8. april 2021

Hoved MED - Referat

Dato: 8. april 2021
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 10:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 11. december 2020

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes godkende referat fra mødet, den 11. december 2020.

Referatet er tilgængeligt på e-Dagsorden og hjemmesiden.

Beslutning

Referatet blev godkendt.

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


3. Oplæg til Budgetproces og tidsplan for Budget 2022


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Til information og drøftelse i Fag MED og Hoved MED.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2022. Forslaget er udarbejdet på baggrund af de tilbagemeldinger, der er blevet givet i forbindelse med evalueringen af sidst års budgetproces.

Tages der udgangspunkt i kommunens økonomiske politik og de dertil udarbejdede ”trafiklys”, vurderes budget 2022 på nuværende tidspunkt at være i balance. Men for at få plads til omprioriteringer og nye opgaver foreslås det, at der etableres et råderum hertil. Dette sker ved udarbejdelse råderumspuljer på de enkelte fagområder. Samtidig lægges der op til, at forslag til råderum skal udarbejdes og sendes i høring inden sommerferien.

Økonomiudvalget skal således beslutte om og i givet fald hvor store forslag til råderum, der skal udarbejdes. I budgetprocessen er der opgjort forslag til råderumspuljer på henholdsvis 0,5 % og 1,0 % for de enkelte udvalg.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktionen af prisfremskrivningen. Puljen udgør 1,9 mio. kr. mellem 2021 og 2022 baseret på KL's skøn fra juni 2020.

Der er, som de tidligere år, mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

For at få sammenhæng i tidsplanen for udarbejdelse af budget 2022, lægges der op til, at Økonomiudvalgsmødet den 22. september 2021 flyttes til den 29. september 2021 og at Byrådsmødet den 29. september sløjfes.

Til Byrådets møde den 27. januar 2021 er Budgetproces og Tidsplan opdateret med de justeringer, som blev besluttet på Økonomiudvalgets møde den 20. januar 2021.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget

  • tager stilling til, om der skal udarbejdes forslag til råderum, og i så fald puljen størrelse
  • tager stilling til, om der skal indarbejdes reduktion af prisfremskrivning på 1,9 mio. kr. samt
  • drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2022
Personale

Ingen.

Indstilling

Beslutning fra Økonomiudvalget, 20. januar 2021, pkt. 3:

Tids- og procesplan indstilles godkendt.

Alle udvalg skal finde omprioriteringsforslag indenfor intervallet 0,8 til 1 % til brug for omprioriteringer og ønsker.

Beslutning fra Byrådet, 27. januar 2021, pkt. 5:

Godkendt.

Eskild Andersen var fraværende. Ole Andersen mødt.

Beslutning

Jens orienterede omkring Budgetproces og tidsplan for Budget 2022.

Overordnet set er der balance i budgettet. Der skal findes omprioriteringsforslag inden for intervallet 0,8%-1% til brug for omprioriteringer og ønsker.

Omprioriteringsforslagene samt budgetprocessen blev drøftet.

Det blev oplyst, at fokus ikke er at spare penge og ”lukke huller”, men skabe rum for omprioritering/ investeringer af områder.

Jens inviterer Fag MED og Hoved MED til kort oplæg om budget 2022, inden høring i september.

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Bilag

Til toppen


4. Status COVID-19


Resume

Opfølgning og status på COVID-19.

Sagsfremstilling

På mødet gives der en opfølgning og status på COVID-19 på tværs af områderne inden for Brønderslev Kommune.

Beslutning

Generelt:

Der er et meget lavet smittetal i Brønderslev Kommune og der er 11 indlagte i Nordjylland, hvoraf ingen er fra Brønderslev Kommune.

Der er fuld gang i vaccinering og målgruppen med de 75-79-årige er i gang med vaccinering nu. Den 12. april er der planlagt 10.000 vacciner i Nordjylland.

