24. marts 2022

Hoved MED - Dagsorden

Dato: 24. marts 2022
Lokale: Byrådssalen, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsordenen.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referatet fra mødet den 15. december 2021.

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes godkende referat fra mødet, den 15. december 2021. Referatet er tilgængeligt på e-Dagsorden og hjemmesiden.

Beslutning

Referatet er godkendt.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


3. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Hoved MED bedes vælge næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen i Brønderslev Kommune pr. 1. januar 2022, skal der vælges næstformand til Hoved MED.

Beslutning

Rita Nielsen blev genvalgt som næstformand til Hoved MED.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


4. Forretningsorden for Hoved MED


Resume

Sagsforløb:

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen i Brønderslev Kommune pr. 1. januar 2022, drøftes gældende forretningsorden.

Forretningsordenen er vedhæftet som bilag.

Forretningsordenen ligger som Bilag 5 i den Lokale MED aftale.

Beslutning

Forretningsordenen skal drøftes hver 2. år.

Drøftelse af hvordan dagsordenen kan blive skarpere, så vi ved præcis hvad vi skal drøfte/forholde os til. Ift. referaterne er det vigtigt at de er nærværende/sigende også for læsere, der ikke har deltaget i mødet og at de kan anvendes ift. historik på tidligere drøftelser og aftaler.

Følgende blev aftalt under punktet:

  • I dagordenspunkterne under "Resume" skal det fremgå mere tydeligt hvad Hoved MED skal forholde sig til i punktet.
  • Udgangspunktet er, at der er tale om beslutningsreferat, men efter behandling af hvert punkt, skal hovedkonklusionerne og
    -drøftelserne summeres op med henblik på, hvad der skal i referat,
  • På næste Hoved MED møde evalueres sidste mødes referat under godkendelse af referat – bl.a. med fokus på om opsummering efter hvert punkt er sigende nok.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Bilag

Til toppen


5. Oplæg til budgetproces og tidsplan for Budget 2023


Resume

Sagsforløb: ØK/BY/MED

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2023.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2023. Forslaget er udarbejdet på baggrund af de tilbagemeldinger, der er blevet givet i forbindelse med evalueringen af sidst års budgetproces.

For at få plads til omprioriteringer og nye opgaver samt for at opnå måltallet på 50 mio. kr. i overskud på driften, foreslås det, at der udarbejdes omprioriteringsforslaghertil. Dette sker ved udarbejdelse af omprioriteringsforslagpå de enkelte fagområder. Samtidig lægges der op til, at forslag til omprioritering skal udarbejdes og sendes i høring inden sommerferien.

Økonomiudvalget skal således beslutte om og i givet fald hvor store omprioriteringsforslag der skal udarbejdes. I bilag er der givet eksempler på konsekvenserne ved henholdsvis 0,5 % og 1,0 % for de enkelte udvalg.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktion af prisfremskrivningen. Puljen udgør 4,3 mio. kr. mellem 2022 og 2023 baseret på KL's skøn fra juni 2021. Puljen udgjorde til budget 2022 1,9 mio. kr. Stigningen skyldes højere PL-skøn fra 2022 til 2023. Denne stigning gør, at det kan være svært at indfri denne reduktion alene via indkøbsaftaler.

Der er, som de tidligere år, mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget

  • tager stilling til, om der skal udarbejdes omprioriteringsforslag, og i så fald puljens størrelse
  • tager stilling til, om der skal indarbejdes reduktion af prisfremskrivning på 4,3 mio. kr.
  • drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2023
Indstilling

Beslutning fra Økonomiudvalget, 19. januar 2022, pkt. 4:

Tids- og procesplan indstilles godkendt.

Det indstilles, at der igangsættes en proces med at finde omprioriteringsforslag svarende til 0,8% i alle udvalg.

Provenuet fra forslagene kan anvendes til prioritering i budgetforhandlingerne til finansiering af evt. ønsker og omprioriteringer på tværs i hele organisationen.

