler eller anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet:

Arbejdstilsynet har siden sidste ordinære møde givet Skolefritidsordningen på Skolegades Skolen en grøn smiley.

AT har den 10. marts 2014 meldt, at de kommer på Risikobaseret tilsyn på følgende steder:

• Børnehuset Himmelblå

• Asaa Børnehavej

Herudover har de, den 8. maj 2014 meldt, at de kommer følgende steder:

• Brønderslev Bibliotek

• Den grønne giraf

• Skolefritidsordningen Flauenskjold Skole

• Agersted Skole

• Skolefritidsordningen Asaa Skole

• Klokkerholm Skole

• Hjallerup Børnehave

Taget til efterretning.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.

1. Klokkeslet for afholdelse af MED-møderne

Ad. 1)

Fastholder møderne kl. 13.00

Lena orienterede om, at hun og Jørn tager fat i de institutioner, som endnu ikke har indsendt referater til Fag MED for Børn og Kultur til orientering.

Kirsten orienterede om, at MED-aftalen har været genforhandlet, bl.a. om den del, der vedrører, at selvejende institutioner skal tilbydes repræsentation i MED-udvalget.

På næste ordinære møde ønskes der et punkt, som omhandler UU-vejledernes fremtidige situation.

Fraværende: Ann Dorte Bredahl og Carsten Otte.