Hvis incidens tallet stiger til over 200 træder der automatisk regionale nedlukninger i kraft. Er smittetallet mellem 100-200 er et op til den enkelte kommune at vurdere behovet for yderligere nedlukninger.

Status fra de 4 Fag MED i forhold til COVID-19:

Fag MED Sundhed og Velfærd:

  • Det går stille og roligt på området
  • Tandplejen har været igennem et udbrud med 14 smittede medarbejdere.

Fag MED Teknik og Miljø

  • Medarbejderne arbejder nu som før og møder ikke længere ind forskudt
  • Kontormedarbejderne møder ind efter påske

Fag MED Børn og Kultur

  • De gentagne op-/nedlukninger er næsten blevet hverdag og medarbejderne er gode til at nytænke kerneopgaven og dermed få hverdagen til at fungere
  • Der er startet op med 50% fremmøde for 5.-8. kl., det er gået godt
  • Vedr. test så er det også gået godt - der har ikke været udfordringer med falsk positive test
  • Der er trivselsmidler på vej til skoleområdet
  • Der opleves en generel træthed og de mange omstillinger kræver god dialog og kommunikation

Fag MED Administration og ejendomsservice

  • Der er stadig mange der arbejder hjemmefra
  • Flere er begyndt at møde ind i rul
  • Det går godt nok at arbejde hjemme, men det påvirker den psykiske trivsel
  • Beskæftigelsesindsatsen går i gang i næste uge
  • Service- og rengøringsområderne har været i fuld drift længe

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse


Resume

Hoved MED bedes drøfte status på forrige års arbejdsmiljødrøftelse, herunder vurdere om sidste års mål er nået.

Samtidig skal Hoved MED beslutte, hvilke emner, der skal fokuseres på i 2021/22.

Sagsfremstilling

I 2019 besluttede Hoved MED, at emnerne for den Årlige Arbejdsmiljødrøftelse var følgende:

  • Opmærksomhed på, samt forebyggelse af krænkende handlinger, herunder mobning og chikane
  • Nærvær/fravær med fokus på langtidsfriske og håndtering af langtidssyge

Evalueringen af den Årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført via en survey undersøgelse i arbejdsmiljøgrupperne og viste følgende:

  • Gennemførselsprocenten ud fra besvarelserne er tilfredsstillingen
  • Arbejdsmiljøgrupperne har taget relevante emner op og de planlagte tiltag og hos 65% levede de planlagte tiltage op til de fastsatte mål
  • Gennemførslen og planlægningen har været udfordret af COVID-19
  • Der efterspørges nem adgang til information omkring den årlige arbejdsmiljødrøftelse
  • Det er vigtigt at drøfte strukturen for gennemførsel af Årlig arbejdsmiljødrøftelse i de lokale arbejdsmiljøgrupper og fx sætte den i årshjul, på TRIO møder, Lokal MED møder osv.

Hele resultatet kan ses i vedhæftede bilag.

Ud fra besvarelserne i survey undersøgelsen, samt emnerne i HR strategien, foreslår HR følgende emner for Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2021/22:

  • Læring af erfaringer under COVID-19
  • Fokus på kerneopgaven

Efter Hoved MED har valgt emne for Årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter Fag MED hvilke fokuspunkter, der skal prioriteres. Herefter planlægger Lokaludvalg/personalemøder med MED-status hvilke konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de gennemføres.

Beslutning

Hoved MED drøftede den Årlige arbejdsmiljødrøftelse. Både det kommende års emner samt om det foregående års mål var nået.

Det drøftes at den årlige arbejdsmiljødrøftelse nogle steder ikke opleves vedkommende, hvilket skal forsøges ændret. Nogle steder opleves det som om der ikke arbejdes nok i dybden med emnerne. Det er vigtigt at der er fælles drøftelse af hvor dybt der skal arbejdes med emnerne. Er der behov for hjælp til drøftelsen på arbejdspladsen, kan HR kontaktes.

