1. juli 2019

Hoved MED - Referat

Dato: 1. juli 2019
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsordenen.

Velkommen til Tommy, som nu er med i udvalget og til Line, som er suppleant for Ann Cathrine.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 15. marts 2019.

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes godkende referat fra mødet den 15. marts 2019. Referatet er tilgængelig på hjemmesiden og e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


3. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019.

Budgetopfølgningen for første kvartal 2019, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 11,9 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2019. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 41,6 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2019.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventede budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen for første kvartal 2019, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 11,9 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2019. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 41,6 mio. kr.

På Finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 16,3 mio.kr. Beløbet består primært af en forventet mindreudgift vedr. midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet samt merindtægt som følge af overgangsordning pga. tab i udligning.

Driftsområderne under ét - viser et forventet merforbrug på 4,4 mio. kr., de væsentligste årsager til merforbruget er:

På Økonomiudvalgets område forventes der et mindreforbrug på 2,4 mio. kr. som vedrører forventet mindreforbrug til tjenestemænd, herunder pension til tjenestemænd. Derudover forventes mindreforbrug på administrationsbidraget til Udbetaling Danmark og et mindreforbrug på Nordjyllands Beredskab.

På Børne- og Skoleudvalgets område forventes et merforbrug på 5,7 mio. kr., som hovedsageligt skyldes flere børn i dagplejen. Derudover forventes merforbrug på SFO pga. færre indtægter, samt merforbrug på Udsatte børn og unge.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalgets område forventes et mindreforbrug på 18,7 mio. kr., der hovedsageligt vedrører Integrationsområdet pga. færre flygtninge samt efterregulering af bl.a. refusion. Derudover blev der ved budgetlægningen budgetteret med et beløb til at modstå konjunkturændringer, hvilket der ikke er behov for. På området er der vedtaget en strategi for "borgere der er længere væk fra arbejdsmarkedet". Strategien forventes at bidrage med et mindreforbrug.

På Ældreomsorgsudvalget forventes der et merforbrug på 4,9 mio. kr. Merforbruget skyldes bl.a. ændring i antal pladser på plejecentre samt pladstyper. Derudover forventes der et merforbrug på hhv. boligstøtte samt hjælpemidler.

På Social- og Sundhedsudvalgets område forventes der et merfobrug på 13,9 mio. kr. som primært skyldes tilgang af dyrere sager.

På teknik- og Miljøudvalget forventes der et merforbrug på 1,0 mio.kr. som udelukkende vedrører vintertjeneste.

På det samlede børn- og ungeområde forventes der på nuværende tidspunkt et merforbrug på 1,0 mio.kr. Der er i dette beløb ikke taget højde for evt. tilgang resten af året.

Direktionen den 07. maj 2019

Pga. mindre udgifter på beskæftigelses- og integrationsområdet og merindtægter med baggrund i overgangsordningen for udligning, udviser det samlede billede et overskud i forhold til budget.

Udfordringen på det specialiserede voksenområde er umiddelbart vanskelig at reducere hurtigt. Kommunens medvirken i KL-partnerskabet ”Projekt om bedre styring på socialområdet” kan evt. give bud på indsatsområder. Ligeledes kunne det overvejes at få foretaget en ekstern screening af de aktive sager på området med henblik på ideer til yderligere indsatser for reduktion af udgiftsniveauet.

Inden der evt. foretages yderligere på ældreområdet, anbefales det at afvente effekten af de allerede igangsatte indsatser for håndtering af udfordringerne på ældreområdet

Det konstateres, at der på nuværende tidspunkt er opnået næsten balance mellem forventede udgifter og budget indenfor udsatte børn og unge

Udviklingen i antal ydelsesmodtagere på beskæftigelsesområdet følges løbende, da vurderingen aktuelt er på data for januar måneds forbrug. En evt. mere positiv vurdering af udgiftsudviklingen på området vil ske ved 2. budgetopfølgning.

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes.

