9. september 2014

Intet.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Godkendelse af referat fra møde den 27. maj 2014.

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referat fra møde den 27. maj 2014. Referatet er tidligere udsendt.

Godkendt.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

• Jobcentret

• FAS Sundhed og Velfærd

• Børne- og Familieafdelingen

• Fas Børn og Kultur

• Børne- og Familieafdelingen

• Jobcentret

• Teknik og Miljø

• Økonomi, Personale og IT samt UP

• Teknik og Miljø

• Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

• Borgerservice

• Jobcentret

Taget til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2014, der ud over skøn over udviklingen i budget 2014 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2015.

Budgetopfølgningen udviser forventede netto mindreudgifter på i alt 3,6 mio. kr. for hele 2014.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Halvårsregnskabet fremsendes til MED-udvalgets orientering.

I henhold til lov om kommunernes styrelse af 26. februar 2011, skal kommunerne aflægge et halvårsregnskab. Halvårsregnskabet er tænkt som et styringsværktøj for kommunerne, der skal sikre, at der følges op på udgiftsudviklingen, og at der udarbejdes en prognose for regnskabsresultatet. Halvårsregnskabet skal aflægges af Økonomiudvalget til Byrådet, der skal godkende halvårsregnskabet. Godkendelse skal ske senest på 1. møde i september måned og inden 1. behandling af næste års budget.

Halvårsregnskabet viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Pr. 1. januar 2014 blev UngeCentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen på anbringelsesområdet, ses området i denne budgetopfølgning under ét.

I forhold til 1. budgetopfølgning pr. 31. marts 2015 er det samlede resultat forbedret med 8,181 mio. kr.Dette skyldes primært væsentligt øgede indtægter på finansieringssiden samt et betydeligt mindreforbrug på aktivitetsbestemt medfinansiering på Social- og Sundhedsudvalgets område.Omvendt forventes et yderligere merforbrug på serviceudgifterne på Børne- og Skoleudvalget samt Beskæftigelsesudvalgets politikområder.

Halvårsregnskabet viser også i lighed med 1. budgetopfølgning, at der er særlige udfordringer i forhold til at opnå den forventede besparelse med Flerårsaftalen på handicap- og psykiatriområdet. Den aktuelle udfordring ser pr. 30/6 ud til at udgøre ca. 18,5 mio. kr., der forventes i merforbrug på området i indeværende år.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne, med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det vil sige, at på områder, hvor udgifterne skrider, har fagudvalgene en forpligtelse til at anvise finansiering

af ikke budgetterede merudgifter indenfor fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser indenfor udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisere forslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 12. august med følgende bemærkninger:

Forretningsledelsen anbefaler følgende indsatser som følge af det markante merforbrug på serviceudgifterne

Indenfor flerårsaftalens område skal der sættes fokus på:

• At indhente efterslæbet som følge af forsinkelsen af igangsætningen af ekstraindsatsen med re-visitation, således der kun bliver tale om en forskydning af effekten. I forbindelse hermed skal der være fokus på sagerne med størst potentiale.

• At finde baggrunden for at antallet af nye sager er vokset mere end forventeligt, og dermed kan forklare hvorfor udgiftsniveauet generelt er steget på området.

Indenfor området Udsatte børn og unge, skal det undersøges nærmere, hvorfor stigningen til udgifterne til forebyggende foranstaltninger er vokset så kraftigt, således det bliver muligt at bremse denne udvikling.

Til alle fagudvalg med markante skred i serviceudgifterne skal der laves forslag til kompenserende besparelser

Forretningsledelsen konstaterer, at der umiddelbart er finansiering af overskridelsen i 2014, men at der kan blive store udfordringer for finansieringen i 2015”

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 27. august, hvor følgende blev besluttet:

Budgetaftale parterne indkaldes til møde, efterfølgende mødes Økonomiudvalg.

Forretningsledelsen anmodes om, på baggrund af udarbejdede forslag til kompenserende besparelser til fagudvalg, afdækningskatalog og andre forslag, at fremkomme med forslag besparelser til behandling på det indkaldte møde.