Valgte emner for næste år er:

- Læring af erfaringer under Covid-19

- Nærvær/fravær, fortsættelse af emnet for sidste års arbejdsmiljødrøftelse

Emnerne kommer til at stå på www.ansatibrønderslev.dk

Samtidig blev det besluttet, at den Årlige Arbejdsmiljødrøftelse, tages op som temadrøftelse, på Hoved MED, når næste års emner skal vælges.

Udgangspunktet for temadrøftelsen kan være AMR´s besvarelse af survey. Vi har alle et ansvar for at formidle vigtigheden af den Årlige Arbejdsmiljødrøftelse og en opfordring til AMR om, at besvare survey.

Bilag

Til toppen


6. Evaluering af den Lokale MED aftale


Resume

Forslag til revidering/redaktionel tilretning af den Lokale MED aftale, til drøftelse for Hoved MED.

Sagsfremstilling

I forbindelse med evaluering af den Lokale MED aftale har Hoved MED nedsat en arbejdsgruppe med medarbejderrepræsentanterne Rita Nielsen og Ellen Rasmussen og ledelsesrepræsentanterne Søren Steensen og Jens Davidsen. HR er tovholder.

Alle Fag MED er fremkommet med bemærkninger til den eksisterende Lokal MED aftale.

Arbejdsgruppen har på baggrund af tilbagemeldingerne, arbejdet med en redaktionel tilretning, således den Lokale MED aftale blev i overensstemmelse de begreber, den praksis og lovgivning som er gældende nu. De vigtigste/største redaktionelle tilretninger er vedhæftet som bilag. Den reviderede Lokale MED aftale incl. bilag er også vedhæftet.

Hoved MED bedes drøfte:

  • Arbejdsgruppens forslag til den tilrettede lokale MED aftale
  • De reviderede bilag

Hoved MED bedes desuden drøfte om "Dialog og Samarbejdskultur" skal indgå, som bilag, i den Lokale MED aftale.

De bilag, som arbejdsgruppen foreslår, bliver taget ud af MED-aftalen, revideres løbende af HR, hvorefter de godkendes i Hoved MED

Beslutning

Medarbejdersiden efterlyste en udgave af den Lokale MED aftale, hvor alle rettelser fremgår i teksten og ikke kun via det vedhæftede dokument. Når de har fået denne udgave, ønsker de at drøfte revideringen med baglandet, inden de kommenterer forslaget.

Punktet er derfor udsat til næste møde.

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Bilag

Til toppen


7. Stratetisk drøftelse af MED-arbejdet


Resume

Hoved MED bedes godkende arbejdsgruppens forslag til det årshjul, der danner rammen for det strategiske arbejde i Hoved MED.

Sagsfremstilling

Hoved MED drøftede på møderne i juli og oktober 2019 det strategiske MED-arbejde i Hoved MED.

Fra gruppearbejdet på mødet i juli blev der udarbejdet en opsamling, som dannede udgangspunkt for drøftelsen på mødet i Hoved MED i oktober 2019. Her var der enighed om, at et 4 årigt årshjul/skabelon, for det strategiske arbejde vil være en fordel. Herudover ønskes der større fokus på at synliggøre de strategiske drøftelser.

Hoved MED bedes godkende arbejdsgruppens forslag til det 4-årige årshjul.

Der ønskes, jævnfør årshjulet, forslag fra Hoved MED til emner, for de kommende temadrøftelser i 2. og 3. kvartal.

Beslutning

Det 4 -årige årshjul blev godkendt.

Forslag til temadrøftelser:

2. kvartal:

  • Psykisk APV, overordnede resultater og drøftelser af det videre arbejde

3. kvartal

  • Senior politik

Øvrige forslag:

  • Årlig arbejdsmiljødrøftelse
  • Hvordan bidrager Hoved MED til at skabe sammenhæng i Arbejdsmiljøarbejdet i Brønderslev Kommune
  • Fastholdelse af medarbejdere
  • Idé generering

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Bilag

Til toppen


8. Planlægning af fællesmødet mellem Hoved MED og ØK


Resume

Hoved MED bedes nedsætte en planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget.