Der tages stilling til prisfremskrivning senere

Beslutning fra Byrådet, 26. januar 2022, pkt. 8:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Beslutning

Budgetproces og tidsplan for budget 2023 blev drøftet. Processen lægger tæt op af sidste års budgetproces. Der skal findes omprioriteringsforslag for 0,8%

Følgende blev drøftet under punktet:

  • Budgetproces og tidsplan for budget 2023
  • Mulighederne og rammen for at påvirke budgetprocessen På nogle områder inddrager ledelsen medarbejderrepræsentanterne i konsekvensbeskrivelser af omprioriteringsforslag inden de frembringes i omprioriteringskataloget. Fordele ift. bredere vinkel på forslaget og ulemper ift. usikkerhed blandt medarbejderne drøftes.
  • Vedr. Retningslinje for MED- Systemets inddragelse i budgetprocessen, så indretter Hoved MED sig efter det politiske udvalgs tidsplan - herunder også høringsprocessen.
  • I tidsplanen fremgår tidspunkterne for høring af de udarbejdede omprioriteringsforslag samt tidspunkt for høring af budgetforslag til 1. behandling bl.a. for MED-udvalgene. Der er bevidsthed om, at processen er presset specielt i september.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Bilag

Til toppen


6. Evaluering af AMR-strukturen på Dagtilbudsområdet


Resume

Evaluering af AMR-strukturen på Dagtilbudsområdet

Sagsfremstilling

Den 7. september 2020 blev den nuværende AMR-struktur godkendt på Hoved MEDs møde og den trådte i kraft 1. oktober 2020. AMR-strukturen skal evalueres efter ca. 1 år.

Til brug for evalueringen i Hoved MED er der vedhæftet udtalelser fra Lokal MED, på Dagtilbudsområdet, i forhold til, hvordan dagligdagen med den nye AMR-struktur fungerer.

Den underskrevne aftale, hvor også vilkårene fremgår, er også vedhæftet.

Beslutning

Evaluering af AMR strukturen på dagtilbudsområdet blev drøftet.

Der har været udfordringer med at se effekten af strukturen, da det ikke har været muligt at få valgt medarbejdere til alle AMR posterne. I den forbindelse drøftes, hvorfor medarbejdere ikke har ønsket at stille op, samt AMR´s vilkår. Desuden har corona besværliggjort fysisk fremmøde af AMR på de forskellige institutioner.

Følgende blev aftalt under punktet:

  • Der er en opmærksomhed på at strukturen ikke fungerer helt endnu
  • Lokalt arbejdes der med at styrke de 3 aftalte parametre i aftalen, som er vigtige for at AMR har mulighed for at udføre opgaven tilfredsstillende:
    • Synlighed
    • Relation
    • Tilgængelighed
  • Der arbejdes på at gøre AMR opgaven endnu mere attraktiv således alle AMR poster forhåbentlig snart bliver besat.
  • AMR-strukturen evalueres igen om 1 år

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Bilag

Til toppen


7. Temadrøftelse: Evaluering af årets gang i Hoved MED


Resume

Til drøftelse.

Sagsfremstilling

Udvalget bedes evaluere årets gang i Hoved MED.

Der kan tages udgangspunkt i følgende spørgsmål:

1) Hvad har været godt ved årets møder?

  • Hvad skal vi fastholde/gøre mere af?

2) Hvad skal vi have fokus på/forbedre?

  • Dagsordner
  • Emner
  • Mødeafholdelse
Beslutning

Drøftelse af årets gang i Hoved MED blev drøftet i fællesskab.

Følgende blev drøftet og fremhævet under mødet:

Hvad har været godt ved årets møder:

  • Den gode fleksibilitet fx ved indkaldelse af ekstramøde, online, under corona.
  • Den gode og åbne dialog, der er plads til forskellige synspunkter og holdninger.
  • Alle bidrager til dialogen.
  • Der er god mulighed for at få relevante sager på dagsordenen.

Hvad skal vi have fokus på/forbedre:

  • Husk af fastholde temadrøftelserne i grupper, hvor ledere og medarbejderrepræsentanter er blandet i grupperne.
  • Punktet "Resume" skal være mere sigende i forhold til hvad Hoved MED skal forholde sig til - her kan man finde inspiration i Slotsholm Metoden.
  • Initiere emner til drøftelse, også selvom der evt. mangler noget – f.eks. en vejledning. Drøftelse kan i nogle tilfælde startes uden det der afventes. (F.eks. seniorvilkår der er udsat flere gange fordi vejledning til aftalen afventes).
  • Referatet skal gennemgås i forhold til om det er konkret nok. Referetat fra dagens møde 24.03.22 - kommer på som sag til drøftelse på næste Hoved MED møde.
  • Opmærksomhed på koblingen mellem Lokal MED, Fag Med og Hoved MED og sikring af gennemsigtighed.
  • Vi skal have fokus på løbende revidering af retningslinjer, herunder dem der blev taget ud af MED-aftalen.
  • Byrådssalen foretrækkes til mødeafholdelse. Medarbejder og ledelsesrepræsentanter kan med fordel sidde blandet.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


8. Planlægning af fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget


Resume

Hoved MED bedes nedsætte en planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget.