Halvårsregnskabet blev gennemgået.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb:

I henhold til tidsplan for udarbejdelse af Budget 2015, afholdes høring i perioden 1.-10. september.

Afdækningsforslag for Økonomiudvalget og Beskæftigelsesudvalgets områder fremsendes hermed til høring.

I henhold til Budgetproceduren for Budget 2015, skal fagudvalgene på møderne i august måned foretage en prioritering af afdækningsforslagene. Denne prioritering fremsendes hermed til høring.

Økonomiudvalget besluttede tilbage i marts måned, at der med udgangspunkt i de økonomiske udfordringer for kommunen, bliver lagt op til, at der i 2015 skal spares 4% på serviceudgifterne. I forhold til årene 2016-2018 er det foreslået, at der opereres med yderligere årlige sparepuljer på 2%. Hermed kan der for hvert udvalgsområde udmeldes et samlet sparekrav for hvert år i de kommende 4 år.

I de enkelte fagudvalgs spareramme, tages højde for de områder som allerede har indarbejdet planer for langsigtet udmøntning af besparelser. Derudover er der taget højde for politisk besluttede strukturændringer, vedtaget inden sommerferien. Det gælder følgende:

• Flerårsaftalen på Handicap- og Psykiatriområdet

• Aftale om digitalisering og velfærdsteknologi

• Energibesparelser som følge af ESCO-projektet.

• Nedlæggelse af Serritslev og Agersted Skoler

• Ny organisering af hjælpemiddelområdet

Det betyder, at der samlet set nu er følgende sparekrav pr. udvalgsområde:

Der er foretaget følgende prioritering ved udvalgenes behandling:

Økonomiudvalget

Der er følgende prioritering af afdækningsforslagene: 1,2,3,4,5,7,6

Der er indregnet ESCO, afledt drift planlagte skolelukninger og digitalisering i afdækningerne

Beskæftigelsesudvalget

Beskæftigelsesudvalget prioriterer afdækningsforslagene således:

1. prioritering:

Forslag 3. Særlig tilretteligt uddannelse (STU) 825.000 kr.

Forslag 4. Løn til forsikrede ledige ansat i kommunen 47.200 kr.

2. prioritering:

Forslag 1. Plejefamilier, opholdssteder og forebyggende foranstaltninger 1.105.000 kr.

Der er en snak omkring processen i forhold til afdækningsforslagene. Enighed om, at næste år skal der være en skarp planlægning af processen.

Vigtigt at slå fast, at der ikke er hiraki i MED. Udtalelserne fra Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status SKAL ikke nødvendigvis forbi Fag MED for Administrationen.

Medarbejdersiden har følgende udtalelse i forhold til afdækning:

• Er bekymret for arbejdsmiljøet bliver forringet og dermed øget sygefravær

• Stiller spørgsmål til, om kommunen fremadrettet vil kunne overholde lovgivningen

• Kan være i tvivl om, medarbejder kan blive ved med at leve op til politikernes krav og forventninger

• Har en forventning til, at det er politikerne, som skal stå til ansvar for de konsekvenser beparelserne giver. Det er dem som skal melde ud til borgerne om det forringet serviceniveau

• Ved strukturændringer skal der tages højde for den uro der kan forekomme i forhold til arbejdsmiljøet

Medarbejdersiden ønsker at de forslag, som indeholder personalereduktioner skal prioriteres til sidst. Deres prioriteringsrækkefølge ser således ud:

1. Reduceret prisfremskrivning

2. Positivlistemoms

3. Puljer til vikardækning ved sygdom og barsel

4. Gennemgang IT-systemer ifb. med monopolbrud

5. samling af rådhusfunktionerne

6. rengøring og teknisk personale

7. rammebesparelser på adm. Personale

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb:

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på møderne i august måned drøftet de af administrationen foreslåede tekniske korrektioner til Budget 2015.

Oversigt over tekniske korrektioner fremsendes til MED-udvalgets orientering.

I følge principper for udarbejdelse af budget 2015 udarbejder Økonomiafdelingen forslag til øvrige korrektioner. Disse korrektioner behandles i fagudvalgene på møderne i august måned, hvor fagudvalgene skal indstille, hvilke af korrektionerne, der ønskes indarbejdet til 1. behandling i budgettet. Med henblik på at sikre et øget politisk ejerskab til ændringerne, er det besluttet, at korrektionerne får en meget grundig behandling efterfølgende i Økonomiudvalget.