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes nedsætte en planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget i juni 2021.

Beslutning

Følgende planlægningsgruppe blev nedsat:

  • Fra medarbejdersiden: Rita og Lars
  • Fra ledelsessiden: Søren og jens

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


9. Seniorvilkår


Resume

Til drøftelse.

Sagsfremstilling

Brønderslev Kommune har en positiv holdning til at fastholde medarbejderne på arbejdsmarkedet. Dette skal ske i overensstemmelse med rammerne i de enkelte overenskomster samt i Rammeaftalen om Seniorpolitik.

Rammeaftalen lægger op til, at senioraftaler laves på de enkelte arbejdspladser.

HR tjekker, om der er uoverensstemmelse i forhold til Personale ABC,en og Rammeaftalen.

Beslutning

Punktet udsættes til efteråret hvor følgende handlinger igangsættes:

  • Hoved MED afventer den nye rammeaftale, der er klar til efteråret.
  • Seniorvilkår kommer på som temadrøftelse i 3. kvartal med en drøftelse af:
    • Oplæg - hvad siger rammeaftalen?
    • Tal for Brønderslev Kommune - hvilke aftaler har vi?
    • Brønderslev Kommunes holdning
  • Efterfølgende bliver Personale ABC'en opdateret

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


10. Rygning og rygepolitik


Resume

Sagsforløb: DIR/Hoved MED/ØK/BY/

Til orientering for Hoved MED

Drøftelse og fastlæggelse af rygepolitik i Brønderslev Kommune.

Sagsfremstilling

Under behandling af punkt 3 Sundhedspolitik på Social- og Sundhedsudvalgets møde den 8. oktober 2020 blev nedenstående ført til protokol:

”Udvalget opfordrer Byrådet til at beslutte, om der skal være røgfri miljøer og røgfri arbejdstid i Brønderslev Kommune, eller om spørgsmålet herom kan afgøres på den enkelte arbejdsplads. Det betyder samtidig, at denne formulering tages ud af høringsversionen.

Såfremt Byrådet ikke ønsker at træffe beslutning om røgfri miljøer og røgfri arbejdstid, ønsker Carsten Ullmann, at spørgsmålet herom besluttes på den enkelte arbejdsplads.”

Beslutningen i Social- og Sundhedsudvalget betyder, at rygning i arbejdstiden tages ud af sundhedspolitikken, og i stedet fastlægges separat af Byrådet.

En ny rygepolitik i Brønderslev Kommune kan bygge på flere forskellige modeller, som i varierende omfang begrænser medarbejdernes mulighed for at ryge i arbejdstiden.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd har opstillet følgende modeller som udgangspunkt for drøftelserne:

  • A – røgfri arbejdstid
  • B – røgfri arbejdsplads
  • C – røgfri udearealer
  • D – Forsætter med gældende rygepolitik
  • E – opfordring til drøftelse på den enkelte arbejdsplads

Økonomiudvalget har tidligere i forbindelse med 1. høring af sundhedspolitikken den 20. november 2019 bedt Hoved MED om at drøfte rygning i Brønderslev Kommune.

Hoved MED havde en foreløbig drøftelse af Økonomiudvalgets anmodning den 13. december 2019 under punktet "gensidig information". Signalerne fra medarbejderrepræsentanterne var blandt andet, at de ikke havde en generel holdning til emnet, at der er mange dilemmaer forbundet med emnet, og endelig at man afventede, at det blev en del af den samlede sundhedspolitik.

HR har udarbejdet et notat, som kort beskriver indholdet af rygepolitikkerne i omkringliggende kommuner.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår, at Byrådet tager stilling til/drøfter, om rygepolitikken i Brønderslev Kommune skal bygge på model A, B, C, D eller E.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår endvidere, at sagen sendes til drøftelse i Hoved MED forud for den endelige politiske stillingtagen.