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes nedsætte en planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget i juni 2022.

Beslutning

Planlægningsgruppen til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget den 15. juni 2022 er:

  • Søren
  • Jens
  • Rita
  • Lars

Medarbejderrepræsentanterne efterlyste, at Økonomiudvalget var mere proaktive i.f.t. at foreslå emner til fællesdrøftelsen

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


9. Afbureaukratisering


Resume

Til orientering og drøftelse.

Sagsfremstilling

Afbureaukratiseringen i den offentlige sektor er på dagsordenen både nationalt og lokalt. I den forbindelse er der udsendt brev til alle formænd af Lokal MED og Personalemøder med MED-status under Fag MED og Hoved MED, som opfordres til at drøfte afbureaukratisering i udvalgene og indsende forslag.

Der lægges op til, at der skal kigges på dagligdagen og overvejes om der er dokumentationskrav, retningslinjer, bøvlede regler, unødvendige arbejdsgange eller lignende der kan fjernes, således det letter arbejdsdagen, og giver mere tid til kerneydelsen.

Der er udarbejdet et skema, som skal udfyldes og sendes til Mona Jensen i Sekretariatet inden 31. marts 2022.

Der skal efterfølgende være en drøftelse i de politiske udvalg i forhold til de områder, der meldes ind.

Brev samt skema er med som bilag til punktet.

Beslutning

Proces vedr. afbureaukratisering blev drøftet, herunder typen af forslag samt en opmærksomhed for at forslagene koordineres på tværs. Således et forslag på et område ikke udløser ekstra opgaver på et andet område.

Følgende blev fremhævet under punktet:

  • Det anbefales at kigge efter forslag til afbureaukratisering.
  • Drøftelserne sker løbende rundt om i organisationen i forvejen, men det anbefales alligevel at udfylde skemaet med forsalg
  • Fristen er 31. marts 2022.
  • Der er lovgivningsmæssige justeringer på vej inden for ældreområdet, dagtilbudsområdet og skoleområdet

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Bilag

Til toppen


10. Stillingsopslag i Brønderslev Kommune


Resume

Drøftelse af konsekvenserne af ombudsmandens udtalelser.

Sagsfremstilling

Folketingets ombudsmand har rettet kritik af Frederikshavn Kommune i forhold til deres måde at håndtere stillingsopslag på. Direktionen har, på baggrund af ombudsmandens kritik, bedt HR om at foretage en vurdering af, hvorvidt Brønderslev Kommunes håndtering af opslag er i overensstemmelse med eller i strid med gældende regler for opslag af stillinger. Ombudsmandens udtalelse kan læses i sin fulde længde her: Kommunes retningslinjer om interne opslag af ledige stillinger var i strid med forvaltningsretlig grundsætning (ombudsmanden.dk)

Ombudsmandens opmærksomhedpunkter ift. opslag af ledige stillinger:

  • En offentlig arbejdsgiver er forpligtet til at besætte ledige stillinger med den ansøger, der er bedst kvalificeret
  • Et offentligt opslag sikrer, at offentligheden
    får kendskab til, at der er ledige stillinger
  • Ledige stillinger i den offentlige forvaltning skal slås op eksternt

KL har udtalt, at de vil komme med en udmelding i forhold ombudsmandens præcisering. Udmeldingen fra KL har vi endnu ikke modtaget.

Nuværende praksis i Brønderslev Kommune

Som det fremgår af PersonaleABC skal alle ledige stillinger i Brønderslev Kommune, som hovedregel slås op internt (på baggrund af udtalelsen fra Folketingets ombudsmand er denne vejledning fjernet fra Personale ABC den 3. marts 2022). Den enkelte leder vil efter aftale med tillidsrepræsentanten kunne vælge at undlade et internt opslag, og i stedet slå stillingen op eksternt. Denne praksis har været gældende siden kommunalreformen i 2007.