For at give et overblik over de ændringer, der foreslås indarbejdet, udarbejdes et skema for hvert politikområde, som hører under fagudvalget. Skemaet viser, hvilke ændringer der foreslås indarbejdet under hvert politikområde.

Skemaet er opbygget således, at øverste linje viser politikområdets budget for 2015 i 2015-niveau, dvs. efter der er foretaget en løn- og prisregulering. Endvidere er udgangspunktet også allerede korrigeret for de ændringer, der blev vedtaget i overslagsårene i budget 2014 samt for evt. byrådsbeslutninger i første halvår af 2014 med økonomiske konsekvenser for 2015. Herudover indgår en sum over de omplaceringer, der er foretaget mellem politikområderne. Disse omplaceringer er samlet udgiftsneutrale for kommunen under ét, og der er således tale om nogle rent administrative omplaceringer, f.eks. fordeling af lønpuljer.

Herefter tillægges øvrige budgetkorrektioner, der er kategoriseret under henholdsvis:

1. Lovgivningsændringer,

2. Ændrede forudsætninger, overførselsudgifter,

3. Ændrede forudsætninger, serviceudgifter,

4. Ændrede forudsætninger, specialiserede socialområde.

Hver korrektion er endvidere kort beskrevet i et efterfølgende skema.

Fagudvalgene har i deres behandling indstillet alle de foreslåede korrektioner indarbejdes til 1. behandling af budgettet.

Økonomiudvalget har d. 27. august, besluttet, at alle tekniske korrektioner indarbejdes i det tekniske basisbudget til 1. behandlingen.

Taget til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

FAS Børn og Kultur ønsker, at Fag MED for Administrationen nedsætter en arbejdsgruppe "Åben Rådhus - når borgeren pludselig står bag dig".

Her udover ønskes drøftet fælles åbningskultur.

FAS Børn og Kultur besluttede på deres personalemøde med MED-status, at anmode Fag MED for Administrationen om at nedsætte en arbejdsgruppe, som kan arbejde med følgende udfordring: "Åben Rådhus - når borgeren pludselig står bag dig".

Vi har gennem det sidste ½ år drøftet, hvad det betyder for os som medarbejdere, når borgerne pludselig står på vores kontor og nogen gange helt konkret lige bag os. Der er forskel på, hvordan det påvirker vores hverdag. De fleste borgere holder afstand og respekterer, at de møder os på vores kontor. Men vi oplever også at nogle borgere, ikke altid har en hensigtsmæssig tilgang, når de kommer til os.

Vi er klar over, at udfordringen for os handler om, at vi ikke har en egentlig "skranke" hvor borgerne naturligt kan henvende sig.

Vi ønsker med nedsættelse af arbejdsgruppe, at få fokus på hvordan administrationen generelt oplever det, når borgeren møder os på vores kontor også uden at være inviteret. Desuden ønsker vi tilkendegivelser på, hvordan vi løser denne udfordring.

Samtidig bedes Fag MED for Administrationen drøfte fælles åbningskultur.

Udvalget drøftede punktet og besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe, som arbejder ud fra kommissoriet: "hvordan servicerer vi vores borgere bedst mulig og samtidig bevarer et godt arbejdsmiljø for medarbejderne med de ressourcer, der er til rådighed"?

Arbejdsgruppen skal bestå af 3 medarbejdere og 2 ledere. Navnene skal meldes til Søren senest den 9. oktober 2014.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb: FL

Nordjyllands Politik ønsker et samarbejde med Brønderslev Kommune om at begrænse indbrud.

Fag MED for Administrationen bedes drøfte henvendelsen og udtale sig i forhold til et evt. samarbejde.