Da der ikke er kommet midler via sidste finanslov, foreslår Direktionen, at der laves følgende omplaceringer vedr. tilpasningspuljer jf. budgetaftale 2019:

  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 3,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget
  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 5,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Ældreomsorgsudvalget

Økonomiudvalget den 15. maj 2019

Indstilles godkendt.

Udvalgene og forvaltningerne forventes at tage initiativer til minimering af overskridelser. Ved næste budgetopfølgning skal der rapporteres og følges op på iværksatte initiativer.

Byrådet den 22. maj 2019

Økonomiudvalgets indstilling godkendt

Beslutning

Jens gav en orientering om budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019.

På nuværende tidspunkt er der et mindreforbrug i forhold til budgettet på ca. 12 mio. kr. Herudover er der et merforbrug på serviceudgifterne på 4,4 mio. kr.

Samlet ser det godt ud, men der er en forventning om, at de steder hvor der har været et merforbrug, skal der følges tæt op.

Merforforbruget og årsagerne hertil blev drøftet. Medarbejderrepræsentanter indenfor Sundhed og Velfærd kommenterede, at det er frustrerende, at det stadig indenfor deres område, at merforbruget er størst.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


4. Budget 2020 - høring af råderumspuljer


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Forslag til råderumspuljer udsendes til høring.

Hoved MED anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har besluttet at udsende de forslag til råderumspulje, der er indkommet fra fagudvalgene til høring i relevante råd, nævn og udvalg.

Fristen for indsendelse af høringssvar er 01. august 2019.

Beslutning

Punktet blev indledt med en generel drøftelse i forhold til budget 2020.

Søren orienterede om, at KL har meddelt, at økonomiforhandlingerne først går i gang i august måned og dette kan medfører, at budgetprocessen for budget 2020 bliver ændret.

Medarbejdersiden har følgende høringssvar for budget 2020:

I forbindelse med høring af råderumspuljer for budget 2020, ønsker medarbejdersiden i Hoved MED at udtale sig.

Med vedtagelse af budgetprocessen for budget 2017, vedtog man nogle hovedprincipper, der skulle danne grundlag for budgetprocessen. Her lød det første:

”At sigtet med perioden 2016-2018 er, at målsætningerne med den økonomiske politik er nået senest ved udgangen af perioden, dog således det ikke er et krav at kassebeholdningen i perioden er nået op på målsætningen (ca. 80 mio. kr.), men at kravet er at kassebeholdningen skal styrkes”

I Regnskabet for 2018 gør man følgende status:

”Brønderslev Kommunes gennemsnitlige kassebeholdning opgjort over 12 måneder er pr. 31. december 2018 opgjort til 226,5 mio.kr”

Vi mener, at tallene taler for sig selv. Målsætningen til budgetterne for perioden 2016-2018 er for længst indfriet. Det er på tide, at man begynder at investere i den service, man leverer til borgerne frem for at stramme skruen endnu mere, og der er i den grad behov for det.

Brønderslev Kommune har ifølge Økonomi og Indenrigsministeriet det billigste dagtilbud, det billigste skolevæsen og den laveste udgift til ældre i regionen. Dette betyder, at der er færre ansatte til at løfte opgaverne omkring vores børn og ældre sammenlignet med andre kommuner, ligesom det er en generel opfattelse blandt kommunens ansatte, at arbejdsdagen er præget af travlhed og kompromisser.

Hvis Kommunen skal være en attraktiv bosætningskommune, med fortsat vækst i tilflytning af familier, er vi nødt til at investere i den service, vi leverer til borgerne. Vi skal sikre, at der er de hænder, der er brug for, og at det er uddannet kvalificeret personale, der varetager opgaverne. Personale der har mulighed for at prioritere en forebyggende og tidlig indsats frem for brandslukning.

Med et budgeret overskud på 41,6 mio. kr. i 2019 og et forventet mindre forbrug på 11,9 mio. kr. efter førstekvartals budgetopfølgning, foreslår vi at budget 2020 tilføres de nødvendige midler, fra den kvarte milliard man har i kommunekassen.

