5. maj 2020

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 5. maj 2020
Lokale: Online møde / Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsorden.

Jens Chr. Platen fra HR deltog under hele mødet.

Til toppen


2. Oplæg til Budgetproces og tidsplan for Budget 2021


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Til orientering for Fag MED.

Det gøres opmærksom på, at Budgetproces og tidsplan er vedtaget før Corona-krisen og at det kan medføre ændringer i budgetprocessen og mål for budgettet.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2021.

Set i forhold til måltallet "overskud på driften" på 50 mio. kr., jf. Brønderslev Kommunes økonomiske politik, er der en udfordring på ca. 11. mio. kr. i budget 2021.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktionen af prisfremskrivningen. Puljen udgør 2,6 mio. kr. mellem 2020 og 2021 baseret på KL's skøn for september 2019. Hermed reduceres det resterende krav til besparelser til ca. 8,6 mio. kr. eller ca. 0,5 % af serviceudgifterne. Jf. budgetprocessen foreslås det, at hvert udvalg i de respektive møder i august skal fremsætte forsalg til råderum på 0,5 %.

Der er som de tidligere år mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2021.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 22. januar 2020, pkt. 3:

Jf. budgetaftale pålægges udvalgene at igangsætte en proces for at finde råderum for budget 2021, dette kan være via nye metoder, omlægninger, investeringer, effektiviseringer, besparelser o.l., med henblik på at fremlægge forslag/overvejelser på Byrådets temamøde i april.

Udgangspunktet er, at udvalgene vil blive godskrevet, såfremt der iværksættes initiativer i perioden.

Økonomiudvalgets overordnede målsætning er, at alle 4 ”trafiklys” skal være grønne, samt at nye ønsker skal være finansieret indenfor denne ramme

Poul Erik Andreasen var fraværende.

Byrådet, 29. januar 2020, pkt. 7:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Fraværende:

Martin Bech (Kim Østergaard mødt)

Bettina Bøcker Kjeldsen (Ole Andersen mødt)

Niels Vestergaard Salling

Beslutning

Der gives en status på budgetprocessen og tidsplan for Budget 2021.

Alt blev sat i stå pr. 1. april 2020 i forbindelse med Corona. En politisk genstart er påbegyndt og den 27. maj holder Byrådet et temamøde.

Budgetproces og tidsplan for Budget 2021 var oprindeligt sat på til orientering i MED-systemet på marts møderne inden de blev aflyst på grund af Corona. Tidsplanen følges stadig.

Budgetprocessen er anderledes i år end tidligere.

Der udarbejdes ikke et katalog i år. I stedet skal det enkelte udvalg finde 1/2% hver. Dette kan evt. gøres ved, at der laves nye rutiner eller andre tiltag. Der bliver ingen høringsperiode inden sommerferien. Efter sommerferien bliver der en bred høring på alle niveauer i MED-systemet. Medarbejderrepræsentanterne bemærker, at det er en meget kort høringsperiode.

Det der kommer i høring i MED-systemet efter sommerferien er det, som kan komme i spil.

Der forventes, at der er udarbejdet en økonomiaftale mellem KL og regeringen inden sommerferien.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Bilag

Til toppen


3. Drøftelse og status COVID-19


Resume

Fag MED/Hoved MED

Der gives en status og ønskes en drøftelse i forbindelse med COVID-19 inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

I forbindelse med COVID-19 gives der en status på, hvad situationen er - og har været - inden for Administrationens og Ejendomsservices områder også med fokus på arbejdsmiljø.

Der ønskes en drøftelse/status på følgende:

  • Hvordan går det Rengørings- og Serviceområdet?
  • Hvordan går det på Administrationsområdet?
  • Er der behov for særlige indsatser/netværk
  • Proces - planer for genåbning

Jens Chr. Platen fra HR deltager under punktet og belyser COVID-19 situationen ud fra det personalejuridiske perspektiv.

Den 12. maj er der indkaldt til møde i Hoved MED, hvor alle Fag MED’s drøftelser om COVID-19 opsamles.

COVID-19 og arbejdsmiljø:

Vi befinder os i en tid, som er meget anderledes end vi er vant til. De danske arbejdspladser har skulle finde nye løsninger på situationer, som er helt nye og uvante. På BFA’s hjemmeside kan du få gode råd til din arbejdsplads, læse om gode erfaringer fra andre arbejdspladser og meget mere. Læs mere HER

Beslutning

I forbindelse med punktet blev der tage en runde, hvor alle i udvalget kort fortalte, hvordan de har oplevet Corona-tiden, både i forhold til positive udmeldinger, men også i forhold til de udfordringer, som Corona har medført.

Der er lavet en samlet opsamling.