På lokalrådsmødet mellem politiet og Brønderslev Kommune har der gennem nogen tid været drøftet indbrudsindsats. I handleplanen for 2014 er et af fokusområderne for Nordjyllands Politi indbrud i private hjem, fritidshuse og virksomheder. Tidligere vicepolitiinspektør Frank Olsen har beskrevet erfaringer fra Frederikshavn, hvor kommunen og politiet har indgået tæt samarbejde omkring indbrudsindsatsen. I vedhæftede notat er beskrevet, hvorledes dette kan iværksættes, og hvorledes personalet orienteres om projektet.

Der er ligeledes stillet forslag om, at der orienteres om indbrudsindsatsen på kommunens hjemmeside, samt at der evt. laves en kort artikel om samarbejdet i lokalaviserne.

Da indsatsen inddrager offentlige ansatte har de kommunale medlemmer af lokalrådet vurderet, at indsatsen bør drøftes i MED-udvalgene. I den baggrund er fremgangsmåden drøftet med HR- afdelingen.

Fra HR- afdelingen anbefales, at sagen først behandles i FL, inden der tages stilling til, hvorvidt MED- udvalgene skal inddrages.

MED-udvalgene skal inddrages.

Forretningsledelsen, 5. august 2014, pkt. 9:

Henvendelsen behandles i alle MED-udvalg for at få medarbejdernes holdning til et evt. samarbejde.

Punktet drøftes og det besluttes, at punktet skal sendes ud til drøftelse i Lokaludvalg/ Personalemøder med MED-status under Fag MED Administrationen. Såfremt udvalgene har kommentarer hertil, skal de sendes til HR-afdelingen.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Forslag om lukning af adminstrationen fredag den 2. januar 2015.

Der er kommet forslag om, at administrationen holder lukket fredag den 2. januar 2015, således der først åbnes op igen efter nytår, den 5. januar 2015.

Dagen skal afholdes som flex eller ferie, ligesom dagene mellem jul og nytår.

Fag MED for Administrationen bedes tage stilling til forslaget.

Fag MED for Administrationen anbefaler, at der holdes lukket den 2. januar 2015 for de steder, som ikke er omfattet af beredskab.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb: FL/BE/BS/ØK/BY

Jammerbugt Kommune anmoder om udtrædelse af "UU Vendsyssel Øst Vest" pr. 1. januar 2015.

Anmodningen sker ud fra selskabets regler som fastsætter, at en kommune kan udtræde med et års varsel fra den 1. januar, medmindre de deltagende kommuner er enige om, at opløse selskabet med kortere frist.

Byrådet anmodes om at tage stilling til anmodningen.

UU er i dag organiseret i et selvstændigt selskab i samarbejde mellem Jammerbugt og Brønderslev Kommune under navnet "UU Vendsyssel Øst Vest". Der er tale om et selskab efter den kommunale styrelseslovs § 60.

Selskabet kan opløses i henhold til den kontrakt, der er indgået med en frist på et år gældende fra 1. januar, medmindre de deltagende kommuner er enige om at opløse selskabet med kortere frist.

Jammerbugt Kommune ønsker at opløse selskabet og hjemtage UU til Jammerbugt Kommune pr. 1. januar 2015.

Virksomhedsoverdragelsesloven vil gælde for medarbejderne ansat i UU.

Forretningsledelsen, 5. august 2014, pkt. 5:

Forretningsledelsen anbefaler at imødekomme Jammerbugts anmodning, såfremt

det kan ske inden for rammerne af loven om virksomhedsoverdragelse og uden yderligere økonomiske udgifter for nogle af kommunerne.

Børne- og Skoleudvalget, 19. august 2014, pkt. 14:

Forretningsledelsens anbefaling indstilles godkendt.

Taget til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb: FL/BS/BE/ØK/BY

Byrådet anmodes om at tage stilling til den fremtidige organisering af Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) i Brønderslev Kommune.

Til orientering i Fag MED for Administrationen.

Ungdommens Uddannelsesvejledning er p.t. organiseret i et § 60 selskab mellem Jammerbugt og Brønderslev Kommune. Jammerbugt Kommune ønsker at udtræde af samarbejdet.

I henhold til Brønderslev Kommunes styrelsesvedtægt er opgaven omkring Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) placeret under Beskæftigelsesudvalget.

På Brønderslev Kommunes budget er der afsat 3.791.000 kr. til UU.