Medarbejdersiden i Hoved MED støtter i øvrigt op om udtalelserne fra medarbejdersiden i Fag MED-udvalgene.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


5. Evaluering af arbejdsmiljødagene 2019


Resume

Hoved MED bedes evaluere Arbejdsmiljødagene, der blev afholdt den 20. og 21. marts 2019 i Vrå Idrætscenter.

Samtidig bedes Hoved MED træffe beslutning om der, på Arbejdsmiljødagene i 2020, skal være en workshop kun for medarbejdere ansat i Brønderslev Kommune.

Sagsfremstilling

Arbejdsmiljødagene 2019 blev afholdt den 20. og 21. marts i Idrætscenter Vendsyssel. Dagene blev afviklet i samarbejde med Hjørring og Frederikshavn Kommuner.

Hoved MED bedes evaluere dagene.

I alt deltog 163 personer fra Brønderslev Kommune. Af de 163 personer deltog 95 begge dage.

Af de 163 personer var:

  • 63 Ledere
  • 47 AMR
  • 47 TR
  • 6 Andet

Efter ønske fra Hoved MED var der igen i år en workshop torsdag formiddag kun for medarbejdere ansat i Brønderslev Kommune. Formålet med workshoppen var at tydeliggøre, hvordan TRIO’en sammen med den resterende arbejdsplads kunne fremme den gode arbejdsdag med afsæt i kerneopgaven. Lene Møller Hvid fra ArbejdsmiljøCentret styrede workshoppen, som vekslede mellem oplæg, refleksioner og drøftelser i TRIO’en. 130 medarbejdere var tilmeldt workshoppen.

Hoved MED bedes drøfte, hvorvidt der på Arbejdsmiljødagene i 2020 skal afholdes en workshop kun for medarbejdere ansat i Brønderslev Kommune. HR anbefaler, at der holdes en pause, på et par år, hvorefter det tages op på ny.

Til orientering kan det oplyses, at Arbejdsmiljødagene afholdes den 4. og 5. marts 2020.

Beslutning

Jens Chr. gav baggrunden for, hvorfor HR anbefaler, at der holdes en pause i forhold til en workshop kun for medarbejdere ansat i Brønderslev Kommune. Med udgangspunkt i denne havde Hoved MED en god drøftelse.

Ud fra drøftelsen blev der enighed om, at medarbejderne i Brønderslev følger det fælles program i 2020. Muligheden for en ny workshop kun for Brønderslev holdes åben i fremtiden.

I forhold til evaluering af Arbejdsmiljødagene 2019 generelt var der følgende kommentarer:

  • mange rigtig gode workshops, men også nogle få knap så gode
  • manglede muligheden for at evaluere workshoppen (smiley)

Er der gode ideer til workshop eller andet til Arbejdsmiljødagene 2020 kan det give videre til Mia Pilgaard eller Gitte Grau i HR.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


6. Årlige arbejdsmiljødrøftelse 2019


Resume

Hoved MED bedes drøfte status på forrige års arbejdsmiljødrøftelse, herunder vurdere om sidste års mål er nået.

Samtidig skal Hoved MED beslutte, hvilke emner, der skal fokuseres på i 2019/2020.

Sagsfremstilling

I 2018 besluttede Hoved MED, at emnerne for den Årlige Arbejdsmiljødrøftelse var følgende:

  • Sygefravær
  • Psykisk arbejdsmiljø, herunder fx. stress, vold, mobning eller høje følelsesmæssige krav i arbejdet.

Evalueringen af den Årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført via en survey undersøgelse i arbejdsmiljøgrupperne og viste følgende:

  • Gennemførselsprocenten ud fra besvarelserne var høj
  • Arbejdsmiljøgrupperne har taget relevante emner op og de planlagte tiltag levede op til de fastsatte mål
  • Metoden for gennemførsel af den årlige arbejdsmiljødrøftelse er stadig ny, så her er der en opmærksomhed på implementeringsdelen
  • Der efterspørges nem adgang til information omkring den årlige arbejdsmiljødrøftelse
  • Det er vigtigt at drøfte strukturen for gennemførsel af Årlig arbejdsmiljødrøftelse i de lokale arbejdsmiljøgrupper og fx sætte den i årshjul, på TRIO møder, Lokal MED møder osv.

