Referencer

Følgende omhandler både den situation, hvor lederen gør brug af en reference samt den situation, hvor lederen bliver brugt som referencegiver af en nuværende eller tidligere medarbejder. Reglerne nedenfor gælder også, når en medarbejder søger andet job i kommunen.

I Brønderslev Kommune skal der indhentes reference på den ansøger, man ønsker at ansætte. Dette gælder ved alle ansættelser (med undtagelse af omplaceringer). Reglerne gælder dermed også hvis en medarbejder på eget initiativ ansøger om en ny stilling inden for kommunen.

 

Hvorfor indhente reference

Formålet med at indhente referencer er at ansætte den bedst kvalificerede ansøger med de rette kompetencer. Dette betyder at man ved at indhente reference kan få bekræftet eller afkræftet faktuelle oplysninger samt at få et bedre indtryk af ansøgerens kvalifikationer, samarbejdsevner eller lignende.

Det anbefales, at referencen indhentes hos den relevante leder ved den seneste arbejdsgiver, herunder den leder, som ansøger har haft tilknytning til og som har fagligt kendskab til den pågældende ansøger.

Hvis ikke der kan indhentes samtykke til reference hos den seneste arbejdsgiver, kan der indhentes reference hos en tidligere arbejdsgiver.

For nyuddannede og andre uden faglig relevant erhvervserfaring skal der indhentes reference hvis der er en tidligere arbejdsgiver. Her kan referencen bruges til at få indblik i de personlige kvalifikationer.

En reference indhentes som et af de sidste led i ansættelsesprocessen og som udgangspunkt kun for den ansøger, der ønskes ansat.

Når der er indhentet reference er det vigtigt at overveje situationen inden der træffes afgørelse om ansættelse eller afslag på ansættelse. Her kan lederen stille sig selv følgende spørgsmål. Har du fået det hele med? Er mavefornemmelsen i orden?

Der er udarbejdet et spørgeskema, som kan være en hjælp i forhold til indhentelse og afgivelse af referencer.

 

Samtykke

Lederen er forpligtet til at indhente ansøgerens samtykke til at gøre brug af referencer, medmindre det direkte og udtrykkeligt fremgår af ansøgningen eller bilag, hvem lederen må kontakte som reference.

Samtykket kan indhentes både skriftligt eller mundtligt f.eks. under ansættelsessamtalen. Det anbefales, at samtykket indhentes skriftligt for at undgå en eventuelt senere tvist herom. Lederen må kun kontakte den reference, som ansøgeren giver samtykke til. Det betyder, at såfremt der ønskes en reference fra andre personer end dem, der er givet samtykke til, må der indhentes yderligere samtykke fra ansøgeren.

 

Notatpligt

Der er notatpligt ved brug af referencer, jf. offentlighedslovens § 13. Notatpligten betyder, at den der afgiver eller indhenter referencer skal notere tidspunkt, hvem der modtog/afgav reference, de spørgsmål, som bliver stillet samt svarene herpå. Notatet skal lægges i personalemappen for den pågældende. 

Hvis ansøgeren anmoder om aktindsigt, skal notatet udleveres til ansøger, idet ansøger er part i sagen, jf. offentlighedslovens § 7, jf. § 26, pkt. 2 og § 9.

 

Afgivelse af reference

Hvis en allerede ansat eller en tidligere ansat ikke har bedt lederen om at være reference i forbindelse med en ansøgning, er det lederens ansvar at sikre, at den der vil tage reference, har indhentet det fornødne samtykke til at bruge netop denne leder til reference.

Der gælder de samme regler for afgivelse af reference, som ved indhentelse af reference. Det betyder, at der er notatpligt ved afgivelse af referencen. Du skal derfor notere tidspunkt, hvem der indhenter referencen, de spørgsmål der stilles og svarene herpå.

De oplysninger der afgives, skal naturligvis være korrekte. Det er derfor ikke tilladt at udtale sig mere rosende end forholdene er til, for eksempelvis at hjælpe pågældende videre.  Det er dog tilladt at svare på spørgsmålet om, hvorvidt man ville ansætte vedkommende igen, hvis muligheden opstod.

 

Hvilke oplysninger må ikke oplyses eller indhentes

Der er en række oplysninger, som ikke må videregives efter forvaltningsloven og persondataloven, såsom:

Oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning og fagforeningsmæssige tilhørsforhold

Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold

Oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer eller andre rent private forhold

Ovenstående oplysninger kan videregives, hvis den pågældende har givet udtrykkeligt samtykke hertil. Der må ikke videregives kvantitative eller kvalitative oplysninger om sygefravær uden et klart og udtrykkeligt samtykke fra den pågældende. Det betyder, at hvis lederen vil spørge ind til sygefravær, skal den ansøgeren give et klart og udtrykkeligt samtykke hertil.

 

Kontakt din personalejurist ved spørgsmål.

 

Tilbage til oversigten ->

Opdateret 11. juli 2019