UU er p.t. organiseret således:

Lederen af UU varetager ledelsen af UU for både Jammerbugt og Brønderslev Kommune.

I Brønderslev Kommune sidder lederen af UU fysisk i UngeCentret på Maltvej sammen med 1 ungevejleder og 1 STU-vejleder. Herudover er der i Brønderslev Kommune 4,15 grundskolevejledere (hvoraf 0,55 stilling er vakant). Grundskolevejlederne er fysisk på skolerne.

Lederen refererer til Bestyrelsen for § 60 selskabet.

Forslag til fremtidig organisering:

Det foreslås,

• at UU fortsat er forankret i Beskæftigelsesudvalget

• at lederen af UU referer til lederen af UngeCentret

• at lederen af UU fortsat har personaleledelsen i forhold til medarbejderne i UU

• at lederen, ungevejlederen og STU-vejlederen fortsat er fysisk placeret i UngeCentret på Maltvej. Det kan oplyses, at den nuværende fysiske placering og samarbejdet med de øvrige medarbejdere, der arbejder med målgruppen i UngeCenret fungerer godt. Der er fokus på tiltag til unge, der ikke er igang med en uddannelse og de unge, der falder ud af uddannelsessystemet. P.t. er der også samarbejde omkring nye initiativer vedr. EGU (Erhvervsgrunduddannelsen) og STU (Særligt Tilrettelagt Ungdomsuddannelse)

• at de vejledere, der varetager grundskolevejledningen fortsat møder på skolerne.

Lederen er p.t. ansat som fuldtidsleder af UU. Lederen vil fremover kun skulle dække én kommune og vil derfor skulle have tilført opgaver, der hidtil har været varetaget af vejlederne. Der er en vakant stilling i UU, hvilket gør det muligt, at få økonomien til at hænge sammen.

Opgaven omkring EGU er forankret på Produktionsskolen, men Produktionsskolen køber UU til at løse en del af opgaven, hvilket også giver UU flere midler.

Af budgetvejledningen 2015 fremgår: "at Erhvervsuddannelsesreformen medfører væsentlige besparelser på vejledningsområdet. Fremadrettet vil det som udgangspunkt kun være elever, som ikke vurderes uddannelsesparate, der vil modtage individuel gruppebaseret vejledning. Dertil kommer, at en automatisering af uddannelsesparathedsvurderingen vil medføre, at færre elever vurderes som ikke-uddannelsesparate. Endvidere medfører reformen en øget anvendelse af gruppebaseret vejledning frem for den dyre individuelle vejledning. Dertil kommer en række øvrige ændringer med kommunaløkonomiske konsekvenser."

For Brønderslev Kommunes vedkommende udgør denne besparelse340.000 kr. i 2015 stigende til 525.000 kr. fra 2017.

Dette skal drøftes i forbindelse med budgetlægningen for 2015.

Forretningsledelsen, 5. august 2014, pkt. 6:

Forslag til fremtidig organisering anbefales.

Det drøftes med skolelederne, om folkeskoleområdet har ønske om en evaluering af erfaringerne med UU.

Punktet sættes på som orienteringspunkt i de relevante Fag-MED og lokaludvalg

Medarbejderne ved UU har fremsendt høringssvar vedrørende den fremtidige organisering af UU. Høringssvar er vedhæftet.

Virksomhedsoverdragelsesloven gælder for medarbejderne ansat i UU.

Børne- og Skoleudvalget, 19. august 2014, pkt. 15:

Forslaget indstilles godkendt.

Taget til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

• 2 Arbejdsskade

• 26 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Arbejdstilsynet været på besøg i Socialcentret, hvor de har give en grøn smiley.

AT har ikke varslet flere risikobaset tilsyn inden for Administrationen.

Arbejdsmiljødage 2015

Brønderslev Kommune, skal som arbejdsgiver tilbyde medlemmerne af Arbejdsmiljøorganisationen supplerende arbejdsmiljøuddannelser, som kan give dem viden og kompetencer, der er relevante for arbejdsmiljøarbejdet i netop deres afdeling/enhed.