Hele resultatet kan ses i vedhæftede bilag.

Ud fra besvarelserne i survey undersøgelsen, samt emnerne i HR strategien, foreslår HR følgende emner for Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2019/20:

  • Opmærksomhed på, samt forebyggelse af krænkende handlinger, herunder mobning og chikane
  • Nærvær/fravær med fokus på langtidsfriske og håndtering af langtidssyge

Efter Hoved MED har valgt emne for Årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter Fag MED hvilke fokuspunkter, der skal prioriteres. Herefter planlægger Lokaludvalg/personalemøder med MED-status hvilke konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de gennemføres.

Beslutning

Jens Chr. gav baggrunden for, hvorfor HR har anbefalet netop de to forslag.

Efter en drøftelsen af forslagene blev det godkendt, at næste års emner for Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2019/20 er:

  • Opmærksomhed på, samt forebyggelse af krænkende handlinger, herunder mobning og chikane
  • Nærvær/fravær med fokus på langtidsfriske og håndtering af langtidssyge

HR arbejder videre med konkret materiale, som kan understøtte emnerne. Materialet vil blive tilgængeligt på hjemmesiden.

Næste del af processen er, at på næste møde i Fag MED drøftes, hvilket fokuspunkter, der skal prioriteres indenfor de valgte emner. Herefter skal Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status på den enkelte arbejdsplads drøfte, hvad målet er i forhold til emnerne. Der drøftes konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de skal gennemføres

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


7. Årsrapport 2018 - arbejdsskader


Resume

Årsrapport, for arbejdsulykker i Brønderslev Kommune for 2018, til orientering

Sagsfremstilling

Contea har udarbejdet årsrapport for 2018 for arbejdsulykker i Brønderslev Kommune.

Antallet af arbejdsulykker er steget fra 204 anmeldelser i 2017 til 231 anmeldelser i 2018. Dvs. en stigning på 27 anmeldelser Et antal mellem 200-240 anmeldelser pr. år anses for "normalt" dog med in mente, at der fortsat skal gøres, hvad det er muligt for at nedbringe antallet af ulykker.

I miljøer med meget personkontakt, som fleste kommunalt ansatte har, så vil det være uundgåeligt med arbejdsulykker, men jfr. "Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet" er målet for Brønderslev Kommune, at antallet af alvorlige arbejdsulykker som udgangspunkt

er 0. Dette er næppe realistisk og derfor skal der arbejdes hen mod så få alvorlige ulykker som muligt. I 2017 er der registreret 7 alvorlige ulykker og i 2018 er der registrerer 8 ulykker i Brønderslev Kommune.

Vold og trusler er steget i 2018 og det kan hænge sammen med, at retningslinjerne for fysisk og psykisk vold blev revideret i 2018 og dermed har givet øget fokus på indberetninger af vold og trusler.

Faldskader er en af de skadetyper, som kan give alvorlige skader. I Brønderslev Kommune er der sket et fald i antallet af faldskaber i de sidste år og fra 2017 til 2018 er der yderligere sket et fald på ca. 12%, hvilket er meget positivt. Arbejdstilsynet har øget fokus på fald og snublen og BFA har udarbejdet materialet "Forebyg fald- og snubleulykker på din arbejdsplads".

Beslutning

På baggrund af årsrapporten 2018 - arbejdsskader fra Contea var der en generel drøftelse af arbejdsskader og indberetninger heraf. Der er en generel opfattelse af, at alle hændelser ikke bliver indberettet, da EASY ikke er særlig brugervenligt og meget ressourcekrævende, samtidig med, at det er forskelligt, hvor stort fokus, der er på det på den enkelte arbejdsplads. Fra ledelsens side blev det pointeret, at alle episoder bør indberettes - også trusler.

Jens Chr. orienterede om, at HR arbejder på en App-løsning til registrering af hændelse, som er meget brugervenlig. Løsning tilgås fra både mobil, tablet og computer.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


8. Status på ny ferielov


Resume

Der gives en status på ny ferielov.