Den anvendte praksis er i strid med gældende regler for opslag af stillinger i det offentlige, og kommunens praksis skal derfor ændres, så alle ledige faste stillinger - som hovedregel - opslås eksternt.

Der vil fortsat være situationer, hvor det ikke er nødvendigt, at slå stillingen op, herunder fx omklassificering af en stilling, tildeling af en funktion etc.

Der vil desuden være mulighed for at ansætte medarbejdere tidsbegrænset uden opslag. I Staten er der hjemmel til ansættelse i op til 1 år uden opslag og flere kommuner har lagt sig op ad statens praksis. Brønderslev Kommune har på nuværende tidspunkt ingen regler for:

  1. om man kan ansætte medarbejdere tidsbegrænset uden opslag og
  2. hvor længe man vil kunne ansætte tidsbegrænset uden opslag

Fremadrettet praksis i Brønderslev Kommune

Alle faste stillinger slås op eksternt.

Direktionen har endvidere den 15. marts 2022 besluttet, at Brønderslev Kommune fremadrettet kan ansætte medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger på op til 1 års varighed uden opslag. Dette betyder, at ledelsen fortsat godt kan lade en tidsbegrænset stilling blive besat via et stillingsopslag, hvis det vurderes nødvendigt i det konkrete tilfælde – dette er dog ikke et krav.

Beslutning

Dorte orienterede omkring Folketingets ombudsmands udtalelser, i forhold til måden, at håndtere stillingsopslag på.

Følgende blev drøftet under punktet:

  • Grundet ombudsmandens udtalelser er der fjernet en vejledning fra Personale ABC'en vedr. interne stillingsopslag. Ledere og medarbejdere blev samlet orienteret under Hoved MEDs møde.
  • HR er administrator af personale ABC'en. Drøftelse af relevant informationsniveau til ledere /TRér, når noget fjernes/tilføjes personale ABCén.
  • Drøftelse af fordele og ulemper vedr. tidsbegrænset stillingsopslag op til 1 år. I Personale ABC'en skal der uddybes hensigt og baggrund for beslutningen.
  • Det er vigtigt at arbejdspladserne (TR og ledelse)har dialogen omkring de tidsbegrænsede stillingsopslag.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


11. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  • Psykisk førstehjælp, kort orientering
  • Flygtninge, Ukraine
Beslutning
  • Psykisk førstehjælp, kort orientering - der implementeres ny procedure samt opstartsmøder omkring psykisk førstehjælp til efteråret.
  • Flygtninge, Ukraine - Direktionen fungerer som beredskabsgruppe og jobcentret er omdrejningspunkt for de forskellige indsatser. Ny særlov er vedtaget. Der er ca. 40-45 registreret flygtninge i Brønderslev Kommune. På nuværende tidspunkt er 1 barn i daginstitution og 1 barn i skole.
  • Vedr. AKUT midler, arbejdes der på at booke Dorte Birkmose
  • Søren oplyste at flere politikere udtrykker, at de fornemmer en stigende tendens til, at medarbejderne "ikke tør sige sin mening" til Leder og TR af frygt for repressalier. Dette er helt i modstrid med den ånd der er aftalt i ”Dialog- og samarbejdskultur – papiret”. Der er behov for at undersøge omfanget af denne tendens. Søren indkalder alle FTR til et møde, hvor problemstillingen drøftes. FTR érne opfordrer til, at det på mødet bliver lidt mere konkret ift. problemstillingen – omfang, hvad, hvor mv., da problemstillingen er bekymrende.

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen


12. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal orienteres om


Beslutning

Hoved MED valgte følgende punkter der skal informeres om:

Punkt 6 -
Evaluering af AMR strukturen på Dagtilbudsområdet

Punkt 7 - Temadrøftelse: Evaluering af årets gang i Hoved MED

Punkt 10 - Stillingsopslag i Brønderslev Kommune

Fraværende: Lene D. Faber, Lene Svenningsen, Jesper Jensen, Tommy Toft Kristensen, Tom Muurmand, Hanne Poder deltog som suppleant for Tom.

Til toppen

Opdateret 5. april 2022