Indstilling

Beslutning fra Direktionen, 24. november 2020, pkt. 6:

Direktionen anbefaler at sagen sendes til Hoved MED inden endelig politisk behandling.

Beslutning fra Hoved MED, 11. december 2020, pkt. 5:

Mange forskellige synspunkter blev fremført under drøftelserne

Hoved MED ønsker ikke at komme med indstilling til punktet om rygning og rygepolitik, da udvalget ikke er enige.

Fraværende: Dorthea Jensen

Beslutning fra Økonomiudvalget, 21. januar 2021, pkt. 13:

Det indstilles, at gældende rygepolitik fortsættes, dog opfordres der generelt til ikke at ryge i arbejdstiden pga. de skadelige virkninger af rygning.

Beslutning fra Byrådet, 27. januar 2021, pkt. 11:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt efter følgende afstemning:

Forslag om indførelse af røgfri arbejdstid:

  • For: 10 (Carsten Ullmann Andersen, Lene Hansen, Erik Sørensen, Christen Bager, Lars Bisgaard, Lone Lex, Poul Erik Andreasen, Johannes Trudslev, Jan Thaibert og Bettina Bøcker Kjeldsen )
  • Imod: 13
  • Hverken for eller imod: 4 (Arne M. Jensen, Hildo Rasmussen, Klaus Klæstrup og Ole Andersen)

Forslag om at røgfri arbejdstid kan besluttes lokalt på den enkelte arbejdsplads:

  • For: 10 (Lene Hansen, Carsten Ullmann Andersen, Erik Sørensen, Christen Bager, Ole Andersen, Johannes Trudslev, Poul Erik Andreasen, Lars Bisgaard, Bettina Bøcker Kjeldsen og Arne M. Jensen)
  • Imod: 17

Økonomiudvalgets indstilling

  • For: 27

Eskild Andersen var fraværende. Ole Andersen mødt.

Beslutning

Søren orienterede omkring Byrådets beslutning omkring rygning og rygepolitik.

Der blev understreget, at man gerne lokalt, må udarbejde rygepolitik vedr. røgfri arbejdstid, dog kan lokalt aftalte restriktioner vedr. røgfri arbejdstid, ikke få ansættelsesretslige konsekvenser.

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Bilag

Til toppen


11. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  • Psykisk APV 2021 - status
  • Ny psykolog ordning - status
  • Akutdag
  • Nysgerrig på ledelse, orientering
Beslutning
  • Psykisk APV 2021 - Jens Chr. gav status på den Psykiske APV, den er godt i gang den 7/4 var svarfristen 52% og sidste frist for besvarelse er den 13/4
  • Ny psykolog ordning - Jens Chr. orienterede omkring rammerne for den ny psykologordning.
    • Ledere, TR og AMR bliver inviteret til opstartsmøder omkring psykologordningen
  • Akutdag, der er planlagt 2 akutdage for Kommunens TR'er og Hoved MED den 29/9 2021 og den 11/11 2021. Oplægsholder Kaare Thomsen. Emnerne bliver:
    • Dialog og arbejdskultur
    • Samtaleteknikkens værktøjer. Brug din taletid optimalt. Håndter konfliktsituationer konstruktivt
  • Nysgerrig på ledelse, Jens Chr orienterede omkring nysgerrig på ledelse. Det andet hold kører lige nu og der er 4 deltagere. Der kommer et tredje hold til efteråret og der er ikke valgt deltagere endnu.
    • Tilmelding er løbende og det er lederen der indstiller
    • Det er et godt initiativ

Fraværende: Marianne Heilskov Hansen, suppleant Maria Petersen deltog.

Til toppen


12. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Beslutning
  • Punkt 3: Budgetproces og tidsplan for Budget 2022
  • Punkt 5: Årlig arbejdsmiljødrøftelse
  • Punkt 10: Rygning og rygepolitik

Til toppen

Opdateret 16. april 2021