På samme måde som tidligere, afvikles der i 2015, i samarbejde med Hjørring Kommune, to Arbejdsmiljødage, hvor der sættes fokus på at give deltagerne fornyet inspiration, ny viden og/eller værktøjer og evt. nye arbejdsmetoder, som kan bruges til at sikre et godt og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladserne.

Dagene afvikles den 25. og 26. marts 2015.

Planlægningen er allerede nu godt i gang og derfor ønsker Arbejdsmiljøkonsulenterne i HR-afdelingen, at der både i Fag MED og i de enkelte Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status drøftes, hvad der kunne være aktuelt at sætte på som aktuelle emner/oplægsholdere til dagene. Dette for at sikre en målrettet kompetenceudvikling.

Marianne Mortensen og Gitte Grau fra HR-afdelingen tager imod forslag.

Under Arbejdsmiljødage 2015 blev det præciseret, at det er Arbejdsmiljøgruppen som er målgruppen. Såfremt der er plads bliver tillidsrepræsentanterne også indbudt til dagen, men det er vigtigt, at slå fast, at Arbejdsmiljørepræsentanten skal have tilbuddet.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

Sagsforløb: FL

FL skal fastlægge politik / retningslinier for optagelse af samtaler fra møder med borgere. På den baggrund ønsker FL at høre MED-udvalget, før der tages stilling til spørgsmålet.

Borgmesteren har modtaget en forespørgsel fra Lissi Andersen med anmodning om oplysning om kommunens retningslinier for optagelse af samtaler fra møder. Henvendelsen er sendt til alle borgmestre i Danmark.

Brønderslev Kommune har ikke fastlagt retningslinier herfor, men har taget stilling fra sag til sag.

Folketingets Ombudsmand har i 2005 udtalt, at den offentlige myndighed selv sætter rammerne for møder, som myndigheden afholder. Det er derfor op til den enkelte myndighed at afgøre, hvorvidt de tillader lydoptagelse i den enkelte sag. Det er således ikke ombudsmandens opfattelse, af borgeren har krav på at optage møder med den offentlige myndighed.

Frederikshavn Kommune, som vi har samarbejdsaftale med omkring juridiske spørgsmål, har besvaret henvendelsen således:

"Frederikshavn Kommune tillader ikke optagelser i de tilfælde, hvor formålet med optagelsen er tilgodeset på anden vis, f.eks. via notatpligt, aktindsigt, partshøring, ret til bisidder/partsrepræsentant m.v.

Disse processer sikrer, at borgernes ønsker om dokumentation om, hvad der er sket og sagt under mødet er tilgodeset. Samtidig er det på baggrund heraf muligt at følge op på samtaler / møder.

Den gældende politik bygger på Ombudsmandens udtalelse om, at borgerne ikke har krav på at optage samtaler, og at forvaltningen kan give afslag herpå. Det antages samtidig, at forvaltningsmæssige møder ikke er offentlige.

Politikken på området kan opsummeres således:

1. Kommunen sætter rammerne for møder i henhold til Ombudsmandens udmeldinger.

2. Der foretages altid en individuel vurdering. Ved afslag på optagelse modtager borgeren en skriftlig afgørelse med klagevejledning.

3. Hvis der er en saglig begrundelse for optagelse - såsom kommunikationshæmning, der ikke tilgodeses via de forvaltningsretlige regler - tillades optagelse."

Forretningsledelsen anmodes om at fastlægge Brønderslev Kommunes regler på området.

Ingen.

Forretningsledelsen, 12. august 2014, pkt. 14:

Forretningsledelsen ønsker at høre MED-udvalgene, før der tages stilling til spørgsmålet.

Punktet blev drøftet og udvalget er enige om at anbefale, at der laves en politik lignende den som Frederikshavn har lavet.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.

1. Rygekultur

2. KLK rapport for Plan og Miljø i Teknik og Miljø

Ad 1)

Rygekultur sættes på som et punkt på næste møde

Ad 2)

KLK rapport afleveret lige før sommerferien. Medarbejderne er orienteret om rapporten. Rapporten indeholder 54 anbefalinger. Økonomiudvalget har bedt Søren om et oplæg til, hvad der kan sættes i værk.

Fraværende: Lene Faber og Grete Christensen.