Rengørings- og Serviceområdet:

  • Travl periode - især i forbindelse med genåbning af skole og dagtilbud
  • Positiv stemning
  • Rigtig godt samarbejde på tværs - bedre end nogensinde
  • Opnormering af rengøring (både tid og personer)
  • Har været udfordring med vaske, men er løst
  • Positivt, at der nu er gjort godt hovedrent - trængte til det
  • Rengøringspersonalet var i starten påvirket efter den store brug af sprit ved rengøring - har hjulpet efter de er gået over til mere vand og sæbe
  • Alt i alt gået rigtig godt

Administrationsområdet:

  • Rigtig mange har arbejdet hjemme i hele perioden
  • Nogle har taget akutte sager/møder fysisk
  • Har det godt
  • Det er gået rigtig godt, meget bedre end forventet
  • Der har været udfordringer hos dem, der fører tilsyn i Teknik og miljø – svært at få det til at hænge sammen
  • Får det til at fungere derhjemme
  • Mange medarbejdere giver udtryk for det er hårdt, at skulle blive ved med at arbejde hjemme
  • Online møder er "hårde" - ved mange i træk, kræver noget andet end fysiske møder
  • Får mange positive tilkendegivelser fra kollegaerne
  • Langt de fleste opgaver kan sagtens løses hjemmefra
  • Kollegaerne savner hinanden socialt - trivslen påvirkes
  • Online møder kan /skal med fordel bruges meget mere fremover
  • I en afdeling prioriterer kollegerne sikkerheden højt og ønsker ikke at komme tilbage før det er helt sikket. At arbejde hjemme er indtil da, er at foretrække, da det fungere rigtig fint
  • I forbindelse med udarbejdelse af procedure for hygiejneregler har AMR haft kontakt til Corona Hotline. God oplevelse
  • Sygefraværet blandt kollegaerne er faldet efter de arbejder hjemme. Nogle steder er der stort set ikke fravær
  • Stort socialt savn
  • Flere steder er socialt samvær prioriteret online. Fx. er der afholdt:
    • Fredags café
    • Kaffe/frokost sammen
    • Stafet - vis mig din hjemmearbejdsplads
  • Går overraskende godt
  • Nogle steder opleves, at effektiviteten er større nu end ved mange sammen på samme kontor
  • Nogle kolleger bor alene og det kan blive en psykisk påvirkning at arbejde hjemmefra uden kontakt med andre. Vigtigt at være opmærksom på
  • Nye måder at arbejde sammen på fremadrettet
  • Undren i forhold til at Børne- og Familieområdet pludselig startede op med at møde ind på skift.
  • Nogle kolleger kan være bekymret for besøg i hjemmene, i forhold til om de bør anvende værnemidler
    • fordi de selv er bange for smitte
    • eller borgere er bange for smitte
    • er der værnemidler tilgængelig?
  • Positivt, at de steder der ikke har været tradition for hjemmearbejdspladser nu kan se, at det faktisk godt kan lade sig gøre at løse opgaverne hjemmefra med god effektivitet
  • Udfordringer hvor der har været nyansatte medarbejdere - de har brug for mere sparring

Særlige opmærksomhedsområder/indsatser:

  • Psykiske påvirkninger/belastninger
  • De medarbejdere, som har følt, at denne periode har været hård i forhold til ensomhed
  • Arbejdspladsen er ikke den samme man møder ind til - vigtig med en forventningsafstemning

Genåbning:

  • Al genåbning vil forgå efter Sundhedsstyrelsens vejledninger. Det vil derfor altid være sikkert at gå på arbejde
  • Lige nu afventes udmelding fra Mette Frederiksen og de efterfølgende retningslinjer
  • På samme måde som på Skole- og Dagtilbudsområdet vil der først være tale om, der bliver åbnet op, når vi er klar til det på alle parameter
  • HR er i gang med at udarbejde "gode råd" som skal fungere som guidelines
  • Indtænke i planen for genåbningen, at de medarbejdere, som trives med at arbejde hjemmefra ikke nødvendigvis skal møde ind som de første
  • Det lokale MED skal være en del af opstartsplanen for de enkelte arbejdspladser

En kort konklusion på punktet er:

Rengøring og Service:

Det har været travlt efter genåbning. Sammenhold er blevet bedre end tidligere. Efter nogle startvanskeligheder - Alt i alt rigtig god oplevelse.

Administrationen:

Det er gået bedre med hjemmearbejdspladserne end forventet. Hverdagen bliver ikke den samme, når medarbejderne vender tilbage på arbejdspladserne igen. Opmærksomheden skal henledes på ensomheden i forløbet og den hjælp, som bliver nødvendig ved tilbagevenden på arbejdet. TRIO/MED får en stor rolle ved genåbningen, der afventer udmelding fra Mette Frederiksen og følger Sundhedsstyrelsens vejledninger.

Til toppen


4. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Sagsfremstilling
  1. Kort status på budgetopfølgningen
Beslutning

Ad 1)

Søren og Jens gav en kort status på budgetopfølgning 1.

Budgetopfølgning 1 er på vej ud i det politiske system og derfor kommer den på i MED-systemet på juni møderne. I Budgetopfølgning 1 er der ikke taget højde for COVID-19. Som det er nu kan det være svært at vurdere, hvad Corona har/får af betydning for budgettet. Her tænkes f.eks. i forhold til Ældreområdet og Beskæftigelsesområdet.

Samlet ser budgetopfølgningen på nuværende tidspunkt fornuftig ud.

Søren orienterede om, at der tirsdag formiddag er præsenteret en ny udligningsreform, som er positiv for Brønderslev Kommune.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Til toppen

Opdateret 9. maj 2020