Sagsfremstilling

Jens Chr. giver en status og opsummerer hovedelementerne i den ny ferielov.

Notat er vedhæftet som bilag.

Beslutning

Jens Chr. gav en kort gennemgang af reglerne i den ny ferielov.

Hovedelementerne er følgende:

  • optjener ferie samtidig med man arbejder
  • træder i kraft 1/9
  • 1/5 - 1/9 overgangsperiode
  • 6. ferieuge fortsætter uændret
  • kan holde ferie på forskud som skal aftales med arbejdsgiver. Der arbejdes med retningslinjer for, hvordan forskudsferie kan afholdes

På mødet udleverede Jens Chr. en pjece fra KL om nye ferieregler i 2020. Herudover blev der udleveret en artikel fra HK/Kommunal, den 10. maj 2019

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


9. Strategisk planlægning af MED-arbejde


Resume

Drøftelse af det strategiske MED-arbejde i Hoved MED.

Sagsfremstilling

Jfr. Lokalaftalens §9 skal Hoved MED drøfte, hvordan der er arbejdet strategisk med MED-arbejdet i Hoved MED:

  • hvad har vi gjort?
  • hvad gør vi fremover?

På mødet afsættes der tid til at drøfte det strategiske MED-arbejde i mindre grupper. Der opsamles i plenum.

Uddrag af Brønderslev Kommunes MED-aftale §9, stk. 5-7 er vedhæftet.

Beslutning

Hoved MED blev delt op i 4 grupper. Grupperne drøftede det strategiske MED-arbejde, hvorefter der blev samlet op i plenum.

HR laver en opsamling fra grupperne til næste møde i Hoved MED.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


10. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Resume

Til orientering.

Sagsfremstilling

Punkt 1)

Orientering om Kommunikationsstrategi

Punkt 2)

På mødet i Hoved MED, den 15. marts 2019 blev det besluttet, at nyhedsbrevet fra Hoved MED, skal nytænkes for at fremme større formidling i organisationen.

Som det er nu udsendes nyhedsbrevet til alle AMR, TR og ledere efter hvert møde i Hoved MED. Dette er senest gjort, den 3. april 2019. Samtidig er nyhedsbrevet tilgængeligt på hjemmesiden. Siden den 15. marts 2019 har der været 10 søgninger på nyhedsbrevet på hjemmesiden.

På baggrund af ovenstående foreslåes en af følgende:

  • Fortsætter som nu, hvor der er ca. 316 personer, der modtager nyhedsbrevet pr. mail umiddelbart efter mødet i Hoved MED og samtidig fortsætter med at lægge det på hjemmesiden.
  • Næstformand og formand interviewes umiddelbart efter mødet i Hoved MED og det lægges på Facebook og/eller hjemmeside
Beslutning

Ad 1)

Pjecen om Kommunikationsstrategi blev udleveret. Strategien og guides kan findes på hjemmesiden.

Det kommenteres, at strategien ikke tidligere har været i MED-systemet. Ledelsens anerkender dette synspunkt.

Ad 2)

Hoved MED har en god drøftelse i forhold til punktet. Det forsættes med at sende Nyhedsbrevet ud til ledere, TR og AMR efter møde i Hoved MED, hvorefter det er op til den enkelte at beslutte om det sendes videre.

Der orienteres om, at medarbejderrepræsentanterne i Hoved MED har fået budgetkonsultation, den 30/8 fra OAO. Denne dato kan evt. ændres, idet økonomiforhandlingerne først går i gang i august måned.

Planlægningsgruppen i forhold til AKUT-midlerne sender snart indbydelse/program ud. Datoen bliver den 25. september 2019.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


11. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Beslutning

Punkt 3 - Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019

Punkt 4 - Budget 2020 - høring af råderumspuljer

Punkt 5 - evaluering af arbejdsmiljødagene 2019

Punkt 8 - Status på ny ferielov

Punkt 3 og punkt 4 orienteres om i et samlet punkt.

Fraværende: Lene D. Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen

Opdateret 4. juli 2019
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye